10 Prinsip untuk membuat rencana hubungan masyarakat yang efektif

Sepanjang karir saya, saya telah menulis, membaca, dan mengedit banyak rencana hubungan masyarakat, dan saya yakin masing-masing rencana berisi elemen perencanaan yang penting — sasaran, strategi, taktik, dan metrik.

Selama bertahun-tahun saya telah memasukkan elemen berbeda untuk setiap rencana, prinsip. Prinsip penting karena memberikan Anda filter untuk mengambil keputusan dan melindungi perilaku yang perlu Anda terapkan untuk memastikan rencana Anda efektif. Ketika Anda mulai menyimpang dari prinsip Anda, inilah saatnya untuk mempertimbangkan situasi saat ini dan memikirkan apa yang perlu diubah agar Anda tetap pada jalurnya.

Di mana Anda memulai? Berikut adalah 10 prinsip hubungan masyarakat yang harus dipertimbangkan oleh setiap praktisi PR saat mereka menjalani proses penyusunan rencana yang efektif.

1. Kenali audiens Anda.

Membangun landasan berdasarkan wawasan. Lakukan riset dan pastikan produk atau layanan apa pun yang Anda dukung benar-benar memenuhi kebutuhan pelanggan. Akankah pelanggan Anda puas dengan apa yang ditawarkan kepada mereka? Jika tidak, sampaikan kekhawatiran tersebut secara internal. Sering kali, praktisi PR bisa lebih dekat dengan klien, mengingat mereka memiliki akses terhadap apa yang didengar oleh pers dan analis dari pengguna akhir. Gunakan pengetahuan tersebut untuk mendukung pengembangan penawaran yang benar-benar menyenangkan pasar.

Terkait: Semakin baik Anda mengenal pelanggan Anda, semakin baik Anda dapat memposisikan merek Anda

2. Jadilah pendongeng yang sabar.

Seringkali merek dan bisnis merasa cemas dan ingin menceritakan kisah mereka “pada saat ini”. Baik itu persepsi mengenai momentum yang mungkin dimiliki pesaing atau kebutuhan untuk “menjadi bagian dari diskusi”, Anda dapat melakukan lebih banyak kerugian daripada manfaat jika Anda membuat rencana yang setengah matang. Luangkan waktu Anda dan jangan menyerah pada tekanan untuk melakukan sesuatu. Ceritakan kisah yang tepat, pada waktu yang tepat, kepada orang yang tepat.

3. Fokus pada hasil dibandingkan aktivitas.

Navigasi dengan Bintang Utara. Judul, persepsi, dan tindakan apa yang ingin Anda wujudkan melalui rencana Anda? Apa yang Anda ingin pembaca lihat/dengar/rasakan/lakukan? Cobalah untuk menyesuaikan rencana jangka panjang dan berusahalah untuk menciptakan serangkaian hasil yang diinginkan dan momen-momen penting yang menciptakan gelombang demi gelombang. Alternatifnya, melakukan banyak aktivitas yang tidak selaras dengan strategi yang lebih luas bukanlah penggunaan sumber daya Anda yang terbaik (juga bukan cara untuk membangun tim yang berkelanjutan).

Terkait: Bagaimana menetapkan tujuan yang tepat untuk bisnis Anda

4. Ketahui perbedaan antara cerita dan berita.

Ada perbedaan antara cerita dan berita. Cerita memiliki efek yang berkelanjutan dan mempertahankan elemen yang diperlukan untuk mendorong keterlibatan pembaca. Kisah-kisah hebat dibagikan. Pengumuman berita bersifat cepat berlalu, dan yang terburuk, tidak konsisten dari waktu ke waktu. Pers mengerjakan pekerjaan rumahnya dan sangat mudah bagi mereka untuk mengabaikan “siaran pers yang lain” sebagai kebisingan, versus sesuatu yang sangat penting yang mereka minati, ikuti, dan bagikan dengan pembacanya.

5. Melampaui ruang gema.

Fokuskan perhatian Anda di luar tembok bisnis Anda. Jika Anda menghabiskan terlalu banyak waktu untuk meminum Kool-Aid, Anda akan kehilangan kesempatan untuk memahami sentimen pasar yang lebih luas. Jangan mengabaikan apa yang dilakukan pesaing. Tertarik untuk belajar dan membaca tentang orang lain. Apa yang mereka lakukan dengan baik? Di mana Anda bisa membedakannya? Dengan mengetahui sebanyak mungkin tentang lingkungan yang lebih luas, rencana Anda akan semakin menyeluruh dan tepat.

6. Bersikaplah rendah hati.

Fokus pada produk, mitra, dan pelanggan Anda. Khawatir tentang apa yang Anda lakukan yang membuat Anda hebat. Banggalah, tapi jangan menyombongkan diri. Gunakan mitra dan pelanggan untuk menceritakan kisah Anda. Faktanya, semua pesan yang Anda buat harus didukung oleh advokat pihak ketiga yang bersedia terlibat secara proaktif dengan pers atas nama Anda.

Terkait: Kerendahan Hati: Bahan yang Hilang untuk Kesuksesan Anda

7. Di bawah janji dan di atas penyerahan.

Ini cukup sederhana, tetapi jika Anda tetap berpegang pada manfaat dasar dan menahan keinginan untuk berbicara dalam generalisasi yang keterlaluan, Anda tidak akan mengambil risiko terjatuh. Boleh saja membicarakan visi dan cara Anda memandang dunia, namun jelaskan dengan jelas apa yang ingin Anda sampaikan dan kapan. Jika Anda tetap berpegang pada komitmen ini, kemungkinan besar Anda tidak akan pernah menyerah dan mengatakan sesuatu yang tidak akurat.

8. Miliki ajakan untuk bertindak.

Pikirkan tentang tindakan yang Anda ingin orang lakukan untuk mempertahankan hubungan. Ini bisa datang dalam bentuk penunjuk yang membawa pembaca kembali ke situs web Anda. Begitu Anda mendapatkan perhatian seseorang, bagaimana Anda membuatnya tetap tertarik? Ini sangat penting.

9. Humas bukanlah sebuah pulau.

PR lebih dari sekadar sarana yang menciptakan kesadaran di akhir siklus produk. Tim PR yang hebat telah tertanam dalam struktur bisnis sejak hari pertama. Tim harus diintegrasikan ke dalam rencana jangka panjang perusahaan untuk memastikan bahwa rencana produk dan PR tetap sejalan. Habiskan banyak waktu bersama orang lain (misalnya teknik dan desain). Beberapa cerita terbaik akan datang dari orang-orang terdekat dengan produk tersebut.

10. Mewajibkan persyaratan.

Setiap paket harus memenuhi serangkaian persyaratan (data, mitra, tanggal peluncuran, dll.). Jika persyaratannya tidak terpenuhi, ini akan menjadi filter utama Anda “pergi/tidak boleh”. Praktisi PR sering kali berada pada posisi di mana merekalah yang menentukan bagaimana, kapan, dan di mana pengumuman berita dilakukan. Persyaratan Anda menjadi aturan keterlibatan Anda, memberi Anda keyakinan yang Anda perlukan untuk mengetahui bahwa rencana Anda sudah tepat.