3 Cara Menawarkan Permintaan Maaf yang Tulus kepada Pelanggan
Pengusaha mempunyai banyak jabatan dan memikul tanggung jawab besar untuk membuat pelanggan senang. Anda biasanya berada di puncak segalanya, tetapi tidak ada orang yang sempurna. Anda mungkin melewatkan tenggat waktu, lupa janji, atau berkomunikasi terlalu kasar dengan seseorang. Dengan kata lain, setiap orang melakukan kesalahan, dan terkadang kesalahan Anda mengharuskan Anda meminta maaf kepada pelanggan atau klien.
“Saya minta maaf” mungkin merupakan dua kata yang paling sulit diucapkan dalam bahasa Inggris. Itu sifat manusia, kami tidak suka mengakui kesalahan; sebagian karena hal itu melukai harga diri kita, namun juga karena kita takut hal itu akan menurunkan status kita dan membuat orang lain lebih berkuasa dari kita. Namun jika Anda ingin mempertahankan pelanggan atau klien tersebut, Anda mungkin harus mengakui kesalahan dan kekurangan Anda.
Seni meminta maaf secara teori sederhana, namun sulit untuk dikuasai dalam praktiknya karena dinamika antarpribadi itu kompleks dan orang yang berbeda memiliki harapan yang berbeda tentang apa yang dimaksud dengan permintaan maaf yang bermakna.
Untuk membantu Anda meminta maaf dan meningkatkan hubungan pelanggan, berikut tiga cara untuk mengatakan, “Saya minta maaf.”
Terkait: 3 Alasan Mengapa Permintaan Maaf Merugikan Bisnis Anda
1. Menerima tanggung jawab.
Dibutuhkan dua orang untuk bermain tango, dan dalam banyak konflik, kedua belah pihak memainkan peran. Meskipun penting untuk mengakui peran orang lain dalam situasi tersebut, fokuslah hanya pada apa yang bisa Anda lakukan secara berbeda untuk menghindari atau meredakan masalah. Ini menunjukkan bahwa kamu telah dengan tulus memikirkan tindakanmu dan cukup dewasa untuk menerimanya.
Terkait: Bono menyesal memasukkan album baru U2 ke perpustakaan iCloud Anda
2. Putuskan bagaimana menyampaikan permintaan maaf Anda.
Setiap orang dan setiap situasi adalah unik, jadi pikirkan cara menyampaikan permintaan maaf Anda dengan cara yang paling sesuai dengan hubungan Anda dengan klien tertentu. Panggilan telepon yang memungkinkan pelanggan mendengar ketulusan tulus dalam suara Anda mungkin benar, sementara dalam kasus lain email saja sudah cukup. Surat tulisan tangan bahkan lebih baik—dalam semua kasus. Jika Anda bekerja di kota yang sama, Anda juga dapat mengundang klien Anda untuk minum kopi atau makan siang (bersama Anda) untuk meminta maaf secara langsung sehingga Anda dapat menatap matanya sambil mengatakan “Saya minta maaf.” Anda juga dapat menggunakan kombinasi metode berikut: misalnya, email atau panggilan telepon disertai permintaan maaf dan undangan untuk minum kopi atau makan siang.
Terkait: McDonald’s Jepang meminta maaf setelah ditemukannya gigi dalam makanan
3. Hadiah untuk produk atau layanan Anda.
Hadiah bisa sangat membantu dalam memperbaiki hubungan antara Anda dan pelanggan. Jenis dan ukuran hadiah bergantung pada keseriusan situasinya (semakin serius situasinya, semakin besar hadiahnya) dan keinginan klien Anda. Misalnya, jika Anda dapat memperbaiki kesalahan Anda, tawarkan untuk melakukannya secara gratis — bersama dengan penawaran gratis seperti diskon di masa mendatang, rabat, atau layanan tambahan. Jika Anda memiliki hubungan jangka panjang, Anda dapat mempertimbangkan untuk memberikan hadiah permintaan maaf yang sesuai dengan minat pribadinya, seperti tiket ke acara atau sertifikat hadiah restoran, setelah surat permintaan maaf atau panggilan telepon. Ini menunjukkan bahwa Anda menghargai mereka sebagai pelanggan. Pastikan untuk memeriksa kebijakan perusahaan klien, karena banyak yang tidak dapat menerima hadiah melebihi nilai tertentu. Selain itu, Anda tentu tidak ingin terlihat seperti sedang mencoba menjilat.
Hikmah dari permintaan maaf adalah, jika dilakukan dengan benar, hal itu sebenarnya dapat meningkatkan hubungan pelanggan dan meningkatkan bisnis Anda. Akuntabilitas membangun kepercayaan, sehingga sikap murah hati dapat membuat orang lebih ingin bekerja sama dengan Anda, dan bahkan mungkin merekomendasikan Anda kepada orang lain. Jadi jangan takut untuk mengatakan “Saya minta maaf”. Dua kata kecil itu bisa menjadi partner Anda dalam meraih kesuksesan.
