4 langkah menghindari ‘Death by Encounter’

Jika Anda pernah duduk dalam rapat dan berharap berada di tempat lain di dunia, maka artikel ini cocok untuk Anda. Berjam-jam yang tak terhitung jumlahnya dihabiskan dalam rapat setiap hari, setiap minggu. Diskusi, pengambilan keputusan, dan kebersamaan disediakan (bersama dengan teh dan biskuit jika Anda beruntung).

Terkait: Bosan dengan pertemuan yang tidak berguna? 9 cara untuk membuatnya lebih efektif. (Infografis)

Namun, meskipun kita menghabiskan banyak waktu dengan cara ini, tampaknya keterampilan untuk menyelenggarakan pertemuan yang benar-benar efektif masih sangat kurang dan sama sekali tidak kita miliki. “Kematian karena perjumpaan” adalah akibatnya, dan merupakan suatu hal yang sangat umum.

Kematian karena perjumpaan: gejalanya

Minggu ini saya pribadi mengalami nasib ini. Apakah Anda mengenali gejala-gejala berikut ini?

Sindrom benda berkilau — Para peserta mencari kacang mereka yang hilang seperti sekawanan tupai yang lapar. (Saya tahu; saya hampir kehilangan milik saya!) Telinga di sanapada di sanamati di sana: Pembicaraan mengarah ke segala arah, namun tidak ke arah yang seharusnya: tujuan pertemuan dan keputusan yang diambil.

Bintang cahaya kapur — Salah satu orang yang hadir menarik napas di awal pertemuan dan saya yakin tidak berhenti bernapas selama sisa agenda. Sebaliknya, ia mendominasi pembicaraan, meredam perdebatan dan masukan dari orang lain, dan menutup pertemuan dengan “Oh, sepertinya kita punya waktu; ayo kita ambil lain kali.” Yang mengarah pada gejala kematian berikut:

Hari Groundhog — Hal ini terjadi ketika peserta terjebak dalam diskusi yang sama berulang kali tanpa henti. Data baru diminta; PowerPoint lain diminta. Dan laporan tiga tahun lalu itu tiba-tiba teringat, ditemukan, dan dibersihkan. Sementara itu, tim terjebak dalam spiral percakapan tanpa akhir yang tidak membuat kemajuan.

Terjebak di rumput liar — Dalam pertemuan khusus yang saya hadiri, para manajer senior berdebat apakah akan memperkenalkan produk baru mereka dengan warna “merah” atau “biru”. Hal ini lebih diutamakan daripada membahas peluncuran produk yang akan datang oleh pesaing mereka. Oke, saya menyederhanakan apa yang terjadi di sini, tapi tidak ada keraguan bahwa para peserta ini fokus pada isu-isu yang jauh di bawah nilai gaji mereka, bukan hanya pada isu-isu ini saja. mereka bisa menyelesaikannya.

Mimpi buruk reality TV — Pertemuan ini tidak hanya dimulai terlambat, tetapi 20 menit pertama diberikan untuk membahas acara TV realitas terbaru. Saya bisa merasakan ketegangan dari mereka yang belum menonton pertunjukan tersebut, dan jeritan batin mereka: “Realitas TV? Saya datang ke sini untuk reality TV? Saya punya email, ada hal yang harus dilakukan, teman-teman!” Menariknya, tidak ada seorang pun yang mengungkapkan hal tersebut dalam pertemuan tersebut. Baru setelah kami berjalan pergi, menyusuri lorong, orang-orang itu mengungkapkan rasa frustrasi mereka atas waktu yang terbuang sia-sia.

Langkah sederhana untuk menghindari kematian karena perjumpaan

Jika Anda menghadiri rapat yang digambarkan sebagai mimpi buruk, lalu kemudian menyadari bahwa Anda tidak tahu apa yang sebenarnya telah dicapai, Anda perlu mengambil tindakan sekarang! Pertemuan yang buruk adalah vampir waktu yang dapat menyedot kehidupan Anda.

Kabar baiknya adalah segala sesuatunya bisa berubah. Berikut empat langkah untuk menghindari kematian karena perjumpaan:

1. Mulailah sesuai keinginan Anda.

Terlalu sering kita menutup pintu dan terlibat dalam diskusi dan perdebatan tanpa menjelaskan alasan pertemuan tersebut dilakukan. Saya sengaja bertanya kepada klien di awal pertemuan kita, “Kita punya waktu satu jam bersama; saya ingin menghargai waktu Anda. Apa yang ingin Anda dapatkan dari waktu kita bersama?” atau, “Anda meminta agar kita fokus pada a,b, dan c untuk menentukan x, y, dan z. Apakah ada perubahan yang akan mempengaruhi prioritas ini?”

Kesimpulannya: Tetapkan ekspektasi di awal untuk memastikan semua orang menuju ke arah yang sama sejak awal.

Terkait: Rapat menyebalkan. Berikut adalah 5 cara untuk membuat mereka tidak terlalu menyebalkan.

2. Sadarilah bahwa pembicaraan kecillah yang mengarah pada pembicaraan besar.

Sadarilah bahwa anggota tim Anda bukanlah robot, bahwa rapat sering kali merupakan kesempatan bagi orang-orang untuk terhubung kembali dan mengobrol sebelum mereka siap untuk memulai bisnis. Waktu yang tersedia untuk mengobrol memungkinkan semua orang bersantai sebelum memulai.

Oleh Tim Langit kami memulai setiap rapat staf dengan apa yang kami sebut “Riak dan Kegembiraan” (sebuah kebiasaan yang saya terapkan Kota Tahun Denver.) “Ripples and Joys” adalah bagian penting dalam membangun rasa kebersamaan, persahabatan, dan koneksi. Jadi, dalam sepuluh menit pertama rapat, kami melaporkan:

• Ripples — kesuksesan dan dampak yang kami peroleh di tempat kerja dan dalam pekerjaan kami dengan klien
• Kegembiraan — hal-hal yang membuat kita bahagia, baik secara pribadi maupun profesional.

Bagian ini selalu mengandung banyak tawa dan kesembronoan dan sangat berperan dalam membina Hubungan Sekutu kami miliki di dalam tim.

Pada pertemuan klien, saya mungkin tidak seterbuka menanyakan “Ripples and Joys,” namun saya akan menanyakan apa yang terjadi pada peserta sejak terakhir kali kita bertemu. Saya akan menanyakan tentang liburan atau pencapaian pribadi. Ingat, bisnis adalah urusan pribadi dan hubungan itu penting.

Kesimpulannya: Pikirkan tentang bagaimana Anda dapat terhubung dengan orang lain pada tingkat pribadi, bukan hanya pada tingkat transaksional. Berikan waktu untuk mengobrol.

3. Pilih pemantau gulma/pemburu tupai.

Apakah rapat Anda terganggu oleh sindrom benda berkilau, atau Anda terjebak di tengah rumput liar, satu-satunya orang yang dapat menyelamatkan Anda adalah Anda! Itu sebabnya ketika saya memfasilitasi acara tim, saya memastikan agenda kami mencakup hal-hal bisnis serta elemen yang relevan dengan tim. Dengan cara ini, kami menjalin pembelajaran dengan kebutuhan bisnis, dan memberikan kesempatan kepada anggota tim untuk berlatih dan menerapkan keterampilan yang mereka pelajari.

Apa yang sering terjadi ketika sebuah tim terjebak di tengah rumput liar atau keluar jalur adalah anggota tim mulai melakukan kontak mata dengan saya: mengangkat alis, pada dasarnya memohon kepada saya, “Keluarkan kami dari sini — kami terjebak! Saya selalu tersadar bahwa sayalah, fasilitator tamu, yang diminta untuk menyelamatkan situasi ini.

Pada saat itu saya akan berkata, “Sepertinya fokus kita telah bergeser; haruskah kita mengikuti pemikiran ini atau haruskah kita kembali pada keputusan yang ada?”

Buatlah keputusan yang terinformasi dan eksplisit tentang di mana Anda ingin memfokuskan waktu Anda, bukan keputusan yang tersirat. Bantu semua orang tetap terlibat selama proses berlangsung.

Kesimpulannya: Bagaimana caranya agar diskusi Anda tetap fokus? Siapa yang akan menjadi pemburu tupai di pertemuan Anda berikutnya?

4. Akhiri dengan mengonfirmasi bagaimana Anda ingin melanjutkan.

Jika penting untuk memulai pertemuan Anda dengan harapan yang jelas, penting juga untuk mengakhirinya dengan komitmen yang jelas dan langkah selanjutnya.

Seringkali jadwal kami terlalu padat, dengan permintaan pemesanan tiga kali lipat dan pertemuan berturut-turut. Artinya, kita mempersingkat akhir rapat saat ini dan mulai fokus pada rapat berikutnya. Atau kita bertanya pada diri sendiri apakah kita punya waktu untuk istirahat di kamar mandi atau makan siang, atau bagaimana kita akan menanggapi 50 email yang masuk selama pertemuan ini.

Alih-alih berakhir dengan jelas dan terkendali, kita malah mendapati pertemuan-pertemuan ini berakhir dengan tiba-tiba, ketika para peserta keluar dari ruangan tanpa berpikir dua kali tentang keputusan yang telah diambil, dan tindakan apa yang masih perlu diambil.

Jangan biarkan itu terjadi. Memperkenalkan disiplin yang sederhana apa, siapa, kapan template, untuk menangkap keputusan dan langkah selanjutnya. Pastikan untuk meninjau langkah selanjutnya dalam beberapa menit terakhir setiap pertemuan nyaring sehingga setiap orang dapat mendengar dan memastikan apa yang telah disepakati dan apa tanggung jawabnya masing-masing.

Kesimpulannya: Pendekatan apa yang akan Anda ambil untuk mendorong akuntabilitas dan tindak lanjutnya?

Terserah kamu

Menjalankan rapat yang efektif tidak harus menjadi mimpi buruk birokrasi atau memerlukan pemahaman yang mendalam Aturan Ketertiban Robert. Hal ini masuk akal, dan hal ini dimulai dengan fasilitator menetapkan tujuan pertemuan yang jelas. Mengelola pertemuan yang efektif kemudian berlanjut selama pertemuan, karena fasilitator tetap waspada untuk menghindari gangguan. Hal ini terjadi pada akhir pertemuan, dan segera setelahnya, dengan pertanggungjawaban yang jelas atas tindakan dan langkah selanjutnya.

Terkait: Mengapa rapat adalah salah satu ritual bisnis terburuk. Pernah.

Jika Anda menerapkan keempat langkah ini dan memberdayakan peserta rapat untuk melakukan hal yang sama, Anda juga dapat terhindar dari kematian, atau lebih buruk lagi, mengalami kematian saat rapat.