4 Langkah untuk memastikan pertemuan bisnis Anda tidak gagal total

Rapat telah menjadi platform standar untuk perencanaan dan penyelesaian masalah di bisnis besar dan kecil.

Rapat tidak semuanya buruk, namun standar di sekitarnya telah melemah, dan inilah saatnya memikirkan kembali bagaimana dan kapan kita mengadakan rapat. Setiap orang yang menangani masalah ini memiliki tekniknya masing-masing, namun saya meneliti semua tip dan trik dan mencoba bersama tim saya untuk menemukan cara optimal dalam mendekati rapat. Rapat yang efisien dan produktif mendorong tenaga kerja untuk menciptakan perusahaan yang efisien dan produktif, jadi sebelum Anda mengirimkan undangan kalender tersebut ke tim Anda untuk rapat lainnya, ikuti empat langkah berikut untuk mengadakan rapat yang produktif:

1. Tentukan apakah pertemuan diperlukan

Langkah pertama menuju pertemuan yang produktif adalah memastikan bahwa pertemuan merupakan hal yang mutlak diperlukan. Bahkan dengan pertemuan yang berulang, terkadang pertemuan tidak perlu dilakukan untuk mendapatkan informasi terbaru. Jika Anda dapat mengetahui kapan boleh melewatkan rapat tetap, setiap orang akan mendapatkan kembali waktu berharga di kalender mereka.

Terkait: Bosan dengan pertemuan yang tidak berguna? 9 cara untuk membuatnya lebih efektif. (Infografis)

Bahkan di antara tim jarak jauh kami di kaus kaki tanpa batas, kami hanya melakukan panggilan konferensi jika benar-benar diperlukan. Kami semua mengetahui tanggung jawab kami masing-masing, dan kami saling mengirimkan kabar terbaru agar semua orang mendapat informasi, namun kami hanya mengadakan pertemuan ketika ada keputusan penting yang harus diambil sebagai sebuah tim. Pada saat itu, kami juga menggunakan panggilan kami sebagai platform untuk berbagi pembaruan dan menerima masukan, namun kami menjaganya tetap sederhana dan langsung pada sasaran.

2. Putuskan siapa yang harus hadir

Kirimkan undangan kepada pemangku kepentingan yang perlu menghadiri pertemuan. Pertahankan daftar undangan hanya pada peserta penting untuk membatasi jumlah waktu produktif yang terbuang. Semakin sedikit orang yang hadir dalam ruangan, semakin mudah mencapai hasil. Ditambah lagi, semakin banyak orang yang terganggu dalam kesehariannya, semakin banyak waktu berharga yang mereka buang karena tidak menyelesaikan pekerjaan saat rapat.

Hal ini lebih berlaku untuk tim besar, namun merupakan faktor penting untuk dipertimbangkan ketika mencoba mengoptimalkan output perusahaan. Penting bagi semua pihak yang diperlukan untuk hadir dan pendapat yang berbeda-beda dipertimbangkan dalam pengambilan keputusan, namun terdapat titik lemah dalam hal ide. Meskipun setiap anggota tim penting bagi organisasi, terkadang masih terdapat terlalu banyak juru masak di dapur.

3. Kembangkan rutinitas

Setiap komponen pertemuan sangatlah penting – sebelum, selama, dan sesudahnya. Penting untuk melakukan standarisasi proses sehingga setiap pertemuan memiliki keluaran yang konsisten untuk memastikan hasil. Berpegang teguh pada rutinitas akan membantu Anda mempelajari materi yang perlu Anda bahas dengan kecepatan yang semakin efisien dari waktu ke waktu.

Pra-pertemuan: Pemilik mengirimkan topik, agenda, dan pertanyaan

Pertemuan: Lacak agenda, buat item tindakan, tetapkan tugas dengan tanggal jatuh tempo, jadwalkan tindak lanjut (baik rapat atau waktu bagi pemilik untuk mengirimkan informasi ringkasan)

Pasca pertemuan: Pemilik mengirimkan item tindakan dengan tanggal jatuh tempo untuk akuntabilitas

CEO kami mengirimkan agenda sebelum panggilan konferensi yang menguraikan topik utama diskusi dan siapa yang akan bertanggung jawab atas pembaruan spesifik. Beliau memastikan untuk mengirimkan pertanyaan untuk dipikirkan secara individu sehingga kita semua datang ke pertemuan dengan pendapat yang matang untuk proses pengambilan keputusan. Setelah pertemuan, dia mengirimkan ringkasan hal-hal yang mendesak, jangka pendek dan jangka panjang, dengan pemilik yang ditugaskan pada masing-masing hal.

Terkait: 4 Cara Mengubah Rapat dari Lancar menjadi Berdampak Besar

4. Jangan melenceng dari agenda

Penting untuk tetap mengerjakan tugas selama rapat. Meskipun menyenangkan untuk berkumpul bersama semua orang, sebaiknya ada waktu lain untuk mengobrol atau mendiskusikan topik lain. Usahakan diskusi terbatas pada hal-hal yang relevan untuk mengurangi waktu pertemuan. Pemilik rapat bertanggung jawab untuk menjaga semua orang tetap fokus dan berpegang teguh pada agenda untuk memastikan semuanya tercapai. Tetap fokus terkadang bisa menjadi tantangan, terutama dengan tim jarak jauh. Kita selalu menginginkan pembaruan kehidupan, namun kita harus tetap bertanggung jawab dan menyimpan topik-topik pribadi pada akhirnya agar kita tetap fokus.

Empat langkah untuk menjalankan rapat yang produktif ini sangat penting untuk memaksimalkan waktu Anda, dan mengikuti langkah-langkah tersebut akan membantu tim Anda tetap bahagia, fokus, dan produktif.

Terkait: Mengapa rapat adalah salah satu ritual bisnis terburuk. Pernah.