5 aturan etiket menggunakan emoji di tempat kerja

Salah satu tambahan terbaru dalam evolusi komunikasi adalah penggunaan emoji atau emotikon. Anda pasti pernah melihat, jika tidak digunakan, hati, wajah tersenyum, dan gambar kecil lainnya di beberapa email, teks, atau aplikasi media sosial Anda. Bahkan sebagai konsultan etiket, saya senang menggunakannya dalam SMS saya sesekali.

Meskipun emoji dulunya dianggap sebagai titik drama kecemasan remaja, kini emoji telah diterapkan di tempat kerja. Dan percaya atau tidak, hal itu sekarang dianggap dapat diterima. Emoji, jika digunakan dengan benar, dapat menambah makna pada pesan Anda dan memberikan kesan ekstra yang tiada duanya. Di sisi lain, jika digunakan secara tidak benar, hal tersebut dapat dianggap sangat tidak profesional dan tidak pantas.

Terkait: Untuk Hari Emoji Sedunia: Bagaimana Emoji Membantu Anda Terhubung dengan Konsumen (Infografis)

Untuk membantu menentukan praktik terbaik penggunaan emoji, berikut lima aturan etiket yang perlu diingat. Dengan cara ini, Anda dapat memanfaatkan sepenuhnya teknologi baru ini sambil tetap menjaga profesionalisme Anda.

1. Ingatlah situasinya.

Sebelum membanjiri pesan Anda dengan emoji, pertimbangkan baik-baik situasinya, orang yang akan menerimanya, dan nada komunikasi bisnis Anda. Jika Anda menulis surat kepada seseorang tentang masalah serius, emoji mungkin tidak pantas; namun, mereka dapat melunakkan pesan yang kasar. Misalnya, jika Anda harus menyampaikan kabar mengecewakan kepada rekan kerja, Anda bisa menggunakan emoji wajah sedih untuk memberi tahu orang tersebut bahwa Anda juga kecewa. Batasi diri Anda untuk menggunakannya jika Anda tidak mengenal orang tersebut dengan baik atau jika Anda tidak yakin siapa yang akan menerima pesan Anda. Sebaliknya, jika Anda menyampaikan pesan dengan cara yang lebih ringan dan Anda yakin penerimanya menggunakan emoji, jangan ragu untuk menggunakannya — sesekali.

2. Menerapkan kebijaksanaan.

Apa pun situasinya, emoji tidak boleh digunakan untuk menggantikan kata-kata sebenarnya; itu hanya dimaksudkan untuk menambahkan emosi pada pesan Anda. Tidak pantas, terutama di tempat kerja, membanjiri email Anda (atau bentuk pesan lainnya) dengan mereka, karena dapat membuat Anda terlihat kekanak-kanakan dan tidak dewasa.

3. Gunakan hanya emoji yang Anda pahami.

Jika ragu, biarkan saja. Jangan pernah menggunakan emoji yang Anda tidak sepenuhnya memahami artinya. Kantor bukanlah tempat untuk bereksperimen karena Anda bisa saja mengirimkan pesan yang salah secara tidak sengaja. Emoji paling sederhana dan aman untuk digunakan adalah versi wajah tersenyum; namun, sebaiknya hindari emoji yang dapat diartikan sebagai rayuan, kemarahan, atau romansa. Sekadar iseng, lihat arti emoji di Emojipedia.org.

Terkait: Kata Terbaik Tahun 2015 adalah Emoji yang Anda gunakan sepanjang waktu

4. Jangan gunakan emoji dengan calon klien.

Tidaklah bijaksana menggunakan emoji jika Anda mencoba menjalin hubungan baru dengan klien atau kolega. Gunakan kata-kata nyata sebagai gantinya. Sekali lagi, jaga agar tetap profesional. Sebaliknya, fokuslah untuk mengekspresikan diri melalui email dan pesan teks yang bijaksana yang akan membangun kepercayaan seseorang terhadap Anda.

5. Anggap emoji seperti ular.

Karyawan membangun bahasa mereka sendiri yang mencakup jargon industri dan bahasa gaul kasual, dan menggunakan emoji seperti menggunakan kata-kata gaul. Emoji berfungsi paling baik dalam percakapan santai. Namun, jika sebuah pesan penting, emotikon tertentu dapat menjadi bumerang dan memberikan kesan bahwa Anda tidak menanggapi situasi tersebut dengan serius. Ingat, apa yang mungkin menimbulkan tawa di antara rekan kerja mungkin mempunyai efek sebaliknya di mata pelanggan.

Terkait: Ekspresikan Diri Anda: Twitter Menguji Tombol Reaksi Emoji

Mengetahui cara berkomunikasi tanpa emoji itu penting, jadi pertahankan keterampilan menulis dan komunikasi Anda tetap tajam. Jangan mengandalkan ikon untuk menggambarkan perasaan Anda. Emoji mungkin mempunyai tempatnya dalam penyampaian pesan, tetapi anggaplah itu hanya sekedar penyempurnaan, bukan pengganti. Agar aman, gunakanlah dengan hemat, bijak, dan tepat.