5 email kasar yang Anda kirim setiap hari

Bahkan orang yang paling ramah dan santun di antara kita pun masih bisa terlihat seperti badut di email. Menulis email yang terlihat seperti Anda secara langsung adalah seni yang bagus.

Selama percakapan, Anda menyesuaikan nada bicara, ekspresi wajah, gerak tubuh, dan postur tubuh agar sesuai dengan suasana hati yang Anda sampaikan. Anda melakukan ini karena orang cenderung lebih merespons cara Anda mengatakan sesuatu daripada apa yang sebenarnya Anda katakan.

Email menghilangkan percakapan. Ini efektif, namun mengubah interaksi yang mudah menjadi salah tafsir yang berantakan. Tanpa ekspresi wajah dan postur tubuh yang memandu pesan Anda, orang akan melihat setiap kata yang Anda ketik sebagai indikasi nada dan suasana hati.

Terkait: Kata-kata yang disalahgunakan membuat orang pintar terlihat bodoh

Sebagian besar kesalahan yang dilakukan orang dalam email sebenarnya bisa dihindari. Daftar berikut menggali kesalahan halus dan kesalahan tersembunyi ini.

1. CC Kompulsif Dan Jawab Semua

Meng-CC orang sepanjang waktu adalah salah satu hal paling menjengkelkan yang dapat Anda lakukan melalui email. Menurut saya itu yang paling menjengkelkan, tetapi kehormatan ini diberikan kepada “balas semua” yang berlebihan. Jika seseorang mengirimi Anda email dan sekelompok orang lainnya, apakah menurut Anda setiap penerima memerlukan email lain dari Anda yang mengucapkan “terima kasih”? Mereka tidak melakukannya, dan ketika Anda melakukannya, hal itu akan membuat orang terpukul.

Trik untuk mengetahui kapan harus meng-CC seseorang adalah dengan memperlakukan email Anda seolah-olah itu adalah pertemuan tatap muka. Pertanyaannya kemudian menjadi: “Apakah perlu atau bermanfaat jika orang ini datang ke pertemuan tersebut?” Jika jawabannya tidak, jangan buang waktunya dengan email. Untuk menjawab semua, jangan. Bahkan jika orang lain di thread membalas semua orang, Anda masih mengganggu semua orang sampai mati ketika Anda bergabung. Jika Anda ingin menyampaikan sesuatu, lebih baik mengirimkannya secara langsung (dan secara pribadi) kepada pengirim asli dan biarkan dia memutuskan apakah grup tersebut juga harus mengetahuinya.

2. Yang sangat-terlalu-pendek

Seringkali, penyebab konflik email adalah ketidakseimbangan antara upaya dalam email awal dan upaya dalam menanggapi email tersebut. Saat seseorang mengetik paragraf terperinci yang menguraikan isu-isu penting, mereka mengharapkan Anda merespons dengan hati-hati. Mengirim kembali “Mengerti” atau “Dicatat” tidak akan berhasil. Tanpa mengetahui maksud dan nada bicara Anda, jawaban singkat akan terkesan apatis dan bahkan sarkastik bagi penerimanya. Hal ini sangat disayangkan, karena jarang sekali hal ini disengaja oleh pengirimnya.

Cara terbaik untuk menghindari salah tafsir dalam jawaban singkat adalah dengan menyampaikan maksud Anda. Bahkan menjawab dengan “Saya agak sibuk, tapi saya harus bisa membacanya akhir minggu ini” akan terasa jauh lebih baik daripada “Mengerti”, yang oleh banyak orang akan ditafsirkan sebagai ketidakpedulian.

3. Baris Subjek “URGENT”.

Baris subjek yang bertuliskan “URGENT” atau “Sesegera mungkin” menunjukkan pengabaian total terhadap penerimanya. Jika email Anda sangat mendesak, angkat telepon dan hubungi orang tersebut. Bahkan dalam kasus yang jarang terjadi ketika sebuah email benar-benar mendesak, memberi label seperti itu pada baris subjek tidak diperlukan dan memberikan kesan yang kuat dan negatif.

Kunci untuk menghindari baris subjek “URGENT” ada dua. Pertama, jika masalah paling baik ditangani dalam bentuk apa pun selain email, maka itulah cara Anda menanganinya. Kedua, jika tidak, masalahnya terletak pada kemampuan Anda menyusun baris subjek yang kuat. Lagi pula, orang-orang memeriksa email mereka secara teratur, jadi selama baris subjek Anda menarik perhatian mereka, pekerjaannya akan selesai. Daripada memberi label email sebagai sesuatu yang mendesak, tanyakan pada diri Anda mengapa email tersebut mendesak. Jawaban atas pertanyaan ini adalah baris subjek baru Anda. Jika pelanggan memerlukan tanggapan hari ini, cukup buat baris subjek Anda “Pelanggan memerlukan tanggapan hari ini”. Ini mempertahankan rasa urgensi tanpa mengeluarkan nada kasar dan putus asa.

Terkait: Tolong berhenti mengucapkan kalimat konyol ini di tempat kerja

4. Debbie Downer

Mengirim email yang secara konsisten memberi tahu orang-orang apa yang mereka lakukan salah dan apa yang tidak boleh mereka lakukan benar-benar berdampak buruk. Bahkan jika Anda mencoba memberikan kritik yang membangun, hindari hal-hal negatif dalam email Anda dengan cara apa pun. Karena orang tidak dapat mendengar nada bicara Anda secara langsung, mereka membaca konotasi kata-kata dan menciptakan nada di kepala mereka seiring berjalannya waktu. Negatif menjadi sangat negatif dalam bentuk email.

Saat Anda mendapati diri Anda menggunakan kata-kata negatif seperti “jangan”, “tidak bisa”, “tidak akan”, atau “tidak bisa”, ubahlah kata-kata tersebut menjadi kata-kata yang positif. Melakukan perubahan ini akan mengubah keseluruhan nada pesan. Misalnya, daripada mengatakan, “Anda tidak dapat menyelesaikan laporan seperti ini di masa mendatang”, katakan, “Lain kali Anda menyelesaikan laporan, tolong…” Jika Anda harus memberikan masukan negatif, jangan mengirim email. Langsung saja ke telepon atau berjalan menyusuri lorong.

5. Robotnya

Sangat mudah untuk menganggap email sebagai cara untuk menyelesaikan sesuatu dengan cepat, namun jika Anda menggunakannya secara ekstrem, Anda akan dianggap tidak manusiawi. Anda tidak akan masuk ke kantor seseorang dan memberi mereka laporan yang harus dikerjakan tanpa memberi tahu mereka dalam beberapa hal. Langsung membahas seluk beluknya mungkin tampak seperti hal yang paling efektif untuk dilakukan, namun meninggalkan kesan negatif yang bertahan lama.

Memperbaiki yang satu ini sederhana. Luangkan waktu ekstra untuk menyapa orang yang Anda kirimi surat. Anda tidak perlu bertanya kepada penerima tentang akhir pekannya. Hanya pengakuan sederhana terhadap individu sebagai manusia saja yang diperlukan. Hal ini membuat nada bicara menjadi lebih penuh hormat dibandingkan jika Anda sekadar mengirimkan perintah.

Menyatukan semuanya

Hal tersulit tentang email adalah memastikan orang melihat pesan Anda sesuai keinginan Anda. Anda harus sadar secara sosial untuk melakukan ini. Artinya, bersedialah meluangkan waktu untuk mempertimbangkan bagaimana segala sesuatunya terlihat dari sudut pandang penerima sebelum Anda menekan “kirim”.

A versi artikel ini muncul pertama kali di TalentSmart.com.

Terkait: 5 cara untuk menanggapi email yang negatif dan kejam