6 cara mudah untuk memaksimalkan email Anda

Jika melihat kotak masuk email membuat Anda ingin membawa palu godam ke komputer atau ponsel cerdas Anda, Anda tidak sendirian. Survei tahun 2015 yang dilakukan oleh raksasa perangkat lunak Adobe menemukan bahwa orang menghabiskan lebih dari enam jam sehari untuk memeriksa dan membalas email. Dan pada tahun 2012 sebuah laporan oleh Institut Global McKinsey menemukan bahwa orang Amerika menghabiskan 28 persen jam kerja mereka untuk mengelola email yang berhubungan dengan pekerjaan. Banyak sekali waktu berharga yang dihabiskan untuk menggunakan alat yang seharusnya membuat kita lebih produktif, bukan malah menguranginya. Mengelola email secara efektif mungkin tampak seperti hambatan yang tidak dapat diatasi, namun sebenarnya tidak harus demikian. Dengan menggunakan beberapa taktik utama, Anda dapat mengambil kembali kendali atas kotak masuk Anda dan menambahkan jam-jam kehidupan produktif dan bekerja ke dalam rutinitas Anda.

TERKAIT: 5 Cara Mengatur Kotak Masuk Anda dengan Lebih Baik

Berhentilah memeriksa email Anda secara kompulsif setiap lima menit

Kecuali Anda sedang menunggu pesan penting, terus-menerus memeriksa email adalah gangguan yang mengurangi produktivitas. Menurut studi tahun 2013 yang dilakukan para peneliti di University of California, Irvine, biasanya diperlukan waktu lebih dari 20 menit untuk fokus penuh pada suatu tugas setelah istirahat untuk memeriksa email. Solusi yang lebih baik adalah memeriksa email Anda tidak lebih dari sekali setiap 60 hingga 90 menit. Lebih baik lagi, periksalah hanya tiga kali sehari: pagi, siang, dan sore atau malam hari. Dan saat Anda memeriksanya, beri diri Anda waktu tertentu pada setiap interval untuk membaca, merespons, dan menghapus pesan — katakanlah, 30 menit. Dengan begitu Anda tidak akan menghabiskan waktu terlalu lama di kotak masuk Anda.

Matikan notifikasi email

Selain mengurangi pemeriksaan kotak masuk Anda, matikan semua jenis pemberitahuan email yang telah Anda atur. Ini berarti mematikan notifikasi desktop, serta bunyi bip, kedipan, dan dengungan yang memperingatkan Anda saat Anda menerima pesan baru di komputer, ponsel, atau perangkat seluler lainnya. Peringatan ini merupakan gangguan yang tidak perlu dan hanya meminta Anda memeriksa pesan di luar jendela pemeriksaan email biasa.

TERKAIT: 7 Tip untuk Memaksimalkan Gmail

Kirim lebih sedikit email

Kedengarannya sangat sederhana, tapi pertimbangkan apakah Anda benar-benar perlu mengirim email terlebih dahulu, atau apakah Anda bisa mendapatkan informasi yang sama yang Anda perlukan melalui panggilan telepon, atau bahkan berjalan ke meja rekan kerja dan benar-benar berbicara dengannya. . Ingat aturan sederhana ini: Semakin sedikit email yang Anda kirim, semakin sedikit yang akan Anda terima.

Manfaatkan “Berhenti Berlangganan” secara Liberal

Berkat kenyataan bahwa Anda harus memasukkan alamat email Anda di mana saja di Internet (misalnya saat Anda berbelanja online, mendaftar lomba lari, memesan bunga untuk istri Anda, dll.), kotak masuk pribadi Anda tidak diragukan lagi penuh dengan email yang tak terhitung jumlahnya. buletin dan menawarkan apa yang tidak Anda inginkan dari toko dan organisasi acak. Di suatu tempat dalam pesan tersebut (biasanya di bagian bawah, dan dalam huruf kecil) terdapat tautan untuk berhenti berlangganan. Mungkin ada penundaan antara berhenti berlangganan dan benar-benar berhenti menerima email, namun begitu Anda keluar dari daftar ini, setidaknya Anda akan memiliki lebih sedikit email sampah yang harus diseberangi di penghujung hari.

TERKAIT: 5 Cara Mempercepat PC Anda

Gunakan aturan dua menit saat membaca dan membalas email

Sejumlah pakar produktivitas menyukai apa yang disebut aturan dua menit dalam hal email. Saat Anda membuka kotak masuk Anda (yang, seperti yang Anda ingat, sekarang Anda tidak melakukannya lebih dari sekali dalam satu jam) balas pesan apa pun yang tidak akan memakan waktu lebih dari dua menit, lalu segera hapus atau arsipkan. Apa pun yang memerlukan waktu lebih dari dua menit, simpan untuk nanti dengan menandainya sebagai “belum dibaca” di kotak masuk Anda, simpan di folder “Perlu Balasan”, atau ketuk Balas dan biarkan pesan balasan kosong di folder draf Anda. Kemudian jadwalkan waktu di kemudian hari atau di malam hari ketika Anda akan menangani pesan-pesan ini yang memerlukan lebih dari dua menit pemikiran dan pengetikan keyboard. Setelah ditangani, hapus atau pindahkan pesan-pesan ini dari kotak masuk Anda.

TERKAIT: 10 Trik Siri yang Tidak Pernah Anda Ketahui

Gunakan folder dan label serta filter pesan di dalamnya

Jika Anda masih meninggalkan semua pesan yang Anda terima di kotak masuk Anda, segera hentikan. Ini luar biasa. Biasanya, sebagian besar email berasal dari sumber yang sangat sedikit dan dapat dikelompokkan ke dalam beberapa kelompok besar. Dapatkan banyak surat dari keluarga Anda? Buat folder “Keluarga” dan atur klien email Anda untuk secara otomatis mengarsipkan pesan dari orang tua dan saudara kandung Anda di sana, melewati kotak masuk Anda sepenuhnya. Lakukan hal yang sama untuk pesan dari liga bola basket Anda, istri Anda, kantor dokter, dan hal lain yang dapat Anda pikirkan. Karena folder-folder ini hanya berisi pesan-pesan yang berkaitan dengan satu topik atau aspek kehidupan Anda, maka akan lebih mudah untuk membacanya setiap hari. Hanya saja, jangan membebani diri Anda dengan terlalu banyak folder.