7 Alat untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi

Bisnis saat ini didorong oleh produktivitas dan kolaborasi. Namun bagaimana Anda mencapai keduanya dengan cara yang menguntungkan semua orang di tim Anda? Bagaimana Anda menghindari hambatan yang tidak bisa dihindari: manajemen prioritas, penyelarasan strategi, dan transparansi?

Untungnya, komunitas usaha kecil telah memperhatikan peningkatan produktivitas dan kolaborasi baru-baru ini. Mengapa? Banyak alat online baru yang memudahkan tim untuk berkomunikasi dengan jelas, memprioritaskan tugas, mendelegasikan tanggung jawab, dan menjaga akuntabilitas diri mereka sendiri (dan satu sama lain). Dari sana, tinggal mencari tahu alat mana yang tepat untuk bisnis Anda. Lihat tujuh alat berikut untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi guna mengetahui mana yang memenuhi kebutuhan Anda.

1. Hubungkan tim

Ada aplikasi untuk itu — dan bisnis Anda! Dengan Hubungkan tim, Anda membuat aplikasi karyawan bermerek Anda sendiri yang dapat digunakan untuk berkomunikasi, check in, dan banyak lagi. Alat ini berguna bagi bisnis yang memiliki banyak pekerja jarak jauh yang mungkin tidak menikmati hak istimewa di kantor seperti karyawan lainnya. Melalui aplikasi khusus Anda, karyawan jarak jauh tersebut dapat melihat dan membuat daftar periksa proyek, mengunggah file, melihat jadwal kerja, membuat perpustakaan informasi, dan bahkan berlatih untuk pekerjaan baru. Aplikasi dapat dibuat hanya dalam waktu satu jam. Namun, bagi karyawan yang belum terbiasa dengan aplikasi perusahaan, mungkin ada sedikit pembelajaran.

Terkait: 5 alat berteknologi tinggi untuk memberi manfaat bagi pekerja jarak jauh

2. Alur Kerja Maks

Ingin 626 jam waktu kembali? Itu adalah rata-rata berapa banyak waktu Alur Kerja Maks menyelamatkan kliennya — bersama dengan $22.000 per tahun. Alat ini sangat cocok untuk bisnis dan pekerja lepas yang memberikan layanan dan tagihan tepat waktu. Tanpa banyak usaha, karyawan dapat melacak waktu yang dihabiskan untuk berbagai tugas dan tetap bertanggung jawab atas pekerjaan mereka. WorkflowMax memungkinkan pengguna membuat penawaran harga instan dan profesional untuk calon klien, lalu menagihnya nanti dengan formulir yang terlihat sama profesionalnya. Pengguna bahkan dapat membuat jadwal untuk proyek-proyek khusus dan melihat analisis produktivitas dalam program tersebut. Dengan harga bulanan yang rendah, bisnis berbasis layanan tetap terorganisir menjadi lebih mudah.

3. Tas

Tidak peduli seberapa baik Anda menghindari penundaan, Anda pasti akan menemukan artikel dan video menarik di internet saat Anda sedang bekerja. Tapi tunggu—tidak mengkliknya sekarang bukan berarti Anda tidak akan pernah melihatnya. Tas memungkinkan Anda menyimpan tautan yang mengganggu dan artikel bermanfaat untuk nanti dengan tombol sederhana, dipasang melalui ekstensi di browser web Anda. Baik itu link ke website klien, PDF yang perlu diedit, atau infografis yang ingin Anda bagikan di media sosial suatu saat nanti, Anda bisa memasukkannya ke dalam Kantong Anda. Terlalu banyak item yang sudah disimpan? Anda dapat menandai tautan dan dokumen Anda untuk tujuan organisasi, sehingga tidak ada yang hilang.

Terkait: Siapa yang butuh kantor? Bagaimana cara mencapai jarak jauh 100 persen

4. Referensi

Ref memungkinkan Anda mengatur data yang sebelumnya tidak dapat diuraikan. Program ini berfungsi sebagai dasbor data bisnis Anda, tempat pengunjung situs, statistik AdWords, peringkat kata kunci, dan kesuksesan media sosial dapat diakses secara total. Widget bawaan dari MailChimp, Shopify, dan banyak lagi memungkinkan Anda menyesuaikan dasbor untuk melihat informasi Anda ingin bertemu Dengan semua data Anda di satu tempat, mudah bagi seluruh tim untuk melacak gambaran besarnya.

5. Trelo

Beberapa orang menggunakan Trello untuk daftar belanjaan, dan beberapa orang menggunakannya untuk bisnis mereka yang sedang berkembang pesat. Beberapa orang menggunakannya untuk keduanya—itu intuitif. Anda menyiapkan papan, yang dapat diberi tugas berbeda. Tugas-tugas tersebut dengan mudah dipindahkan, ditandai dengan nama pengguna lain untuk tujuan delegasi, dan dicentang setelah selesai. Ini adalah daftar tugas yang sangat lancar, dan sempurna bagi mereka yang lebih suka mencatat tugas dengan cara yang mudah.

Terkait: 5 Cara Tetap Positif Saat Bekerja Jarak Jauh

6. 1 Kata Sandi

Berhenti menggunakan nama gadis ibumu atau nama panggilan masa kecilmu sebagai kata sandi. Hal ini dapat dimengerti – Anda khawatir akan lupa kata sandi, jadi Anda membuatnya sangat sederhana – namun sebenarnya Anda mengundang penipu dan peretas ke depan pintu virtual Anda. Sebagai gantinya, lanjutkan dan buat kata sandi yang sangat rumit dan simpanlah 1 kata sandi. Alat kecil ini memberi Anda ketenangan pikiran dan waktu ekstra pada saat yang sama dengan menyimpan kata sandi Anda dengan aman dan memasukkannya secara otomatis untuk Anda di situs dan aplikasi tertentu. Dengan Tim 1Password, administrator dapat memberikan dan mencabut akses ke brankas bersama dan menghemat waktu dalam menyelesaikan penipuan phishing perusahaan. Terlepas dari besarnya bisnis Anda, 1Password mungkin bisa mendapatkan manfaatnya.

7.Kantor 365

Sebagian besar produk di atas dikembangkan dan dikelola oleh perusahaan rintisan atau usaha kecil dan menengah. Alami, Kantor 365 adalah produk Microsoft: salah satu perusahaan terbesar di dunia. Ini berarti ia memiliki serangkaian fitur canggih yang luar biasa seputar manajemen email, berbagi file, dan rapat online. OneDrive menawarkan solusi penyimpanan cloud yang luar biasa untuk bisnis, sementara Skype for Business membuat komunikasi web menjadi mudah. Mulai dari yang kecil dengan paket Business Essentials Office 365, atau langsung gunakan Premium untuk mendapatkan fasilitas tambahan, seperti suite Microsoft Office dan konferensi video HD.

Pada akhirnya, yang terpenting adalah apa yang sebenarnya dibutuhkan organisasi Anda, namun kemungkinan besar organisasi Anda dapat memperoleh manfaat dari sedikit produktivitas dan efisiensi tambahan. Alat-alat ini akan membantu Anda mengarahkan tim pada jalur yang sama, memprioritaskan proyek-proyek besar, dan mendelegasikan tugas hingga Anda menyelesaikannya.