7 kebiasaan bekerja secara proaktif, bukan reaktif

Proposal tersebut telah diajukan minggu lalu, Anda terlambat menyelesaikan rencana tersebut beberapa hari karena keputusan tidak dibuat dalam rapat, ada 100 email yang harus ditanggapi dan panggilan berturut-turut di kalender Anda hari ini. Kemudian, setelah memilah-milah berita sehingga Anda tahu apa yang sedang terjadi di dunia, tweet cerdas yang perlu Anda baca saat makan siang, dan waktu yang hilang untuk menjawab email acak atau koneksi LinkedIn (bernafas) – kita bertanya-tanya bagaimana kita mendapatkan sesuatu prioritas tinggi dilakukan hari ini?

Karena saya cenderung keras pada diri sendiri ketika saya tertinggal dalam hal-hal penting, saya mempraktikkan apa yang saya sebut kebiasaan “kerja proaktif, bukan kerja reaktif”. Karena terlalu banyak hal yang harus dilakukan, kita harus lebih proaktif dan terencana dibandingkan sebelumnya ketika merencanakan waktu kita. Dengan cara ini, pekerjaan kita tidak terganggu, kita bisa lebih hadir dan ramah dalam menanggapi orang lain, dan kita tetap tajam dan kreatif dalam pekerjaan kita yang sebenarnya.

Berikut tujuh kebiasaan yang saya pelajari dalam karir wirausaha saya (dan dari pelatih luar biasa seperti Mimi Duvall dan Martha Ringer):

1. Pada hari Senin, tuliskan beberapa hal yang HARUS Anda selesaikan minggu ini.

Sebuah trik dari Sheryl Sandberg – ini membutuhkan langkah mundur dari gulma untuk menyalurkan “CEO atau diri sendiri” batin Anda dan mengidentifikasi pekerjaan yang hanya dapat dilakukan oleh ANDA yang akan menggerakkan jarum. Item lainnya mungkin berupa tugas yang akan Anda selesaikan dalam dua menit waktu henti, delegasikan, atau dorong untuk “diselesaikan minggu depan”.

Terkait: 5 cara untuk membuat karyawan Anda lebih bahagia dan produktif

2. Bekerja dari daftar prioritas Anda (idealnya Anda hanya punya satu), BUKAN dari kotak masuk email Anda (tolong tutup semua layar/jendela lainnya!).

Kotak masuk email di layar ponsel/komputer Anda seperti retak. Setelah Anda menandainya, Anda tidak bisa berhenti… atau penghapusan secara kompulsif akan terjadi. Ini bisa dimulai di pagi hari dan sebelum Anda menyadarinya, sudah waktunya untuk tidur. Jadi kurangi gangguan dengan tidak pergi ke sana, sehingga Anda bisa fokus pada hal-hal yang Anda anggap lebih penting.

3. Blokir waktu menjawab email hanya 2-3 kali sehari.

Masih tidak yakin Anda dapat mengurangi waktu email Anda? Saya jauh dari sempurna dalam hal ini, namun jika kita selalu bekerja di luar kotak masuk, kita bekerja secara reaktif terhadap hal-hal yang bukan prioritas. Mungkin memindai email Anda pada pagi, siang, dan sore hari – jawablah semampu Anda pada waktu tertentu, dan dalam hal apa pun, jika ada sesuatu yang menjadi prioritas, atasi. Fleksibilitas adalah kuncinya.

4. Jadwalkan musim Anda seperti semester kuliah.

Sama seperti kita biasa merencanakan segala sesuatu di sekitar kelas kita di perguruan tinggi, saya memblokir waktu dan hari untuk hal-hal seperti rapat dan menelepon dibandingkan menulis dan membaca. Beberapa hari memiliki tema (misalnya Selasa adalah “hari tim” di mana kami mengadakan pertemuan kolaboratif yang penting dan saya mencoba memberikan apa yang dibutuhkan tim saya untuk mencapai tujuan mereka). Dengan cara ini kita tidak terus-menerus keluar jalur. Panggilan telepon selama 15 menit di tengah jam yang Anda tentukan untuk menulis dapat benar-benar menggagalkan hari Anda.

Terkait: 6 Life Hacks yang Dipelajari di Penjara yang Akan Memaksimalkan Produktivitas Anda

5. Bagi proyek besar menjadi bagian-bagian pekerjaan yang lebih kecil.

Kita menunda-nunda proyek yang menurut kita besar dan menantang, jadi bagilah pekerjaan itu menjadi bagian-bagian kecil sesuai kebutuhan dan selesaikan sampai Anda merasa seperti pahlawan super. Woo hoo!

6. Usahakan untuk tidak terlalu banyak berpikir. Lakukan saja.

Jika Anda terlalu banyak berpikir, email 5 menit bisa memakan waktu 30 menit. Beberapa slide Powerpoint tambahan bisa memakan waktu setengah hari. Kita cenderung berpikir berlebihan saat merasa tidak aman. Jadi beralihlah ke suasana yang memungkinkan naluri luar biasa Anda dan kecerdasan melimpah untuk melakukan pekerjaan alaminya dan menyelesaikannya. Seperti kata pepatah, “Selesai lebih baik daripada sempurna.”

7. Rayakan apa yang telah Anda selesaikan.

Di penghujung hari atau sebelum Anda pergi tidur, renungkan atau catat apa yang Anda lakukan dan pujilah diri Anda sendiri untuk hari yang menyenangkan. Jadikan “merasa luar biasa” sebagai celah baru Anda!

Terkait: 4 Cara bagi Orang Gila Kontrol agar Nyaman Mendelegasikan Tugas