8 Tip Etiket untuk Tetap Berada di Sisi Baik Media

Tujuan akhir pengiriman cerita ke media adalah untuk menjangkau publik. Namun untuk bisa melewati garis awal, Anda harus berurusan dengan perantara – jurnalis dan editor.

Berkat kemerosotan media dan pengurangan jumlah redaksi yang diakibatkannya, kekuatan perantara yang tersisa — dan perantara perempuan — perlahan namun pasti semakin berkurang. pada saat yang sama, jumlah bisnis baru yang bermunculan setiap tahun semakin meningkat, dengan perkiraan konservatif menunjukkan bahwa jutaan perusahaan memulai bisnisnya setiap tahun. Dan dengan semakin banyaknya startup yang berjuang untuk mendapatkan sorotan, semakin banyak kotak masuk editorial yang dipenuhi dengan pengumuman.

Sebuah survei terbaru terhadap Universitas Indiana menunjukkan bahwa tekanan tambahan berupa pemotongan gaji yang meluas, upah yang rendah, dan perubahan model bisnis mulai berdampak buruk pada publikasi-publikasi terkemuka. Hanya 23 persen jurnalis yang disurvei mengatakan mereka sangat puas dengan pekerjaan mereka, dan hampir 60 persen mengatakan mereka merasa jurnalisme sedang menuju ke arah yang salah.

Jadi, mengingat itu semakin letih jurnalis menerima hingga 100 penawaran tips etiket media apa yang harus Anda ikuti setiap hari jika Anda ingin tetap berada di sisi baik mereka dan meningkatkan peluang Anda untuk meliput?

1. Mulailah dengan kaki kanan.

Akun Twitter @SmugJourno adalah sumber keluhan dari para jurnalis ternama mengenai hubungan sehari-hari mereka dengan perusahaan rintisan dan perwakilan humas.

Mengirim proposal seperti mengirimkan lamaran pekerjaan. Jika Anda salah mengeja nama penerima, membuat kesalahan penyalinan yang konyol, atau membuatnya terlalu jelas bahwa Anda hanya menyalin dan menempelkan pesan Anda ke banyak orang, kemungkinan besar Anda tidak akan mendapat tanggapan.

Salah satu masalah yang paling umum terjadi adalah lembaga penyiaran salah mengeja nama jurnalis atau menyapa mereka dengan cara yang terlalu familiar.

Jessica Dua Puluhman tweet: “PR yang terhormat, Jika kita belum pernah bertemu sebelumnya, saya tidak *sepenuhnya* yakin bahwa pantas bagi Anda untuk memulai email kepada saya dengan, ‘Hai Nona!’ “

Alexandra Coghlan nyatakan, “Baru saja menerima email PR: ‘Dear Alan…’ “

Sama seperti pada hari pernikahan Anda, saat gairah, atau saat Anda bertemu Ratu Inggris, penting untuk menggunakan nama atau gelar yang benar untuk seseorang yang Anda tuju. Ini bukan ilmu roket, lihat satu inci di atas baris subjek untuk alamat email yang ingin Anda kirimi, atau jika ragu, lakukan pencarian cepat di LinkedIn.

Terkait: Cara menemukan orang paling menarik di LinkedIn

2. Luangkan waktu Anda dengan baris subjek Anda.

Ini mungkin satu-satunya baris yang Anda tulis yang benar-benar mereka baca, jadi buatlah yang bagus.

Banyak pengirim tidak meluangkan waktu untuk mengeja tawarannya, sementara beberapa bahkan tidak memeriksa baris subjeknya. Menurut hal survei oleh Greentarget 79 persen jurnalis yang diwawancarai mengatakan bahwa baris subjek sangat mempengaruhi apakah mereka akan membuka email Anda. Mengingat jurnalis mempunyai banyak konten untuk dijelajahi, baris subjeknya adalah yang terbaik yang mereka bisa.

A tweet oleh Tanya Andreasyan mempermalukan pengirim baris subjek berikut di depan umum:

“AGEN: Yang pertama di Eropa, dua bank Perancis bergabung…”

Terlepas dari seberapa penting atau “tidak perlu” menurut Anda berita tersebut, Anda harus selalu meluangkan waktu untuk membaca email Anda lebih dari sekali sebelum mengirimkannya. Jika seorang jurnalis merasa bahwa Anda menulis korespondensi Anda dengan tergesa-gesa, kemungkinan besar mereka tidak akan menghabiskan waktu atau tenaga untuk membaca lebih lanjut.

3. Menulis surat kepada masing-masing jurnalis satu per satu.

Tujuh puluh persentase jurnalis katakanlah mereka menghabiskan waktu kurang dari satu menit untuk setiap pesan yang mereka buka, jadi Anda perlu memberi mereka informasi yang jelas dan ringkas yang disesuaikan dengan target mereka — bidang atau industri yang mereka tulis.

Jurnalis cenderung mengkhususkan diri pada tema tertentu dan biasanya mempublikasikan informasi ini di baris artikel atau di profil LinkedIn mereka. Jangan buang waktu jurnalis dengan menyampaikan berita tentang pengumuman fintech Anda jika mereka kebanyakan meliput berita Apple dan crowdfunding. Demikian pula, hindari mengirimkan berita yang menarik perhatian umum kepada jurnalis yang berspesialisasi dalam topik khusus, paling banter mereka akan menghapus pesan Anda, paling buruk mereka akan memblokir alamat email Anda, atau beralih ke media sosial untuk mengejek Anda. Jika Anda memiliki sumber daya untuk melakukannya, Anda dapat berinvestasi Rak Kotoranalat yang memungkinkan Anda mencari jurnalis berdasarkan bidang spesialisasi mereka.

Nuh PranskySeorang jurnalis investigasi untuk WTSP-TV yang berspesialisasi dalam politik dan korupsi menulis di Twitter: “Para Profesional PR yang terhormat: Tidak, saya – maupun rekan saya di Fla – tertarik dengan tempat Hari Ayah Anda hari ini. Maaf.”

Meskipun alat seperti Muck Rack sangat membantu, jangan tergoda untuk mengirimkan pesan Anda sangat kepada setiap jurnalis yang meliput bidang Anda. Sama seperti yang terlihat saat Anda menerima email spam — “Pembaca yang budiman, saya ingin memberi tahu Anda bahwa Anda telah memenangkan hadiah uang tunai yang sangat besar, silakan kirimkan detail bank Anda” — jurnalis dapat mendeteksi pesan berisi spam dengan mudah.

Terkait: 5 kesalahan yang akan membuat email Anda masuk ke folder spam

Jika Anda ingin jurnalis meluangkan waktu untuk membaca dan menanggapi pesan Anda, luangkan waktu untuk memilih sendiri daftar orang-orang yang mungkin tertarik dengan berita Anda, lalu kirimkan beberapa menit tambahan per email untuk mempersonalisasi pesan Anda. orang tertentu. Ini termasuk menggunakan nama yang benar, dan bahkan mungkin memanggilnya Mengapa menurut Anda cerita tersebut cocok untuk mereka, berdasarkan cerita yang pernah mereka liput di masa lalu.

4. Tinggalkan ego Anda di depan pintu.

Dunia bisnis penuh dengan tokoh-tokoh besar, tapi ingat, jurnalis tidak berhutang liputan kepada siapa pun. Tanggung jawab mereka adalah memberikan publikasi mereka, dan menyediakan berita yang berkontribusi pada percakapan yang lebih luas kepada pembacanya. Hanya karena Anda mencapai satu juta pengguna, atau mengumpulkan dana putaran pertama, jangan berharap jurnalis tersebut menjadi bintang. Pastikan untuk bersikap sopan dan tanggap setiap saat, dan tinggalkan ego Anda di depan pintu.

Jurnalis bekerja dengan para pendiri dan CEO sepanjang waktu. Jadi, kecuali Anda Bill Gates atau Mark Zuckerberg, jangan mengharapkan perlakuan khusus. Ingatlah selalu bahwa ada antrean berita lain yang menunggu di belakang Anda jika Anda berhasil menyesatkan jurnalis.

Jika seorang jurnalis membalas email Anda, meskipun bermaksud mengabaikan beritanya, selalu tanggapi dengan pesan yang sopan. Jika mereka memutuskan untuk lulus, jangan berdebat dengan mereka, terima saja, ucapkan terima kasih atas waktu dan tenaga mereka, dan ucapkan semoga hari mereka menyenangkan.

Elizabeth Bernstein tweet”Orang-orang PR yang terhormat: Ketika saya meluangkan waktu untuk menolak tawaran dengan sopan, itu adalah sebuah keputusan, bukan ajakan untuk berdebat. #PetPeeve Terbesar“

5. Merespon dengan tepat.

Jika seorang jurnalis menunjukkan ketertarikan pada berita Anda, bersikaplah fleksibel dan ingat bahwa kemungkinan besar mereka sama sibuknya – atau bahkan lebih sibuk – dibandingkan Anda. Jawab pertanyaan apa pun tepat waktu, atau tugaskan seseorang di tim Anda untuk segera menjawabnya. Tinggalkan balasan lebih dari 24 jam, dan Anda mungkin akan kehilangan kesempatan.

Andrew Ellison tweet: “Adakah yang bisa menunggu 27 minggu hingga PR (secara tidak sengaja) membalas email???”

Ingatlah bahwa berita sangat bergantung pada waktu, dan pentingnya pengumuman Anda terletak pada tempatnya cocok dengan cerita yang lebih luas. Jika seorang jurnalis menghubungi Anda, kemungkinan besar dia akan segera ingin menulis tentang cerita Anda karena cerita tersebut terkait erat dengan peristiwa lain di industri Anda atau dunia yang lebih luas.

Jika seorang jurnalis menawarkan Anda untuk menelepon, sediakan waktu untuk itu, atau setidaknya sarankan waktu pada hari yang sama ketika Anda bisa dihubungi. Seperti yang dikatakan sebelumnya, jangan berharap jurnalis berusaha sekuat tenaga untuk mendapatkan opini Anda, jika mereka tidak bisa mendapatkan opini Anda, kemungkinan besar mereka akan mendapatkan opini orang lain.

Terkait: 11 ciri-ciri orang baik yang memimpin

6. Berikan apa yang mereka inginkan.

Jika seorang jurnalis atau editor membalas Anda dengan masukan, selalu luangkan waktu untuk berterima kasih atas pesan mereka, lalu ikuti arahan mereka hingga huruf T. Jika editor meminta Anda untuk memberikan lebih banyak poin data, atau menjelaskan area tertentu secara lebih rinci. jelas, itu karena suatu alasan. Jika Anda melakukan kesalahan dengan mengirimkan kembali sesuatu yang tidak memenuhi harapan mereka, jangan menahan diri untuk mendapatkan jawaban.

Jadikan prosesnya sesederhana mungkin bagi mereka dengan menyorot informasi persis yang mereka perlukan dan mengirimkan tautan untuk mendukungnya. Mengirimkan PDF beberapa halaman atau rekaman audio atau video yang panjang dan mengharapkan mereka mencari informasi untuk menemukan apa yang mereka cari tidak akan membuat Anda menjadi teman.

7. Jangan mengganggu.

Jurnalis sibuk dan kesulitan menangani sejumlah email yang menakutkan untuk ditanggapi, dan benar-benar melakukan pekerjaan mereka yang sebenarnya, menulis. Jika Anda menyampaikan cerita eksklusif, ini merupakan cara yang baik untuk menawarkan tindak lanjut satu kali — biasanya 24 atau 48 jam kemudian — untuk memastikan email tersebut tidak luput dari perhatian. Mengirim satu email tindak lanjut adalah praktik standar, mengirim sepuluh email tindak lanjut dapat dianggap sebagai pelecehan. Di email pertama Anda, nyatakan niat Anda dan pertahankan.

Meskipun demikian, salah satu cara untuk benar-benar mengganggu reporter atau editor adalah dengan terus mengganggu mereka setelah mereka setuju untuk meliput berita Anda. Jangan berharap jurnalis memenuhi kebutuhan Anda. Kecuali jika telah disepakati sebelumnya, kemungkinan besar jurnalis tersebut tidak akan mengirimi Anda salinannya untuk ditinjau sebelum dipublikasikan. Mengirimkan setiap artikel untuk ditinjau akan memperlambat proses hingga sangat lambat.

Kurt Marko ventilasi: “Orang-orang PR yang terhormat, beri tahu kontak Anda bahwa TIDAK, Anda tidak boleh meninjau artikel saya sebelum dipublikasikan, khususnya. ketika saya tidak mengutip. #menyinggung“

8. Bersabarlah.

Setelah Anda menyumbangkan semua informasi yang mereka butuhkan, dan mereka memberi Anda lampu hijau untuk mempublikasikan cerita Anda, biarkan mereka melanjutkannya. Kalender editorial diatur dengan sangat baik beberapa bulan sebelumnya, jadi jangan berharap cerita Anda keluar sehari setelah diterima.

Jika Anda belum mendengar apa pun sebulan setelah komunikasi terakhir Anda, boleh saja mengirimkan tindak lanjut yang sopan untuk meminta informasi tentang tanggal publikasi, namun jangan memaksa, dan lakukan hanya sekali.

Saat artikel Anda dipublikasikan, jangan asal-asalan. Cobalah untuk tidak meminta terlalu banyak perubahan atau koreksi kecuali ada sesuatu yang salah dan benar-benar salah menggambarkan perusahaan Anda serta tujuan dan nilai-nilainya. Anda tidak akan pernah 100 persen puas dengan hasil akhirnya, tapi jangan membanjiri kotak masuk jurnalis dengan pesan-pesan panik karena Anda tidak menyukai fotonya, atau karena kesalahan kecil. Hal ini akan mengurangi peluang Anda untuk mendapatkan perlindungan di masa depan.

Ikuti tip berikut untuk memastikan Anda tetap berada di sisi kanan perantara, dan Anda tidak akan menemukan upaya tergesa-gesa Anda tersebar di internet di situs-situs seperti @smugjourno. Anda telah bekerja keras selama bertahun-tahun untuk mendirikan perusahaan dan mencapai titik di mana Anda siap untuk menjangkau media, jadi ada baiknya meluangkan waktu dan upaya ekstra untuk memastikan Anda tidak tersandung pada rintangan terakhir.