Pekerjakan moderator profesional agar panel acara Anda tidak jelek

Perusahaan dan asosiasi besar dan kecil mengadakan acara karena berbagai alasan, mulai dari menghasilkan prospek dan penjualan langsung hingga mendidik karyawan atau anggotanya. Meskipun banyak perhatian diberikan untuk menemukan pembicara utama dan detail acara lainnya, panel sering kali hanya sekedar renungan, dengan sekelompok sponsor, karyawan, dan manajer yang sering kali terputus-putus—atau sekadar membosankan.

Sebagai seseorang yang telah dipekerjakan sebagai pembicara utama, pembawa acara dan moderator panel untuk berbagai acara penting — perusahaan dan organisasi mulai dari Microsoft hingga Chicago Cubs hingga SBA dan Waktu New York dan lebih lagi, Anda dapat mengatakan bahwa saya bias. Namun saya juga berpengalaman dan telah melihat kerugian dari tidak adanya panel kaku di acara Anda.

Panel biasanya bagus atau jelek (dan lebih sering jelek).

Panel dapat menjadi cara yang bagus untuk membagi pembicara di sebuah acara, menampilkan berbagai perspektif, dan memberikan contoh dunia nyata serta studi kasus kepada peserta. Namun, panel harus dijalankan seperti acara bincang-bincang langsung agar menarik; jika tidak, mereka akan mendapatkan peluang yang terbuang sia-sia – dan terkadang gagal total.

Terkait: Efek Rocky dan Bullwinkle: Mengapa Anda Harus Mempertimbangkan Pemasaran ke Banyak Audiens

Moderator panel tidak diberi cukup pemikiran atau penghargaan. Mengelola panel jauh lebih sulit daripada menjadi peserta panel yang berbagi keahlian domain Anda. Moderator panel adalah orang yang melakukan banyak tugas, memastikan diskusi berlangsung menarik, memberikan wawasan langsung tentang poin-poin penting yang mungkin terlewatkan oleh audiens, dan mengatur waktu serta partisipasi anggota.

Moderator profesional akan membantu aliran, ukuran, dan parameter lainnya.

Moderator profesional akan membantu Anda menyiapkan panel yang tepat untuk acara tersebut. Mereka akan mempertimbangkan sebelum acara mengenai ukuran panel (jarang sekali memiliki lebih dari empat panelis) dan topik yang akan dibahas untuk melibatkan penonton. Mereka juga akan memotong biografi dan menemukan informasi menarik untuk membumbui diskusi. Selain itu, mereka akan memberi Anda tips lain, seperti jika Anda memiliki wanita di panel Anda, berhati-hatilah terhadap bangku yang sulit untuk diduduki saat mengenakan rok, atau akan menunjukkan jika panel Anda kurang beragam.

Pada acara tersebut, moderator yang hebat akan memastikan pertanyaan-pertanyaan menarik dan disampaikan dengan cara yang komunikatif dan bukan hanya serangkaian orang yang memberikan jawaban satu demi satu. Moderator yang baik akan membantu menjaga waktu (karena acara selalu mempunyai masalah waktu) dan melakukan penyesuaian alur sesuai kebutuhan.

Mereka akan memastikan bahwa jika beberapa panelis memiliki tanggapan yang lebih lemah, mereka akan dibimbing, berinteraksi, atau menghabiskan lebih sedikit waktu dengan panelis tersebut. Dan mereka juga akan memastikan bahwa “babi panel” tetap diawasi dengan mengarahkan diskusi ke anggota panel lainnya. Ini adalah keterampilan saat ini yang membutuhkan banyak pengalaman.

Temukan peran berbeda untuk sponsor dan karyawan.

Seringkali moderasi panel dibiarkan sebagai wadah bagi sponsor dan karyawan untuk berperan. Ini adalah kesalahan, kecuali orang-orang tersebut adalah moderator yang baik. Berdasarkan pengalaman saya, saya telah melihat dua sponsor/karyawan yang mahir dalam jumlah sedang, jadi jumlahnya tidak memihak Anda. Seringkali sponsor dan karyawan merasa gugup atau membaca sedemikian rupa sehingga terlihat jelas bahwa mereka sedang membaca, bukan mencoba untuk bercakap-cakap.

Jika Anda perlu mencari tempat untuk sponsor dan karyawan, jadikan mereka panelis sehingga mereka dapat berbagi keahlian domainnya. Mereka akan lebih bersinar dalam peran itu daripada mencoba mengatasi tugas rumit untuk membuat panel terlihat mulus. Namun berhati-hatilah dalam memiliki terlalu banyak sponsor atau karyawan jika mereka bukan panelis terbaik untuk menyampaikan pesan. Menyampaikan konten yang fantastis dan pengalaman menarik secara keseluruhan harus menjadi prioritas utama Anda, jadi Anda mungkin perlu mencari cara lain agar sponsor bisa unggul.

Terkait: Kesalahan layanan pelanggan sederhana yang menelan biaya $800

Moderator profesional juga akan membantu mempersiapkan para panelis.

Panel berjalan lebih lancar ketika terdapat interaksi dan pemikiran antara moderator dan panelis sebelumnya. Hal ini membantu para panelis untuk mempersiapkan materi yang baik dan memastikan bahwa tidak semua orang membahas topik yang sama. Hal ini juga memperjelas siapa yang harus diajak bicara oleh moderator terlebih dahulu tentang pertanyaan tertentu dan siapa yang tidak boleh mereka ajak bicara sama sekali.

Jangan lupakan keahlian domain bila diperlukan.

Jika Anda menjawab pertanyaan audiens, moderator dapat memastikan semua orang telah mendengar pertanyaan tersebut dan akan mengarahkannya ke panelis yang sesuai sehingga mereka tidak saling tersandung. Selain itu, karena banyak acara sekarang menggunakan aplikasi untuk Tanya Jawab, moderator yang hebat menjadi lebih berharga, karena banyak orang tidak menulis dalam kalimat lengkap – atau bahkan pemikiran yang koheren. Seorang moderator dengan keahlian domain, terutama di industri yang kompleks, dapat menguraikan akronim seperti yang saya lakukan pada acara jasa keuangan baru-baru ini dan juga mengetahui kapan harus tidak mengajukan pertanyaan – atau setidaknya mengemas ulang pertanyaan – yang berpotensi menjadi kontroversial, bertentangan dengan sponsor atau mengalami masalah lain.

Jika Anda ingin menghasilkan acara terbaik, pastikan panel Anda berada pada level yang sama dengan acara Anda lainnya dengan moderator profesional. Mengenai harga, bervariasi sesuai dengan harga pembawa acara dan pembicara utama, dari beberapa ribu dolar hingga lima digit. Harga harus mempertimbangkan apakah moderator menjalankan satu atau lebih panel, jumlah pekerjaan persiapan yang diperlukan dan apakah panel berlangsung dalam satu hari atau beberapa hari. Pertimbangkan untuk menggabungkan tugas pembawa acara dan moderator jika Anda ingin mendapatkan nilai lebih dan menghemat biaya tiket pesawat lainnya, namun jangan biarkan panel menjadi renungan atau titik lemah.

Terkait: Mengapa ‘Ikuti Gairah Anda’ Adalah Nasihat yang Buruk dan Cacat