Konferensi teknis Anda tidak akan berhasil kecuali Anda melakukan produksi dengan benar

Pernahkah Anda menghadiri konferensi yang slide-slidenya sulit dibaca? Bagaimana dengan peristiwa ketika tidak tersedia cukup stasiun pengisian daya untuk menghidupkan kembali iPhone Anda? Produksi — audio/visual, pencahayaan, pementasan, streaming langsung, dll. — tidak diragukan lagi merupakan salah satu elemen terpenting dalam perencanaan konferensi teknologi.

Produksi menghidupkan konten konferensi Anda, namun lebih dari itu, produksi menciptakan suasana dan estetika acara Anda yang berakar pada elemen merek Anda. Lakukan bagian ini dengan benar, dan hampir semua detail perencanaan konferensi lainnya dapat dimaafkan.

Saya bergabung dengan JT Naughton, presiden Produksi Empat Bulan untuk mempelajari lebih lanjut tentang cara menjadikan konferensi teknologi Anda berikutnya sebagai A/V slam dunk.

Anda telah mengadakan beberapa konferensi teknologi terbesar di industri. Apa saja elemen kunci selama proses perencanaan yang membantu membedakan konferensi yang baik dari yang terbaik?

Biarkan ide kreatif mengalir. Tidak peduli seberapa jauh dan menjijikkannya hal itu, proses kreatif adalah bagian paling menyenangkan dari keseluruhan acara. Misalnya, inilah tempat kosong yang dapat diubah menjadi hampir semua visi yang diinginkan. Akhirnya, ide-ide mulai berkembang, dan rencana nyata mulai terbentuk.

Kedua, terimalah kenyataan bahwa setiap orang memiliki perangkat canggih di sakunya yang disebut ponsel pintar. Ia dapat mengambil foto, merekam video, dan membagikan elemen serta opini tersebut kepada dunia secara instan. Pastikan Anda memberikan branding, pencahayaan, dan faktor “wow” yang dapat dibagikan oleh peserta Anda (untuk alasan yang tepat). Jika iklan gratis adalah jenis yang terbaik, pastikan logo Anda ada di iklan tersebut.

Terakhir, meskipun peserta Anda ingin belajar, mereka juga ingin dihibur. Ciptakan senyuman di wajah mereka melalui suara dan penglihatan. Beri mereka bass dan lampu yang bergerak, dan mereka akan mendapatkan pengalaman menyeluruh yang pasti akan mereka sukai.

Terkait: Konferensi langsung masih Trump online. Berikut cara memaksimalkannya.

Pandu kami melalui proses perencanaan dari sisi produksi. Seberapa dini pemasar dan perencana acara harus mengajak Anda bergabung?

Semakin dini semakin baik. Kami lebih memilih untuk menjadi bagian dari proses pemilihan lokasi. Hal ini dapat membantu klien kami menyadari apa yang mereka hadapi. Apakah ini merupakan properti serikat pekerja, dan jika ya, apa aturan/kebijakannya? Apakah kaki-kaki properti mampu menopang tali-temali? Apakah lampu gantungnya menggantung delapan kaki dari tanah? Bisakah kita memindahkan kolom yang berada di tengah ruangan? Apakah dermaganya tiga mil jauhnya?

Ada begitu banyak detail kecil yang dapat mempengaruhi tampilan dan nuansa konferensi dan anggaran. Yang terbaik adalah mempersenjatai diri dengan pengetahuan sebanyak mungkin sebelum mengambil keputusan di suatu tempat.

Selalu ada tekanan agar slide pembicara dikirimkan beberapa minggu sebelum pertunjukan, padahal kenyataannya kita semua tahu bahwa kemungkinan besar CEO tidak akan mengirimkan presentasinya kurang dari hari itu. Apa realitas di balik tenggat waktu penyerahan sampul dan mengapa hal itu penting?

Anda akan lebih sukses menggembala kucing. Mengumpulkan chip speaker adalah tantangan paling umum yang dihadapi pelanggan kami. Dari sudut pandang kami, merupakan mimpi yang jarang terjadi untuk mendapatkan presentasi sebelum kami menginjakkan kaki di situs ini. Kami kemudian dapat melihat pratinjau presentasi dan memastikannya dapat dibaca, tidak mengandung kesalahan ejaan, dan diformat dengan benar. Seorang presenter kemudian dapat melangkah ke atas panggung dengan percaya diri, mengetahui bahwa chipnya akan siap digunakan.

Kenyataannya adalah kita biasanya mendapatkan chip tersebut sehari atau beberapa menit sebelum presenter naik ke panggung. Ketika hal ini terjadi, biasanya kita menemukan kesalahan dan berebut untuk memperbaiki kesalahan tersebut sebelum presenter naik ke atas panggung. Ini bisa menjadi sangat kacau. Sangat penting bahwa teknisi grafis kami adalah orang yang berjuang dalam situasi stres. Posisi grafis, bersama dengan suara, adalah salah satu kursi terpanas di ruangan tersebut, dan paling terlihat dari sudut pandang peserta.

Pada akhirnya, tujuan kita adalah merencanakan kemungkinan terburuk dan menghindarinya dengan cara apa pun. Mendapatkan chip lebih awal adalah langkah besar ke arah yang benar.

Terkait: Konferensi bagus untuk membangun jaringan, tapi bagus untuk pemasaran

Produksi adalah salah satu item baris terbesar dalam anggaran konferensi. Apa saja pertimbangan utama yang dapat membantu mengurangi pengeluaran yang tidak perlu dan mendapatkan manfaat maksimal dari investasi kita?

Semakin banyak komunikasi, semakin baik. Memang benar bahwa melibatkan perusahaan produksi sejak awal dalam proses perencanaan akan membantu mengurangi risiko yang dapat dicegah. Bawa mereka ke tempat tersebut. Saya juga akan menyarankan tanggal tayang oleh perusahaan produksi. Bekerja pada hari libur bisa sangat merugikan dari sudut pandang anggaran. Kami juga menyarankan untuk menghindari hari Minggu, karena alasan yang sama.

Perubahan tidak bisa dihindari, namun sebagai contoh lain, semakin cepat sebuah agenda dikembangkan, atau sebuah konsep indah direalisasikan, semakin besar peluang kita untuk mengendalikan angka-angka tersebut. Saat konferensi semakin dekat, semakin sedikit sumber daya yang tersedia, sehingga mendorong permintaan dan pada akhirnya biaya.

Terakhir, berikan nomor anggaran kepada perusahaan produksi sejak dini. Ini akan memberikan gambaran sejak awal apakah anggaran dan visi selaras. Kemudian rencanakan untuk menyesuaikannya.

Kita semua pernah menghadiri konferensi dengan masalah audio/visual. Rekayasa suara lebih merupakan seni daripada sains karena presenter yang berbeda memiliki gaya yang berbeda dan memerlukan peralatan yang berbeda untuk mendukungnya. Apa saja hal yang perlu dipikirkan untuk memastikan pembicara kita merasa nyaman dan semua penonton terlibat dengan konten yang disajikan?

Mirip dengan posisi grafis, posisi suara membutuhkan orang khusus untuk membuat suara bernyanyi. Ada begitu banyak tantangan mulai dari frekuensi hit, hingga penempatan mikrofon, dan presenter yang gugup…daftarnya terus bertambah.

Sahabat terbaik seorang kepala sound engineer adalah asisten suaranya dan manajer panggung. Asisten audio bertanggung jawab untuk menempatkan mikrofon pada posisi terbaik di kemeja/blus/jaket presenter. Ngomong-ngomong, tidak ada salahnya mendiskusikan pakaian yang direkomendasikan dengan presenter sebelum mereka tiba di lokasi. Kemeja berkancing adalah favorit kami saat menggunakan mikrofon lavalier. Komentar bonus pakaian: sebaiknya presenter tidak mengenakan gaun atau rok saat duduk.

Manajer panggung juga merupakan sekutu penting, dan merupakan orang terakhir yang diajak bicara oleh presenter sebelum dia naik ke panggung. Manajer panggung menjelaskan tata letak panggung, apa yang diharapkan saat berada di panggung, dan cara berbicara sehingga semua orang dapat mendengarnya. Dia juga akan memberikan sedikit efek menenangkan, karena kebanyakan orang secara alami merasa gugup sebelum naik ke panggung. Begitu presenter menyadari bahwa seluruh penonton mengenakan pakaian dalam, mereka sedikit tenang.

Audio itu lucu dalam artian, untuk tujuan presentasi, jika audiens Anda tidak memperhatikan audio, maka audio akan berfungsi dengan baik.

Terkait: 5 trik untuk membantu Anda menonjol di pameran dagang