4 Cara Mengubah Rapat dari Lancar menjadi Berdampak Besar
Apakah Anda bertemu langsung dengan semua orang di daftar tim Anda untuk mengetahui siapa yang melapor langsung kepada Anda? Apakah Anda memiliki waktu yang dijadwalkan secara rutin untuk berhubungan dengan setiap orang? Meskipun ada gunanya untuk selalu siap membantu tim Anda pada saat itu juga dan mengadakan pertemuan tatap muka secara rutin dengan mereka, ada banyak manfaat yang dapat diperoleh dari sesi yang dilaksanakan dengan benar dan terencana dengan baik.
Terkait: Cara terbaik untuk mengadakan pertemuan bisnis
Pertemuan mendadak, meskipun terkadang diperlukan, fokus pada pemadaman momen versus pencapaian tujuan strategis jangka panjang. Namun, menjadwalkan pertemuan hanyalah langkah pertama. Trik sesungguhnya adalah dengan memastikan bahwa pertemuan-pertemuan ini tidak hanya berisi pembaruan atau sesi penyelesaian masalah secara langsung, namun juga pertukaran gagasan yang strategis dan proaktif. Berikut empat cara untuk meningkatkan pertemuan tatap muka Anda saat ini:
1. Kapan dan di mana menjadwalkan pertemuan Anda.
Tanpa menjadwalkan rapat terlebih dahulu, akan sangat mudah untuk membiarkan jangka waktu yang lama berlalu tanpa melakukan percakapan yang berkualitas dengan anggota tim utama. Saat menetapkan jadwal pertemuan rutin, pertimbangkan tahap perkembangan setiap orang. Seorang veteran yang tangguh mungkin hanya memerlukan pertemuan bulanan, sementara anggota tim junior mungkin memerlukan sesi mingguan. Jika Anda merasa rapat di kantor terlalu mengganggu karena gangguan yang terus-menerus, pertimbangkan untuk melakukannya sambil minum kopi di toko terdekat. Atau berjalan dan berbicara di jalur lokal.
2. Tetapkan ekspektasi untuk setiap pertemuan.
Meskipun sebagian waktu Anda dengan setiap bawahan langsung mungkin dikhususkan untuk pembaruan dan isu-isu terkini, penting untuk mengalokasikan waktu yang cukup untuk melatih mereka mengenai keterampilan keberhasilan kepemimpinan jangka panjang. Untuk mendapatkan hasil maksimal dari setiap percakapan, saya sarankan Anda meminta anggota tim Anda untuk mempersiapkan pertanyaan dan ide mengenai strategi, serta materi diskusi filosofis. Mengharuskan mereka untuk berpikir ke depan tentang apa yang ingin mereka dapatkan dari pertemuan tersebut akan memberi mereka tujuan yang lebih baik.
Terkait: 5 Aturan untuk pertemuan yang sukses
3. Berpikirlah seperti seorang dokter.
Dokter dapat memainkan peran berbeda. Hal ini jelas terlihat ketika pasien masuk dengan membawa daftar gejala dan dokter mendiagnosis masalahnya serta menawarkan strategi perbaikan—istirahat, pengobatan, pembedahan, dan lain-lain. Peran penting lainnya yang harus dimainkan oleh setiap dokter yang baik terletak pada perawatan pencegahan. Waktu terbaik untuk menghadapi suatu masalah adalah sebelum masalah itu muncul. Sebagai pemimpin, terlalu mudah untuk terjebak dalam menulis “resep” hanya untuk penyakit yang ada saat ini dan mengabaikan apa yang mungkin menjadi masalah di kemudian hari.
Sebagai pemimpin yang efektif, penting bagi Anda dan bawahan langsung Anda untuk mencapai konsensus dalam menentukan tujuan triwulanan dan jangka panjang. Sama seperti dokter yang memberikan rekomendasi kepada pasiennya untuk tujuan perawatan pencegahan proaktif, Anda juga harus membantu membimbing anggota tim Anda menuju tujuan karier. Jika mereka perlu berhenti melakukan “X” dan mulai melakukan lebih banyak “Y”, tugas Anda adalah menunjukkan caranya.
4. Tetap pada jalurnya.
Bahkan strategi kencan terbaik pun bisa menjadi mangsa tantangan dunia nyata yang tak terelakkan. Sesi dibatalkan karena terlalu banyak yang harus dilakukan; atau agenda-agenda dikesampingkan karena terlalu banyak masalah mendesak yang harus didiskusikan dan dipadamkan. Sebagai pemimpin, salah satu peran Anda adalah bertindak sebagai moderator rapat. Ini berarti mempercepat langkah bila diperlukan dan melewatkan beberapa topik percakapan yang lebih biasa atau pribadi. Fokus pada poin-poin penting pembahasan dari jarak jauh akan membuat waktu setiap orang dapat dimanfaatkan dengan lebih baik.
Terkait: 7 rahasia pertemuan paling produktif
