Dari makan malam networking yang sederhana hingga konferensi kelas dunia, perencanaan acara membutuhkan waktu
Menyelenggarakan sebuah acara bisa menjadi hal yang menyenangkan atau sangat menyusahkan, Anda pasti mengerti idenya. Seluruh situasi bergantung pada bagaimana Anda merencanakan, mempersiapkan, dan mengelola ekspektasi. Jadi, setelah Anda memutuskan ingin mengadakan sebuah acara – berapa lama waktu yang Anda perlukan untuk menyelesaikan semuanya?
Tergantung pada jenis acara yang Anda selenggarakan ( lihat artikel ini untuk membantu Anda memutuskan jenis acara yang akan diselenggarakan) Anda dapat menggunakan detail di bawah ini sebagai pedoman umum.
1. Satu bulan: Jaringan, apresiasi pelanggan, akuisisi pelanggan, atau pesta peluncuran
Katakanlah Anda merencanakan acara networking, acara apresiasi/akuisisi pelanggan, atau pesta peluncuran. Anda mungkin menargetkan 50 hingga 150 orang di bar lokal atau tempat terkenal di area tersebut, dan tujuan Anda adalah melibatkan dan menikmati para tamu dengan presentasi minimal.
Berikut adalah panduan untuk empat minggu menjelang acara tersebut.
Empat minggu lagi:
- Amankan tempatnya.
- Tanyakan kepada lokasi mengenai peluang papan reklame digital di lokasi dan tentukan serta pesan semua papan reklame cetak yang dibutuhkan.
- Pastikan tanggalnya tidak bersaing dengan acara lokal lain yang menarik audiens yang sama (Anda dapat memeriksa kalender lokal untuk ini).
- Pesan fotografer / videografer Anda.
- Kirimkan undangan awal untuk masuk ke kalender peserta target Anda.
- Mulailah mengatur postingan media sosial Anda.
Tiga minggu lagi:
- Pastikan semua undangan dan halaman pendaftaran acara aktif.
- Mulai dorong media sosial tentang acara tersebut.
- Tentukan menu makanan/minuman Anda (beri tahu lokasi perkiraan kehadiran Anda, namun tanyakan tentang fleksibilitas jumlah saat tanggalnya semakin dekat).
- Menindaklanjuti tamu undangan untuk memberikan update acara.
- Hubungi mitra acara mana pun untuk memastikan mereka memiliki semua detail dan melakukan promosi sesuai kebutuhan.
Minggu kedua:
Jaga agar tetap ringan — lanjutkan promosi dan lihat tata letak ruang di tempat tersebut untuk memastikannya sesuai dengan alur acara yang ingin Anda buat.
Minggu pertama: Bersiaplah untuk berpesta!
- Kirim dorongan terakhir untuk RSVP.
- Pastikan peserta memiliki semua informasi yang relevan.
- Tambahkan nama pengguna media sosial Anda dan bersiaplah untuk tampil menonjol.
- Ambil semua signage, buat signage digital jika Anda bisa menggunakannya.
- Persiapkan proses check-in Anda.
- Cetak pemberitahuan fotografi.
- Pastikan Anda memiliki cara untuk mengumpulkan kartu saat itu juga.
Dan nikmatilah!
2. Dua hingga tiga bulan: Obrolan api unggun/seri pembicara
Untuk obrolan api unggun atau rangkaian pembicara, Anda dapat mengikuti daftar periksa empat minggu di atas, tetapi tambahkan satu bulan tambahan sebelumnya untuk mengamankan speaker Anda. Acara ini kemungkinan akan menargetkan sejumlah kecil 25 hingga 75 orang untuk mempertahankan suasana yang lebih intim dan memungkinkan terjadinya tanya jawab dan diskusi antara presenter dan tamu.
3. 10 hingga 12 bulan: Konferensi atau pertemuan puncak
Daftar periksa perencanaan konferensi terbaik yang pernah saya temukan diterbitkan oleh Brown University dan dapat ditemukan di sini Di Sini. Meskipun daftar ini khusus untuk Brown University, saya telah menemukan bahwa garis waktu dan pokok-pokok utama mengenai perencanaan konferensi umum dapat diterapkan dengan beberapa penyesuaian.
Dari pengalaman, 12 bulan adalah waktu yang ideal, dan daftar tersebut akan memberi Anda panduan tentang apa yang perlu Anda capai dan kapan. Dalam keadaan darurat, konferensi dapat direncanakan dalam beberapa bulan, namun Anda memerlukan tim hebat yang dapat terlibat dengan cepat jika Anda mendapatkan daya tarik dan laba atas investasi dari waktu dan investasi finansial Anda.
Acara adalah cara terbaik untuk terhubung dengan pelanggan Anda, dan ada berbagai ukuran dan jenis yang dapat dipilih. Semakin banyak Anda mempersiapkan sebelumnya, semakin banyak kesenangan yang akan Anda dapatkan selama acara itu sendiri!
Terkait: 5 pertanyaan penting untuk ditanyakan untuk mendapatkan hasil maksimal dari siaran langsung Anda
