Bagaimana mempertahankan pengetahuan institusional ketika bisnis Anda bergantung pada pekerja lepas

Salah satu biaya pergantian karyawan yang dianggap remeh – selain biaya perekrutan dan pelatihan karyawan baru – adalah hilangnya pengetahuan institusional yang disebabkan oleh keluarnya karyawan. Ketika karyawan meninggalkan perusahaan Anda, mereka membawa serta banyak pengetahuan berharga, koneksi, keahlian, dan modal sosial yang sulit digantikan.

Pengetahuan institusional, juga dikenal sebagai memori institusional, adalah bagian dari kekayaan intelektual perusahaan: pengetahuan ini merupakan seperangkat konsep utama, pengalaman, keahlian, proses, struktur internal, dan pemahaman kolektif perusahaan tentang cara bekerja.

Semua hal ini memerlukan waktu untuk dipelajari, dan basis pengetahuan ini adalah bagian dari budaya unik dan bahasa bersama perusahaan; ketika karyawan keluar, atau ketika karyawan baru diangkat, perusahaan harus mempunyai rencana untuk menjaga kelangsungan pengetahuan institusional perusahaan. Tantangan untuk melestarikan dan mentransfer pengetahuan institusional yang unik ini telah meningkat selama beberapa tahun dan kini mencapai titik kritis seiring dengan semakin banyaknya perusahaan yang bertransisi ke ekonomi pekerja lepas. Lanskap ketenagakerjaan berubah secara permanen karena beberapa tren sosial, budaya dan ekonomi yang menonjol dan banyak perusahaan mencoba untuk menyesuaikan proses perekrutan, kolaborasi dan retensi agar sesuai dengan peluang baru bekerja dengan pekerja lepas.

Terkait: Kita berubah menjadi negara pekerja lepas. Inilah tampilannya

Aspek kunci dari pengetahuan organisasi adalah kaitannya dengan membangun dan mengembangkan pengetahuan perusahaan seputar tenaga kerja eksternal mereka.

Sebelum memulai Shortlist – sebuah perusahaan teknologi manajemen tenaga kerja – Saya menghabiskan hampir 15 tahun di berbagai perusahaan dalam peran mencari dan mempekerjakan vendor eksternal dan pekerja lepas. Masalah paling umum ketika mempekerjakan pekerja lepas adalah kurangnya informasi di dalam perusahaan tentang hubungan sebelumnya dengan pekerja lepas mereka; siapa yang digunakan perusahaan untuk jenis proyek tertentu, atau bagaimana kinerja pekerja lepas di masa lalu — apakah pekerja lepas menyelesaikan pekerjaan tepat waktu, apakah melebihi anggaran, dll.

Sayangnya, sebagian besar organisasi masih kekurangan sistem untuk mentransfer pengetahuan kelembagaan semacam ini, yang akibatnya membuat mereka rentan terhadap risiko perekrutan yang buruk dan harus merekrut, mempekerjakan kembali, dan melatih kembali berkali-kali.

Saat merekrut pekerja lepas, yang penting bukan hanya soal menemukan keterampilan dan keahlian teknis yang tepat—Anda memerlukan pekerja lepas yang memiliki budaya yang sesuai dengan organisasi. Anda harus yakin bahwa mereka akan bekerja dengan baik pada jenis proyek yang ingin Anda tugaskan kepada mereka, dan bahwa mereka akan menyelesaikannya tepat waktu.

Jadi apa yang bisa dilakukan mengenai hal itu?

Perusahaan harus mulai menggunakan sistem pencatatan untuk menyimpan riwayat hubungan mereka dengan pekerja lepas dan kontraktor.

Terkait: Apa yang dibutuhkan pekerja dalam perekonomian on-demand

Faktanya, organisasi telah mengumpulkan dan berbagi data secara efektif selama bertahun-tahun menggunakan berbagai sistem pencatatan, terutama di bidang penjualan, di mana sistem CRM memberikan nilai luar biasa melalui data bersama yang memungkinkan perusahaan mengenali peluang penjualan yang seharusnya ada. terlewatkan.

Mengikuti tren tersebut, kita dapat mengharapkan perusahaan untuk memanfaatkan teknologi tenaga kerja yang berkembang pesat dan dirancang khusus untuk ekonomi pekerja lepas.

Beberapa perusahaan sudah menyadari perlunya membangun pengetahuan internal tentang tenaga kerja eksternal mereka. Salah satu contoh yang menonjol adalah PricewaterhouseCoopers (PwC)yang baru-baru ini meluncurkan pasar bakat swasta yang disebut “Talent Exchange”, tempat para pekerja lepas di AS dapat mengajukan permohonan untuk dipilih bergabung dalam proyek konsultasi bagi klien PwC.

Seiring dengan pertumbuhan ekonomi pekerja lepas, semakin banyak organisasi yang mengikuti jejak PwC dalam mentransfer pengetahuan mereka ke platform talenta dan tetap terhubung dengan pekerja lepas mereka sebagai sumber daya berkelanjutan bagi perusahaan – sekaligus menjaga koneksi dan data ini sebagai bagian dari fondasi perusahaan. pengetahuan institusional.

Contoh yang bagus adalah Sistem Manajemen Freelance (FMS) — tidak hanya untuk membantu perusahaan melibatkan pekerja lepas, namun juga berfungsi sebagai gudang pengetahuan perusahaan tentang tenaga kerja lepas yang bertindak sebagai sumber bakat pekerja lepas yang berkelanjutan bagi perusahaan.

Terkait: Ekonomi pekerja lepas sedang berkembang pesat. Tapi apakah ini bisnis yang bagus?

Sistem manajemen pekerja lepas (FMS), jika digunakan dengan baik, dapat memberikan wawasan data yang luar biasa mengenai riwayat kerja setiap pekerja lepas, reputasi profesional, dan bidang keahlian khusus. Hal ini memudahkan perusahaan untuk merekrut atau mempekerjakan kembali talenta yang tepat, sekaligus yakin bahwa pekerja lepas tersebut memiliki keterampilan, pengalaman, etos kerja, dan kepribadian yang sesuai dengan budaya organisasi. FMS dapat menghilangkan sebagian besar risiko perekrutan yang buruk, membantu perusahaan merekrut dan meningkatkan skala tim mereka lebih cepat dengan menggunakan rujukan dan rekomendasi dari jaringan pekerja lepas tepercaya mereka.

Pengetahuan institusional merupakan elemen penting dalam membangun organisasi yang sukses, dan penting untuk melestarikan pengetahuan ini dan mentransfernya kepada karyawan baru. Dengan percepatan transformasi tenaga kerja, kita dapat melihat semakin banyak perusahaan yang mulai menggunakan sistem FMS untuk berkembang dan berbagi data dan pengetahuan tentang tenaga kerja eksternal mereka.