Bagaimana mencapai lebih banyak dengan berbuat lebih sedikit

Ada kesalahpahaman bahwa bekerja di kantor berarti menelusuri email yang tak ada habisnya sambil memegang telepon di satu tangan dan menulis catatan di tangan lainnya. Ada cara yang lebih baik dan lebih produktif bagi orang-orang untuk menghabiskan hari kerja mereka. Saya memerlukan beberapa gelar dan beberapa karier untuk menyadari bahwa saya perlu mengoptimalkan proses saya dengan bekerja lebih cerdas, bukan lebih keras.

Ketika saya bergabung Penjaga Toko, saya mendapati diri saya dijadwalkan untuk menghadiri pertemuan berturut-turut dari pagi hingga malam. Hal ini menyisakan sedikit waktu untuk fokus menyelesaikan tugas. Pengalaman saya sebelumnya membuat saya percaya bahwa saya adalah orang yang mampu melakukan banyak tugas sekaligus, namun usaha baru ini mengajarkan saya bahwa hal seperti itu memang ada. Menurut psikolog dan peraih Nobel Daniel Kahneman, “itu adalah tanda dari upaya aktivitas yang saling mengganggu, dan oleh karena itu sulit atau tidak mungkin untuk melakukan beberapa aktivitas sekaligus. Anda tidak dapat menghitung hasil kali 17 x 24 saat membuat a belok kiri saat lalu lintas padat, dan sebaiknya Anda tidak mencobanya.”

Untuk meningkatkan produktivitas harian, Anda perlu belajar bagaimana fokus pada satu tugas pada satu waktu. Tidak ada gunanya mencoba melakukan semuanya sekaligus. Untungnya, beberapa taktik utama dapat meningkatkan produktivitas dan mempertajam etika Anda secara keseluruhan.

Buatlah daftar tugas.

Saat Anda bekerja penuh waktu, pagi dan sore hari mungkin merupakan satu-satunya komponen hari yang berada di bawah kendali Anda. Manfaatkan waktu ini dengan tetap teratur dan menetapkan prioritas harian. Tampak Dan catatan abadi adalah dua aplikasi yang memungkinkan pengguna membuat daftar tugas. Membuat daftar dalam aplikasi sebelum tidur memungkinkan Anda menjernihkan pikiran sambil merencanakan ke depan dengan baik. Selama tidur, otak Anda memproses dan memprioritaskan beberapa tugas ini meskipun Anda tidak sadar sedang memikirkannya.

Setiap pagi saya meninjau dan mengedit daftar saya sebelum melakukan tugas apa pun. Hal ini mencegah saya memprioritaskan daftar tugas orang lain dibandingkan daftar tugas saya sendiri — itulah yang terjadi ketika saya memulai hari saya dengan membalas email. Praktek ini juga berlaku untuk rapat. Mempersiapkan agenda sebelumnya akan menjabarkan tujuan dan sasaran, menjaga tim tetap pada jalurnya, meminimalkan gangguan, dan menghasilkan percakapan yang lebih produktif untuk seluruh kelompok.

Terkait: 7 rahasia untuk menangani daftar tugas Anda setiap hari

Berhenti melakukan banyak tugas.

Multitasking membagi perhatian Anda. Jika Anda meregangkan tubuh terlalu kurus, Anda akan merasa tidak efisien dan frustrasi karena Anda terlalu fokus pada produk selama proses tersebut. Kecemasan yang Anda rasakan saat menunda-nunda disebabkan oleh rasa sakit di bagian korteks insular otak. Ini mengirimkan sinyal peringatan yang menyebabkan stres saat Anda mengkhawatirkan produk akhirnya. Sebaliknya, pikirkan satu tugas dan proses yang Anda perlukan untuk mencapai tujuan tersebut, dan Anda akan lebih jarang mengalami perasaan cemas. Tidak mengherankan, mengarahkan lebih sedikit energi mental ke pemicu stres pada akhirnya membantu Anda meningkatkan efisiensi secara keseluruhan dan mencapai lebih banyak hal.

Terkait: Lupakan Multitugas. Produktivitas nyata berasal dari satu tugas

Anda dapat mulai mengubah kebiasaan kerja Anda dengan menggunakan metode pengondisian yang disebut Teknik Pomodoro, dikembangkan oleh pengusaha Francesco Cirillo. Teknik ini mengajarkan praktisi untuk fokus dalam interval pendek dan bekerja seiring waktu, bukan melawannya. Caranya cukup sederhana: Luangkan pikiran Anda pada satu aktivitas dalam interval 25 menit. Atur pengatur waktu agar Anda dapat sering melihatnya sebagai motivasi. Kemudian istirahatlah selama lima menit sebelum memulai siklus 25 menit lainnya. Sesi singkat dan sederhana ini memberikan kerangka waktu optimal untuk berkonsentrasi pada tugas individu dan menerapkan pendekatan berorientasi proses.

Fokus, fokus, fokus. …

Alat seperti Teknik Pomodoro menjadi tidak berguna jika Anda tidak mengesampingkan gangguan internal dan eksternal. Pelakunya bisa jadi rekan kerja yang cerewet, media sosial, email, pemeriksaan cepat skor pertandingan – dan masih banyak lagi. Jangan reaktif. Untuk menghindari godaan sepenuhnya, matikan ponsel Anda, matikan notifikasi, dan unduh aplikasi yang membantu Anda mengelola pesan masuk. Jeda Kotak Masuk biarkan email Anda ditangguhkan untuk sementara waktu. Jika Anda ingin membaca artikel yang menarik, masukkan saja ke dalam Tas aplikasi, yang menyimpan konten untuk dilihat nanti.

Penting untuk menyisihkan waktu untuk fokus, tanpa gangguan. Apakah Anda lebih suka pagi hari atau larut malam, carilah waktu dan berkomitmenlah untuk itu. Membenamkan diri dalam tujuan Anda sendiri akan memberdayakan Anda untuk memulai hari dengan kerangka berpikir yang lebih positif dan mengakhirinya dengan rasa pencapaian, tidak peduli bagaimana peristiwa yang terjadi di antaranya.

Terkait: Cara tetap fokus: latih otak Anda

… dan kemudian rusak!

Tidaklah realistis untuk menuntut fokus yang berdedikasi dan sepanjang hari. Inilah sebabnya mengapa Teknik Pomodoro dan sistem manajemen waktu lainnya menyertakan istirahat yang teratur. Penangguhan hukuman ini memungkinkan pikiran Anda untuk beristirahat dan beralih ke mode yang menyebar. Mereka menghargai Anda karena berkonsentrasi. Ketika tiba waktunya untuk mengalihkan fokus, lakukan semua hal yang seharusnya dapat mengalihkan perhatian. Berjalan-jalan, bermeditasi, mengadakan pertemuan dengan rekan kerja, memeriksa email atau membaca artikel yang disimpan di aplikasi Pocket. Istirahat seperti itu penting untuk membangun dan memulihkan kemauan.

Sadarilah bahwa Anda tidak harus melakukan semuanya sekaligus untuk memaksimalkan hari Anda. Faktanya, Anda tidak bisa. Buat daftar tugas yang jelas, gunakan alat produktivitas, dan pikirkan cara untuk lebih fokus pada tugas individual. Dengan sedikit latihan, Anda akan terkejut melihat seberapa banyak yang bisa Anda capai.