3 peretasan baru untuk meningkatkan produktivitas Anda

Satu-satunya sumber daya yang tidak dapat kita habiskan dalam hidup ini adalah waktu. Kami mendapatkan apa yang kami dapatkan, jadi kami harus memanfaatkannya sebaik mungkin.

Sebagai gambaran, saya memiliki pekerjaan penuh waktu, bisnis sampingan online yang menguntungkan dan saya juga menulis secara teratur untuk enam situs web besar yang berbeda termasuk Pengusaha.com. Oh ya, saya dan istri memiliki tiga orang anak berusia 4 hingga 14 tahun. Anggap saja tidak banyak waktu luang untuk bermalas-malasan dalam jadwal saya.

Jadi saya selalu mencari cara yang lebih baik dan efisien untuk memaksimalkan keluaran dan hasil saya dengan masukan yang paling berdampak. Mengetahui hal ini tentang saya, seorang teman memperkenalkan saya kepada penulis buku terlaris Frank Viola. Orang ini berada di luar jangkauan dalam hal menghasilkan pengiriman berkualitas tinggi yang konsisten.

Pertimbangkan bahwa selama delapan tahun terakhir, Viola telah menulis 25 buku penuh — 12 untuk penerbit tradisional dan sisanya diterbitkan sendiri — tujuh di antaranya telah mencapai status buku terlaris. Dia juga menulis lebih dari 900 postingan blog unik dalam periode yang sama, dan dia menghasilkan lebih dari 125 episode podcast yang mendorong siaran audio mingguannya ke posisi nomor dua di iTunes.

Selain itu, dia menulis buletin dua mingguan kepada pelanggannya dan telah berbicara kepada ratusan audiens. Semua ini tanpa satu pun pekerja lepas, pengarang untuk orang lain, anggota staf editorial, atau penggunaan apa pun PLR konten selama periode delapan tahun itu.

Sebagai perbandingan, tingkat produktivitas rata-rata orang Amerika sejak tahun 2009 turun menjadi 1,0 persen — turun dari 2,3 persen pada awal tahun 2000an. Ini merupakan penurunan produktivitas lebih dari 50 persen. Dapat dikatakan bahwa pria tersebut mengetahui satu atau dua hal dalam menyelesaikan sesuatu.

Dalam wawancara baru-baru ini, Viola berbagi dengan saya beberapa taktik dan teknik yang dia gunakan untuk menjalankan praktik produktifnya. Tiga peretasan berikut adalah beberapa cara baru yang ia lakukan untuk mencapai tingkat produktivitas yang belum pernah terjadi sebelumnya.

1. Melakukan audit aktivitas.

Prinsipnya sama dengan audit keuangan, yaitu Anda melihat setiap dolar yang masuk dan kemudian mencatat ke mana setiap dolar tersebut digunakan untuk mengidentifikasi bidang-bidang pembelanjaan yang terbuang. Namun, Viola menekankan untuk melakukan latihan ini pada setiap aktivitas yang dilakukan.

“Penting bagi orang-orang untuk melacak apa yang mereka lakukan dalam interval 15 atau 30 menit setiap hari selama seminggu penuh – untuk menuliskan semuanya. Tampaknya membosankan, tetapi ini penting karena ini juga sangat membantu Anda mengidentifikasi waktu- menggunakan pola-pola seperti semua aktivitas yang tidak memberikan hasil, memberikan dampak, atau memajukan Anda menuju tujuan menyeluruh Anda,” kata Viola.

Ia mengatakan menetapkan garis dasar ini adalah langkah pertama yang penting untuk mengetahui di mana harus melakukan pemotongan.

“Bagi saya, hal ini menyebabkan terhapusnya banyak proyek dan kegiatan yang berbeda, yang memberi saya kebebasan untuk mengambil peluang lain yang lebih selaras dengan tujuan saya. Ini adalah latihan yang baik untuk menjadi lebih produktif,” katanya.

Terkait: Jadilah monster produktivitas dengan menghilangkan 5 kebiasaan membuang-buang waktu ini

2. Berlatihlah membuat prioritas yang “ketat tapi longgar”.

Dari semua taktik yang dia diskusikan dengan saya, taktik ini adalah yang paling inovatif—terutama jika dibandingkan dengan model penentuan prioritas tradisional.

Meskipun ia mengandalkan daftar tugas harian yang disiapkan malam sebelumnya, di situlah kesamaan dengan praktik pembuatan prioritas lainnya berhenti.

Daftarnya berisi antara 5-10 tugas pribadi DAN bisnis yang dipadukan untuk membantu mencapai “keseimbangan hidup dinamis” yang menurut Viola diperlukan untuk produktivitas puncak.

Dan meskipun tugas-tugasnya berbeda-beda tingkat kepentingannya—dia menangani masalah-masalah mendesak terlebih dahulu untuk membantu mengekang kecenderungan manusia untuk menunda-nunda—Viola mengambil pendekatan yang “ketat tapi longgar” ketika melakukan semua aktivitas lain yang terdaftar, artinya dia tidak membatasi tugas berdasarkan waktu melainkan karena motivasinya.

“Jadi saya akan membagi proyek-proyek besar menjadi blok-blok aktivitas yang dapat dikelola bukan didasarkan pada waktu. Saya akan mengerjakan aktivitas itu sampai saya tidak lagi termotivasi olehnya, kemudian saya akan melanjutkan ke blok aktivitas lain. Hal ini memastikan bahwa saya hanya menerapkan kemampuan terbaik saya pada setiap aktivitas dan bukan upaya setengah hati. Saya yakin jadwal yang terlalu diatur akan mematikan kreativitas dan produktivitas,” katanya.

Terkait: 5 cara untuk membangun bisnis Anda alih-alih terjebak oleh semua gangguan yang mengganggu

3. Lihat proyek Anda sebagai seni — secara harfiah.

Salah satu area utama hilangnya produktivitas terjadi ketika individu membuang waktu untuk mencari informasi atau file penting.

Faktanya, menurut s Laporan McKinsey pada tahun 2013, karyawan menghabiskan 1,8 jam setiap hari — rata-rata 9,3 jam per minggu — untuk mencari dan mengumpulkan informasi. Dengan kata lain, pekerja menghabiskan lebih dari 20 persen waktunya bukan menambah nilai nyata saat mencari barang.

Untuk menghilangkan pencarian file penting dan dokumen proyek yang tidak perlu di lemari dan tumpukan, Viola menggantung semua dokumen proyek yang diperlukan di dinding, seperti karya seni kantor, di atas tempat kerjanya.

“Saya menggunakan pengatur file yang dirancang khusus dan digantung di dinding, yang memungkinkan saya menutup secara visual semua dokumen relevan yang sedang saya proses. Saya dapat langsung mencari dan mengakses setiap file proyek dalam hitungan detik. Ini membuat transisi stop-start lebih mudah, dan memungkinkan saya untuk tetap berada dalam alur produktivitas tanpa henti,” katanya.

Terkait: 7 langkah sukses mengelola hari Anda sebagai wirausaha

Viola juga mengandalkan peretasan teknologi yang menghemat waktu, seperti perangkat lunak yang juga dapat menguraikan tulisan cepat yang dipersonalisasi Dikte naga perangkat lunak yang mentranskripsikan ucapannya ke teks dengan kecepatan 2 hingga 3 kali lebih cepat daripada kecepatan mengetiknya. Dia menjelaskan lebih detail di s kursus dia telah mengembangkannya, yang dia yakini dapat membantu siapa pun meningkatkan produktivitas mereka dan memicu hasil kreatif.

“Masing-masing taktik ini mungkin tidak terlihat efektif jika dilakukan secara individual, namun jika digabungkan akan menghasilkan efek kumulatif yang kuat terhadap produktivitas individu,” katanya.