4 tips menjalankan pertemuan profesional

Kita semua frustrasi dengan pertemuan bisnis yang tidak ada gunanya, jadi ketika kita didirikan Pesan Dalam Kotaksalah satu pendiri saya dan saya bersumpah untuk tidak memilikinya.

Kami menjalankan rapat sesuai dengan apa yang saya pikirkan tentang startup: longgar, bebas, positif, ikut serta, biarkan siapa pun bicara. Karena kebalikan dari gaya rapat perusahaan – kaku, terstruktur, panjang, ceramah – seharusnya berhasil, bukan?

Kami berhasil tidak mengadakan rapat perusahaan — namun kami melakukan kesalahan dengan cara yang sangat berbeda.

Untungnya, CEO baru kami, JT McCormick, adalah pakar dalam rapat yang efektif dan salah satu penasihat kami Cameron Herold juga demikian (dia benar-benar menulis buku tentang subjek tersebut, “Rapat menyebalkan”).

Cameron dan JT memiliki filosofi rapat yang hampir sama, dan sebagai hasilnya kami mendapat kelas master tentang cara menjalankan rapat bisnis yang efektif. Dalam empat bulan sejak JT mengambil alih, saya pribadi telah mengurangi waktu rapat saya sebesar 50 persen, waktu rapat perusahaan kami mungkin telah berkurang setidaknya sebanyak itu (dan mereka dua kali lebih produktif). Inilah cara kami melakukannya:

1. Satu hari dalam seminggu untuk semua rapat departemen.

Ketika JT tiba, kami mengadakan rapat umum pada hari Senin, kemudian empat rapat departemen yang berbeda, masing-masing pada hari yang berbeda dalam seminggu. Kami pikir ini efisien karena hanya berarti satu pertemuan dalam sehari. Kami salah.

Terkait: Bosan dengan pertemuan yang tidak berguna? 9 cara untuk membuatnya lebih efektif. (Infografis)

JT meminta kami beralih ke semua rapat pada hari Senin:

“Anda mengadakan semua rapat tetap dalam satu hari. Pertama rapat departemen, kemudian hari diakhiri dengan tangan Anda, sehingga Anda dapat secara kolektif mengungkapkan wawasan apa pun yang muncul kepada kelompok. Setelah semua sesi, semua orang berada dalam mode eksekusi, sisanya tidak ada lagi pembicaraan minggu ini, hanya tindakan, yang seharusnya dilakukan oleh seorang pemula.”

Hal ini mempunyai manfaat tambahan karena memungkinkan orang menghabiskan sebagian besar minggu mereka sesuai jadwal pembuat, dibandingkan dengan jadwal manajer. Paul Graham menjelaskan konsep tersebut dengan baiknamun ide dasarnya adalah bahwa banyak waktu yang tidak terputus adalah kunci dalam melakukan jenis pekerjaan yang dilakukan wirausahawan dan startup.

Kita mengira kita membantu orang, namun sebenarnya kita merampas waktu mereka untuk berkonsentrasi dan menyelesaikan pekerjaan nyata.

2. Setiap rapat harus mempunyai agenda yang jelas.

Zach dan saya membuka dan mengumpulkan agenda setiap pertemuan. Kami pikir itu cara yang sangat keren untuk melakukannya. Tapi itu tidak berhasil. JT mengakhirinya dengan cepat:

“Sering kali pertemuan Anda bertujuan untuk memahami alasan Anda mengadakan pertemuan. Orang-orang akan berkata, ‘Oke. Apa yang terjadi? Ada yang punya masukan? Ada yang ingin berdiskusi? Apakah ada agendanya?’ Anda tidak mengumpulkan semua orang untuk rapat untuk mencari tahu alasan harus mengadakan rapat.

Sebaliknya, satu orang memiliki agenda untuk setiap pertemuan. Siapa pun dapat memposting sesuatu di dalamnya, tapi mereka akan dihapus oleh pemilik rapat. Agenda itu bersifat publik. Anda tetap pada topik agenda pertemuan sebenarnya. Di akhir pertemuan itu ada kesimpulan dan tindakan yang harus diambil.”

JT memiliki tes empat bagian yang sangat sederhana untuk menjalankan dan mengelola rapat: “Apa agenda rapat ini? Mengapa kita akan membicarakannya? Apa kesimpulannya? Apa langkah selanjutnya, jika ada?”

Terkait: 5 tips untuk rapat tim yang efektif

Ini sangat sederhana, namun sangat efektif. Dan bagian terbaiknya adalah ini memungkinkan Anda membatalkan semua jenis rapat, menjadikan rapat yang Anda adakan sangat efektif dan memperjelas apa yang perlu Anda lacak.

(Cameron merekomendasikan untuk mencantumkan biaya setiap rapat agar orang-orang tetap mendapat informasi dan mengerjakan tugas. Kami tidak melakukan ini lagi karena JT menjaga jadwal rapat kami sangat ketat, namun Anda dapat menggunakan Kalkulator biaya rapat untuk mencari tahu.)

3. Setiap orang harus berbicara.

Zach dan saya sering berceramah dan memberikan ceramah di antara kami sendiri selama pertemuan. Kami tidak bermaksud melakukannya, tapi hal itu selalu terjadi. JT dengan cepat mendiagnosis masalah kami dan membalikkannya:

“Anda mencoba menunjukkan kepada semua orang betapa pintarnya Anda dengan memberi tahu mereka segalanya, bahkan apa yang seharusnya mereka pikirkan. Itu sebabnya Anda merasa seperti sedang menguliahi. Sebaliknya, berikan mereka informasi dasar, lalu tanyakan jika ada pertanyaan, dan lalu tutup mulut. Beri orang ruang untuk menjawab.

Anda juga harus memperjelas bahwa semua diskusi mengenai topik ini harus dilakukan dalam rapat. Kalau tidak sependapat, atau punya wawasan, atau ingin berkontribusi, waktu yang membahasnya adalah saat rapat, bukan setelahnya, karena kalau tidak, tidak akan diperbaiki.

Anda benar-benar tidak boleh membiarkan mentalitas ‘menunggu untuk berbicara dalam kelompok yang lebih kecil setelah pertemuan’ yang mengarah pada tidak adanya umpan balik dalam pertemuan, dan keputusan dibuat dalam kelompok kecil dalam kegelapan dan bukan seluruh kelompok dalam terang. Itu harus menjadi bagian dari budaya perusahaan.”

JT benar sekali dalam hal ini. Kami bahkan telah mengintegrasikan prinsip-prinsip ini dalam budaya perusahaan kami, dan ini benar-benar berhasil — hampir tidak ada lagi diskusi tentang “pendingin air”. Setiap diskusi atau debat terjadi di depan umum, dalam pertemuan-pertemuan yang telah ditentukan dan semua orang terlibat.

4. Mendelegasikan pimpinan rapat.

Sebagian besar pertemuan yang menarik sebenarnya adalah pendelegasian SIAPA mengelola pertemuan tersebut. Daripada “bos” yang selalu menjalankan rapat, JT kini memiliki banyak orang berbeda yang menjalankan rapat:

“Saat saya meminta orang lain menjalankan rapat, hal ini tidak hanya membuat mereka terlibat dalam rapat tersebut, namun juga membuat mereka lebih terlibat dalam rapat yang tidak mereka adakan. Itu karena mereka sekarang memikirkan setiap rapat dalam konteks ‘Bagaimana caranya? Apakah itu berjalan?’ Mereka sekarang menilai setiap pertemuan sebagai calon pemimpin pertemuan.

Terkait: Rapat menyebalkan. Berikut adalah 5 cara untuk membuat mereka tidak terlalu menyebalkan.

Bagian penting dalam menyelenggarakan rapat yang hebat adalah membuat semua orang melihat diri mereka sebagai pemimpin pada tingkat tertentu, dan satu-satunya cara untuk melakukannya adalah dengan membuat mereka benar-benar memimpin rapat.”