9 strategi untuk melewati penjaga gerbang
Kemungkinan besar Anda mencoba menelepon seseorang yang penting dan Anda dialihkan ke sekretaris atau asistennya. Orang ini juga dikenal sebagai “penjaga gerbang”, dan tugas mereka adalah melindungi eksekutif atau VIP dari tenaga penjualan atau panggilan telepon yang tidak diinginkan.
Bagi sebagian orang, penjaga gerbang bisa jadi mengintimidasi, tetapi jika Anda tahu cara memperlakukan orang ini, dia bisa menjadi sekutu terbesar Anda. Berikut beberapa cara untuk memberikan kesan yang baik pada penjaga gerbang.
1. Perlakukan penjaga gerbang dengan hormat.
Kebanyakan penjaga gerbang sangat dihormati di dalam perusahaan. Jangan pernah mengabaikan upaya mereka atau memperlakukan mereka sebagai malaikat yang akan membukakan gerbang keberuntungan Anda. Pastikan untuk menyatakan penghargaan Anda atas bantuan apa pun yang mereka berikan, baik dengan mereka maupun atasan mereka.
2. Tetap tenang.
Penjaga gerbang hanya melakukan tugasnya, jadi frustrasi atau kemarahan tidak akan membuat Anda lolos. Sebaliknya, sikap negatif bisa membuat Anda “masuk daftar hitam”.
Terkait: 7 tips untuk menyukseskan pertemuan pertama yang penting dengan calon pelanggan
3. Berbicaralah dengan percaya diri.
Penjaga gerbang ahli dalam menyingkirkan penelepon yang tidak diinginkan. Waspadai nada suara Anda. Berbicaralah dengan suara yang santai dan mantap, berbicaralah dengan sopan dan tersenyumlah saat berbicara. Bertindak dengan percaya diri, bukan gugup.
4. Bersikaplah baik.
Bersikaplah ramah, tetapi jangan terlalu pribadi atau menyia-nyiakan waktu penjaga gerbang dengan obrolan kosong. Pertahankan batasan profesional. Tidak apa-apa untuk terlibat dalam obrolan ringan. Misalnya, tanyakan bagaimana kabarnya hari itu atau apakah Anda pernah bertemu dengannya sebelumnya, sebutkan sesuatu yang Anda bicarakan pada percakapan terakhir Anda. Anda tidak pernah tahu, terkadang penjaga gerbang memiliki wewenang untuk mempekerjakan Anda atau jasa Anda, jadi penting untuk bersikap sopan.
5. Gunakan nama depan CEO.
Suara yang paling manis di telinga seseorang adalah namanya sendiri. Gunakan nama depan CEO bila memungkinkan. Misalnya: “Hai Joan, ini John Doe. Bolehkah saya berbicara dengan Richard?”
Terkait: Kuasai pertemuan tatap muka
6. Jujurlah.
Salah satu cara untuk membuka pintu adalah dengan memperkenalkan diri Anda kepada eksekutif atau VIP melalui email. Ketika Anda kemudian melakukan panggilan tindak lanjut, Anda dapat dengan jujur memberi tahu penjaga gerbang bahwa Anda menindaklanjuti informasi yang Anda kirimkan sebelumnya.
7. Jangan menjual kepada penjaga gerbang.
Banyak penjaga gerbang bertanya, “Mengapa ini terjadi?” Siapkan jawaban yang tidak terdengar seperti promosi penjualan. Katakan sesuatu yang menyebutkan beberapa korespondensi masa lalu yang Anda lakukan dengan eksekutif tersebut, seperti “Saya di Class Act Catering dan saya menindaklanjuti email yang saya kirim minggu lalu tentang retret pemasaran perusahaan Anda yang akan datang.”
8. Minta untuk meninggalkan pesan suara.
Jika manajer sedang sibuk atau berada di luar kantor, mintalah agar diarahkan ke pesan suaranya, terutama jika Anda sudah mencoba menelepon beberapa kali. Ini akan mencegah Anda mengganggu penjaga gerbang lagi dan lagi.
Terkait: Mengapa tidak ada media sosial yang bisa menandingi tatap muka
9. Telepon sebelum atau sesudah jam kerja.
Salah satu cara efektif untuk melewati penjaga gerbang adalah dengan menelepon eksekutif sebelum atau setelah jam kerja normal. Pengemudi sering kali datang lebih awal atau datang terlambat, dan Anda dapat melihat mereka sedang menjawab teleponnya sendiri saat ini.
Ingatlah bahwa penjaga gerbang adalah orang yang paling dekat dengan manajer yang ingin Anda hubungi, jadi perlakukan mereka dengan rasa hormat yang tulus dalam setiap kontak. Ini termasuk keluarnya Anda, baik melalui telepon atau secara langsung. Ucapkan terima kasih kepada penjaga gerbang atas bantuannya, dan tinggalkan mereka dengan senyuman di wajah mereka.
