Desain kantor? Anda harus melakukan 3 hal ini untuk mengurangi gangguan karyawan.

Gangguan di tempat kerja Anda dapat mengganggu seluruh tenaga kerja Anda. Dan di sini desain kantor memainkan peran yang menentukan. Anda tentu menginginkan tempat kerja yang bahagia dan produktif. Namun, perspektif mengenai cara menciptakan hal tersebut bisa sangat berbeda ketika Anda membandingkan pendapat para pekerja dengan pendapat para pemimpin.

Terkait: Gangguan adalah musuh kebaikan: 3 cara untuk menguranginya

Sebuah tahun 2016 Ekonomi Oxford Penelitian, misalnya, menemukan kesenjangan antara cara kedua kelompok memandang pengalaman kerja mereka: 63 persen manajer yang disurvei mengatakan mereka berpendapat karyawan mereka memiliki alat yang diperlukan untuk menyaring gangguan, sementara hanya 41 persen karyawan yang memiliki keyakinan tersebut setuju.

Singkatnya, gangguan adalah masalah yang diyakini dapat diatasi oleh para pemberi kerja. Namun, para karyawan tidak setuju dengan hal tersebut dan mengatakan bahwa mereka merasa terjebak dalam perjuangan untuk fokus pada pekerjaan mereka.

Jadi intinya adalah mungkin inilah saatnya untuk mendengarkan dan mengambil tindakan untuk menyiapkan pekerja agar sukses. Berikut beberapa ide tentang cara menciptakan lingkungan yang mengurangi gangguan dan mendorong produktivitas:

1. Mintalah umpan balik.

Hal ini mungkin tampak jelas karena kesenjangan perspektif yang besar, namun sebenarnya sesederhana itu: Mintalah masukan dari karyawan. Merekalah yang perlu mengurangi gangguan lebih dari siapapun.

Pengusaha tidak dapat membuat perubahan yang berdampak tanpa adanya arahan. Tanpa umpan balik, mereka akan terus hidup dalam ketidaktahuan. Apa yang menyebabkan terputusnya hubungan seperti itu?

Jawabannya adalah kedua kelompok tersebut hidup di dunia yang berbeda. Studi Oxford Economics menemukan bahwa 62 persen manajer memiliki kantor swasta dibandingkan dengan hanya 14 persen karyawan dalam studi tersebut. Selain itu, 59 persen manajer memiliki peralatan yang mereka perlukan untuk bekerja di mana saja, dibandingkan dengan hanya 40 persen karyawan.

Jadi inilah saatnya untuk mengambil peran sebagai tenaga kerja Anda untuk mendapatkan pemahaman lebih dalam tentang apa yang menyebabkan begitu banyak gangguan. Wawasan ini dapat menghasilkan solusi untuk menyempurnakan desain kantor Anda dan memberdayakan staf Anda untuk tetap produktif.

2. Memberikan privasi.

Mengapa perusahaan harus berinvestasi dalam menciptakan lingkungan yang kondusif bagi pekerjaan pribadi dan kolaborasi? Gangguan dan interupsi sangat mahal.

Kotak Baja November 2014 belajar dari 10.500 pekerja di Eropa, Amerika Utara, dan Asia menemukan bahwa karyawan yang disurvei diinterupsi setiap 11 menit, dan mereka memerlukan waktu hingga 23 menit untuk kembali ke “arus”, yaitu keadaan di mana orang-orang sangat terlibat. Mereka yang ingin bekerja dalam “aliran” memerlukan ruang pribadi. Sembilan puluh lima persen mengatakan penting bagi mereka untuk bekerja secara pribadi, namun hanya 41 persen yang benar-benar mampu melakukannya, dan 31 persen mengatakan mereka harus meninggalkan kantor untuk menyelesaikan pekerjaan mereka.

Kesimpulannya di sini mungkin mempertimbangkan desain ulang, untuk memberikan lebih banyak privasi kepada karyawan. Kantor dengan tata ruang terbuka, meskipun sedang digemari, dapat merugikan produktivitas. Sulit untuk menyelesaikan pekerjaan ketika obrolan tetangga bilik memantul ke dinding dan menyerbu ruang pribadi setiap orang.

Terkait: Cara mengatasi 4 gangguan terbesar di tempat kerja

Ruang yang keras dan terbuka adalah yang terbaik untuk proyek kolaboratif, namun perusahaan juga harus menyediakan area kerja individual. Jadi, sediakan tempat-tempat kecil dengan telepon bagi mereka yang perlu menerima telepon tetapi tidak ingin mengganggu tetangganya.

Selain itu, ciptakan ruang konferensi yang lebih kecil untuk memberi pekerja tempat untuk meninggalkan meja mereka sejenak untuk menyelesaikan tugas-tugas penting dan tepat waktu. Tentukan “ruangan tenang” di seluruh kantor Anda yang jauh dari telepon dan area kolaborasi.

Memproyeksikan white noise dan suara sekitar tingkat rendah lainnya untuk menciptakan “sound mask” dapat membantu menjadikan percakapan lebih pribadi dan mencegah gangguan dari percakapan orang lain. Investasikan pada mesin white noise untuk menutupi kebisingan kantor yang keras seperti rekan kerja mengobrol, printer bekerja, dan telepon berdering.

Gabungkan alam dengan menanam atau menempatkan pohon di dalam dan sekitar kantor untuk menyerap suara. Pertimbangkan desain kantor yang mencakup pengaturan luar ruangan untuk bekerja dengan tenang, dengan sofa dan penutup atas, sehingga karyawan dapat “keluar dari kantor”, namun tetap produktif.

3. Menyediakan alat untuk konsentrasi yang lebih baik.

Keluhan utama dari karyawan adalah mereka tidak memiliki alat yang diperlukan untuk menyaring gangguan. Jadi pertimbangkan alat seperti itu Fokusuntuk membantu mengurangi jalan memutar pencarian web. Tetap fokus batasi waktu yang dihabiskan di situs web tertentu. Dengan cara ini, karyawan menghabiskan lebih sedikit waktu untuk menelusuri feed Facebook mereka dan lebih banyak waktu untuk presentasi mendatang.

Berikan mereka headphone peredam bising sehingga mereka dapat menghindari kebisingan di sekitar. Sama seperti white noise yang meredam kebisingan eksternal, headphone juga dapat mencapai hal yang sama dengan memberikan kesempatan kepada karyawan untuk mendengarkan musik yang membantu mereka tetap fokus.

Bagikan data kinerja untuk melacak tugas mana yang memakan waktu lebih lama dari yang diperkirakan. Hal ini dapat menentukan jenis tugas apa yang sulit bagi setiap pekerja dan jam berapa konsentrasi mulai berkurang.

Terkait: Berapa kerugian yang ditimbulkan akibat kebisingan di kantor terbuka Anda?

Menawarkan beberapa wawasan produktivitas sederhana. Perkenalkan mereka pada metode manajemen waktu yang populer dan efektif, seperti Kanban Dan Pomodoro, yang memprioritaskan konsentrasi mendalam pada satu tugas, dibandingkan multitasking. Ketika perusahaan memberdayakan stafnya untuk terus mengerjakan tugas, karyawan akan termotivasi untuk tetap produktif dan kecil kemungkinannya membiarkan gangguan di kantor mengganggu kelancaran pekerjaan mereka.