Bagaimana membuat 5 tugas HR rutin menjadi cepat dan tidak menyakitkan
Pemilik bisnis tidak punya banyak waktu lagi. Antara berurusan dengan klien dan memimpin tim, kebutuhan SDM dapat dengan mudah diabaikan.
Banyak perusahaan melakukan hal minimal dalam hal SDM — sedikit orientasi, sedikit hubungan karyawan, dan dokumentasi yang diperlukan mengenai informasi karyawan dan tenaga kerja. Semua tugas administratif ini menyita waktu berharga dari direktur SDM atau manajer kantor yang sering bekerja terlalu keras. Sebaliknya, mereka bisa fokus pada manusia sisi SDM, seperti menyusun strategi dengan atasan atau menemukan karyawan hebat berikutnya.
Ada cara yang lebih baik. Berikut adalah beberapa proses SDM yang menghabiskan banyak waktu dan uang bagi organisasi, dan hal ini harus mereka lakukan:
1. Karyawan baru di kapal.
Saat merekrut karyawan baru, kesan pertama itu penting. Karyawan baru mengambil keputusan apakah mereka ingin bertahan di suatu organisasi pada tahun pertama mereka bekerja, kata 90 persen pemilik bisnis di Aberdeen’s. Orientasi Perekrutan Baru 2013: Sekilas Laporan Perekrutan Baru.
Jadikan proses orientasi selancar dan senyaman mungkin dengan meminta penyewa baru mengurus dokumen orientasi secara online terlebih dahulu. Paruh pertama hari pertama mereka tidak boleh dihabiskan untuk mengisi formulir – ini berisiko membuat karyawan baru cepat putus asa. Sebaliknya, mereka perlu belajar tentang perusahaan dan berpartisipasi dalam peran baru mereka.
Mengotomatiskan dokumen adalah kunci untuk menghemat waktu dan uang, namun ada hal lain yang perlu dipertimbangkan: Kita adalah orang yang paling berhubungan dengan orang lain — bukan teknologi. Setelah semua garis putus-putus telah ditarik (sebaiknya secara elektronik untuk memudahkan transfer data), para pemimpin perlu memikirkannya SIAPA akan membantu karyawan baru berasimilasi dengan peran mereka.
Tetapkan setiap karyawan baru seorang mentor. Orang ini harus menjadi lebih dari sekedar pelatih mereka selama seminggu, namun seseorang yang dapat dihubungi untuk bertanya atau memberikan nasihat setelah beberapa bulan pertama.
Terkait: 10 tips agar berhasil menerima karyawan baru Anda
2. Manfaat pendaftaran dan pendidikan.
Tanpa persiapan yang baik, pendaftaran tunjangan bisa menjadi mimpi buruk. Karyawan baru dan karyawan lama membombardir HR dengan pertanyaan-pertanyaan orientasi – beberapa di antaranya mungkin tidak diketahui oleh HR sebelumnya.
Hilangkan sebagian beban SDM dengan menggunakan teknologi pendaftaran modern. Benar-benar tanpa kertas dan pilih sistem yang memandu karyawan melalui orientasi elektronik dengan pakar manfaat yang tersedia untuk menjawab pertanyaan seperti, “Paket mana yang tepat untuk saya?” Untuk menghemat lebih banyak waktu, integrasikan sistem tunjangan Anda dengan penggajian.
3. Lembar waktu dan penggajian.
milik Gretchen Gavett artikel diterbitkan di ulasan Bisnis Harvard pada bulan Januari menunjukkan betapa buruknya karyawan dalam mengingat dan mencatat jam kerja mereka secara akurat.
Faktanya, karyawan yang mengisi timesheet mereka kurang dari satu kali hanya memiliki akurasi 35 persen, menurut The Studi AffinityLive disorot dalam artikel tersebut, yang mensurvei 500 profesional musim panas lalu. Akurasi meningkat seiring dengan frekuensi. Karyawan yang mencatat waktunya sekali sehari dua kali lebih akurat.
Untuk pelacakan waktu yang lebih akurat, izinkan karyawan mencatat waktu mereka secara elektronik setiap hari dan menjadikannya proses yang sederhana dan otomatis. Juga, gunakan sistem pelacakan waktu yang terintegrasi langsung dengan penggajian. Dan jangan buang waktu lagi untuk memotong cek — tawarkan setoran langsung jika belum tersedia.
Terkait: 10 Pertanyaan untuk Ditanyakan Saat Memilih Penyedia Penggajian Online
4. Permintaan Waktu.
Di banyak organisasi, proses permintaan waktu istirahat terlihat seperti ini: Seorang karyawan mengisi permintaan di atas kertas dan menaruhnya di kotak masuk manajer. Katakanlah manajer menyetujuinya. Mereka menyerahkannya ke HR. HR mendokumentasikan hal ini dan menyesuaikan gaji, jika berlaku. Ini adalah proses yang tertunda dan memakan waktu lama baik bagi HR maupun karyawan.
Sebaliknya, izinkan karyawan untuk mengajukan permintaan secara elektronik untuk persetujuan yang lebih cepat dan dokumentasi otomatis dalam penggajian. Gunakan program yang memungkinkan karyawan melihat kebijakan waktu istirahat perusahaan, hari libur, dan berapa banyak masukan top-down yang mereka miliki, sehingga mereka dapat terus mendapat informasi untuk mengatur waktu mereka dengan lebih efektif.
5. Pengkinian Informasi Pegawai.
HR menghabiskan waktu berjam-jam setiap hari untuk memasukkan dan mengelola data karyawan seputar penggajian, pajak, dan tunjangan. Namun ada sisi lain dari sumber daya manusia yang cenderung terabaikan karena kurangnya waktu – sisi lembut manajemen SDM seperti ulang tahun, hari jadi, dan tonggak kinerja. Banyak hal yang harus diperhatikan.
Siapa yang lebih baik dalam melacak informasi karyawan selain karyawan itu sendiri? Ciptakan sistem yang memungkinkan karyawan memperbarui dan mengelola profil mereka sendiri — seperti yang mereka lakukan dengan media sosial. Hal ini akan membantu HR tetap mengetahui semua data penting karyawan, tanpa harus mengirim email atau bertanya secara langsung.
Karyawan merasa lebih berdaya, dan HR akan memiliki lebih banyak waktu untuk melakukan hal yang benar-benar penting – berhubungan dengan dan merayakan karyawan.
Terkait: 5 Cara Murah Menciptakan Budaya Perusahaan Seperti Google
