Mengemudi dengan check-in mingguan adalah ‘berkeliaran’ baru

Management By Wandering Around (MBWA) terdengar seperti pengalih perhatian, sesuatu bagi pemimpin tim yang malas atau bingung. Namun ini adalah proses yang telah membantu beberapa perusahaan terbesar dan tersukses di dunia. Manajer MBWA berkeliling tempat kerja untuk menghubungi karyawan, memeriksa status peralatan, dan agar lebih hadir dan tersedia. Misalnya, Steve Jobs akan sering berpindah-pindah Apple, menanggapi email pelanggan atau memulai panggilan pelanggan. Praktik ini tampaknya berhasil dengan baik bagi raksasa teknologi tersebut.

Sering dikaitkan dengan praktik pendiri Hewlett-Packard, David Packard, pada tahun 1940an, MBWA digunakan secara lebih luas di HP pada tahun 70an. Manfaat yang diharapkan adalah seorang manajer, oleh pengambilan sampel secara acak acara atau diskusi karyawan, lebih mungkin meningkatkan keselarasan, moral, produktivitas, dan hasil bisnis lainnya. Bandingkan hal ini dengan kebijakan pintu terbuka dan mengharapkan karyawan yang berani untuk hadir dengan pertanyaan atau laporan status di tangan. Hal ini sering kali merupakan hal yang mengintimidasi karyawan, bahkan dalam budaya yang paling terbuka dan transparan.

Terkait: 4 langkah menuju teknik mengemudi yang lebih baik

MBWA dimaksudkan untuk dilakukan secara acak, namun bukan tanpa tujuan – dengan manajer yang memperhatikan segala hal mulai dari lingkungan, perangkat keras perusahaan, atau produktivitas karyawan. Jika kehadiran manajemen tidak terjadi secara acak dan karyawan mengetahui bahwa mereka sedang diawasi, hal ini akan memengaruhi perilaku mereka. Mengumumkan bahwa bos sedang melakukan tugasnya hari ini dapat menyebabkan orang bekerja lebih keras dari biasanya, atau bahkan mungkin membuat kesalahan karena tekanan tambahan. MBWA dimaksudkan untuk tidak direncanakan sehingga manajer dapat mengamati pekerjaan dalam keadaan alaminya dan memberikan dampak yang paling besar.

Tempat kerja baru.

Hari ini segalanya telah berubah. Menurut Departemen Tenaga Kerja AS, selama lima tahun terakhir, terjadi peningkatan sebesar 50 persen pada perusahaan yang sebagian besar timnya bekerja dari jarak jauh. Banyak yang memperkirakan bahwa tren telecommuting akan terus berlanjut seiring dengan semakin mudahnya teknologi dan meningkatnya permintaan karyawan akan fleksibilitas. Manajer di banyak industri kemungkinan besar tidak memiliki akses fisik ke karyawannya, yang sebagian besar bekerja dari rumah. Terkadang pengemudinya sendiri berada ribuan kilometer jauhnya dari tim mereka.

Di era yang tidak terlalu baru ini, para manajer yang efektif beralih ke apa yang saya sebut #MBWC (Management by Weekly Check-In). Mereka menggunakan teknologi yang berbeda seperti survei karyawan, perangkat lunak umpan balik karyawanatau email — bagi mereka yang suka mengelola kinerja karyawan dengan cara yang paling tidak efisien.

Berbeda dengan MBWA, praktik ini tidak dimaksudkan untuk dilakukan secara spontan. Bahkan, irama yang teratur dianjurkan untuk hasil yang maksimal. Ketika manajer berulang kali menanyakan pertanyaan kunci tertentu — seperti pertanyaan yang berhubungan dengan tujuan dan sasaran — mereka dapat melacak kemajuan dan membantu mempengaruhinya.

Terkait: 7 Cara Mengelola Karyawan Anda yang Paling Termotivasi dan Berbakat

Yang tidak terjadi secara spontan adalah perubahan beberapa pertanyaan tergantung pada apa yang ingin dicapai oleh manajer. Misalnya, manajer mungkin menanyakan pertanyaan mingguan yang sama tentang kinerja karyawan, namun mengubah pertanyaan lain dari waktu ke waktu untuk meningkatkan semangat kerja, mempertahankan budaya yang kuat, atau memengaruhi hasil lainnya.

Praktik terbaik untuk check-in.

Ada bahaya tertentu yang terkait dengan check-in dengan karyawan, baik secara virtual maupun di tempat kerja fisik. Menurut Ini Ekonom artikel, MBWA sering menimbulkan kecurigaan di kalangan karyawan yang melihatnya sebagai alasan bagi manajer untuk memata-matai dan ikut campur secara tidak perlu. Kuncinya adalah menjadikan hal ini sebagai praktik berkelanjutan dimana manajemen bersikap transparan mengenai hasilnya.

Saya menemukan hal ini benar dengan login digital. Mengumpulkan umpan balik dari karyawan memang efektif, namun untuk mendorong kepercayaan dan keterbukaan, manajer harus menanggapi umpan balik dengan kata-kata dan tindakan mereka. Ada tiga level di sini:

1. Hargai karyawan tersebut atas keterusterangannya.
2. Tanggapi dan buat percakapan seputar umpan balik.
3. Beri tahu setiap karyawan bahwa Anda akan mengambil tindakan (jika tindakan tersebut paling masuk akal) dan terus beri tahu mereka mengenai kemajuannya.

Di karya Tom Peters, “Semangat untuk Keunggulan,” MBWA digambarkan sebagai “teknologi yang sudah jelas”. Hal ini didasarkan pada mendengarkan apa yang dikatakan orang, menyampaikan nilai-nilai perusahaan, dan memberikan dukungan saat diperlukan.

Terkait: Mengelola Orang Adalah Sebuah Seni: 32 Cara Melakukannya dengan Benar

Platform perangkat lunak umpan balik karyawan adalah “teknologi terbaru yang sudah jelas”. Manajer yang efektif ingin tahu tentang apa yang sedang dikerjakan karyawan, tingkat inspirasi atau frustrasi mereka, dan ide-ide inovatif mereka untuk produk atau proses perusahaan. Dengan check-in mingguan, mereka dapat mengajukan pertanyaan seperti ini:

1. Bagaimana perasaan Anda, apa moral di sekitar Anda?
2. Di perusahaan mana nilai yang Anda inginkan menjadi titik tertinggi baru? (misalnya, mana yang menurut Anda belum memenuhi potensinya?)
3. Apa saja di dunia kerja Anda yang kurang bagus/yang menyebabkan frustrasi atau penundaan?

Tidak ada yang dapat menggantikan kontak tatap muka biasa, dan setiap manajer harus melakukan check-in secara langsung sesering mungkin. Di pasar di mana tren yang berkembang adalah bekerja atau mengelola dari jarak jauh, alternatif terbaik untuk menghadapi waktu adalah Manajemen dengan check-in mingguan.