Saya Berharap Saya Bisa Meninggalkan Anda: Jika Anda terkubur di kotak masuk jam 9 sampai jam 5, berikut cara berhentinya.

Rata-rata CEO menerima antara 300 dan 500 email setiap hari, dilihat dari CEO Chat. Bukti? Mempertimbangkan Pernyataan Tim Cook bahwa dia mendapat 700 hingga 800 sehari. Dan faktanya Shazi Visramdari CEO Keluarga bahagiaprodusen makanan bayi dan anak organik, mengatakan: “Saya rata-rata menerima hampir 500 email setiap hari.”

Terlebih lagi, jika Anda menghitung rata-rata 500 email setiap hari, itu berarti hampir 200.000 email setiap tahun! Namun, meskipun arus komunikasi elektronik yang memusingkan antara karyawan, pelanggan, dan vendor ini mendorong operasional sehari-hari perusahaan mana pun yang sukses, hal ini juga dapat menjadi gangguan besar—dan menjadi penopang bagi keragu-raguan.

Terkait: 6 Tip Teruji untuk Mengakhiri Kelebihan Email

Masalah email saya sendiri? Saya mempunyai beberapa peran: Saya adalah CEO sebuah perusahaan yang berkembang pesat. Saya adalah tim yang terdiri dari 50 orang. Saya seorang pria, seorang ayah, seorang manusia. Jadi saya memutuskan harus ada cara yang lebih baik, lebih produktif dan efisien daripada menghabiskan hari-hari saya di kotak masuk. Kebiasaan saya melakukan multitasking email dengan hal lain harus dihentikan.

Jadi, saya memutuskan untuk mengambil langkah pertama: audit cepat terhadap konten email saya. Inilah yang saya temukan:

• Lebih dari 50 persen email yang saya terima dapat dialamatkan oleh orang lain di tim saya.
• Dua puluh persennya adalah FYI — tanpa item yang perlu ditindaklanjuti.
• Sepuluh persennya adalah spam atau permintaan.

Saya benar-benar terpaku pada kotak masuk saya, tidak memberikan perhatian penuh pada rapat, panggilan telepon, dan apa pun; namun hanya 20 email yang bersifat sangat mendesak.

Dengan penemuan ini, saya teringat apa yang dikatakan seorang teman baik kepada saya ketika putri kami Violet lahir. Sembilan kata sederhana yang dirangkai begitu mendalam: Satu hal yang tidak dapat Anda kembalikan adalah waktu.

Kata-kata itu berlaku dalam kehidupan pribadi kita; tetapi hal ini juga berlaku untuk bisnis: Waktu yang saya habiskan untuk mengurus kotak masuk mengalihkan perhatian saya dari waktu yang seharusnya bisa saya habiskan untuk berpartisipasi aktif dalam bisnis saya sehari-hari. Dengan menjauhi email, saya menyadari, saya dapat mendorong tim untuk menjadi pemecah masalah dan mendelegasikan beban kerja mereka secara efektif – daripada menunggu masukan saya.

Itu akan memungkinkan saya untuk bekerja pada bisnis daripada di dalam Dia. Dan, saya menyadari, sama seperti ketika saya melakukan satu tugas dan mencurahkan perhatian penuh saya kepada putri saya: Saya sebenarnya dapat menciptakan momen penting dan lebih produktif bersama tim saya.

Pemikiran itulah yang membuat saya menyetel penjawab otomatis saya untuk mengatakan, “Saat ini saya memeriksa email sebelum jam 9:00 pagi dan setelah jam 5:00 sore EST, jadi akan ada tanggapan yang tertunda. Jika mendesak, silakan telepon atau SMS.” Bagaimana tanggapan karyawan, pemasok, dan pelanggan terhadap moratorium email saya?

Terkait: 5 Strategi Produktivitas Email yang Akan Membuat Bisnis Anda Lebih Baik

• Karyawan merasa diberdayakan untuk membuat keputusan sendiri.
• Pengirim email tidak bertanya-tanya apakah saya menerima email mereka dan mengabaikannya — karena mereka mendapat balasan otomatis yang mengatakan saya akan memeriksanya nanti.
• Jumlah email yang saya terima sejak saya menerapkan program ini pada bulan November mengalami penurunan sebesar 15 persen karena pengirim berpikir dua kali apakah email tersebut benar-benar diperlukan atau tidak.

Jadi mengurangi prioritas email telah membantu saya mengoptimalkan waktu saya di rumah dan di kantor. Tentu saja hal itu tidak mudah. Ini adalah komitmen – komitmen yang memerlukan waktu sebulan penuh untuk membiasakan diri.

Terkait: Alat baru ini dapat memudahkan Anda mengontrol kotak masuk Anda

Aku tidak bisa menyerah begitu saja. Saya mendapati diri saya memeriksa setiap jam atau lebih sampai saya akhirnya mampu menghentikan perilaku obsesif saya untuk selamanya. Apakah ini akan berhasil dalam jangka panjang karena kami terus bertumbuh dan berkembang sebagai sebuah perusahaan? Siapa tahu! Tapi untuk saat ini saya gembira, rendah hati dan bangga dengan hasilnya. Coba sistem saya; kamu juga akan demikian.