Saya ‘Hot Desked’ selama seminggu, berpindah meja setiap hari. Inilah dua keuntungan utama.

” Meja panas” tidak seuap kedengarannya. Pikirkan kembali masa-masa sekolah Anda, ketika mereka tidak diberi meja apa pun di ruang kelas, dan Anda mendapat tempat duduk yang berbeda setiap hari. Ini berfungsi sebagai resep ketika tidak ada cukup meja untuk digunakan dan juga sebagai cara bagi karyawan untuk saling mengenal.

Itu konsep kantor telah dianut oleh beberapa nama besar dalam bisnis, seperti perusahaan konsultan Deloitte serta Microsoft.

Usaha kecil, seperti Solusi Pemasaran yang Tepat di San Jose, California, juga menggunakan hot desk. CEO Curtis Thornhill memberi tahu saya bahwa karyawannya memiliki beragam ruang kerja untuk dipilih — meja pribadi, sofa, kursi di samping bar, dan area konferensi di sekitar meja. Namun hal ini tidak sepenuhnya gratis untuk semua. Thornhill memiliki meja yang ditugaskan. Ditambah lagi ada tersirat meja yang ditugaskan di mana para pengembang dan analis dengan kebutuhan perangkat keras tertentu duduk, katanya.

Agen pemasaran eReach, di San Diego, juga menggunakan hot desking. CEO Myles Vives mengatakan bahwa beberapa keuntungan yang dia rasakan karena tidak memiliki meja kerja tetap adalah hal itu menghambat klik kerja dan memungkinkan orang untuk lebih fokus pada pekerjaan dan hasil mereka. Manfaat lain bagi para manajer adalah memungkinkan mereka berpindah-pindah kantor untuk lebih memahami semangat kerja, permasalahan, dan tantangan karyawan—dan siapa yang cocok untuk bekerja jarak jauh.

Situasi liquid-desk tidak hanya baik untuk meningkatkan hubungan antar karyawan. Menurut Ginger Jones, CEO Layanan Terapi Jones di Tennessee, model hot desk memungkinkan 61 karyawannya, yang bekerja di tujuh kantor berbeda, untuk berpindah antar lokasi dan memberikan layanan ke area pasar yang lebih luas.

Bagi saya, hot desking adalah model yang menarik. Saya menganggap diri saya mudah teralihkan – atau setidaknya sulit fokus pada rangsangan lingkungan – sesuatu yang tidak dapat dihindari dalam lingkungan kerja ruang terbuka seperti Pengusaha kantor di Kota New York. Jadi saya selalu mencari cara untuk meningkatkan produktivitas dan fokus saya.

Saya bekerja di lingkungan meja tetap dan duduk agak terisolasi di ujung deretan meja dengan partisi. Dalam pikiran saya, pengaturan ini memberi saya privasi dalam jumlah tertentu dan juga memberi saya kemampuan untuk fokus melalui hilangnya rangsangan visual. Saya bertanya-tanya bagaimana saya akan fokus dalam hal fokus di samping teman sekamar baru di area dengan lalu lintas pejalan kaki yang lebih tinggi dan lebih rendah.

Saya juga penasaran untuk berinteraksi dengan orang-orang berbeda di luar lingkaran dekat saya. Siapa dan apa yang saya lewatkan dengan duduk di meja yang ditentukan?

Hanya ada satu cara untuk mengetahuinya: Saya mencoba hot desk selama seminggu. Begini caranya.

Terkait: 7 tips sederhana untuk meningkatkan produktivitas Anda di tempat kerja

Hari 1

Carolyn Sun (kiri) di sebelah Andrea Hardolo (kanan) | Foto oleh Grace Reader

Pekerjaan hot desk mengharuskan Anda bepergian dengan membawa barang bawaan tergantung pada peralatan apa yang Anda rasa perlu untuk hari kerja Anda. Beberapa tempat, seperti Deloitte di Amsterdam, menyediakan loker bagi karyawannya untuk menyimpan barang-barangnya. Saya tidak mempunyai loker, dan untuk keperluan percobaan ini saya tidak menggunakan meja yang saya tugaskan sebagai tempat penyimpanan. Setiap hari saya membawa dompet, laptop, biji chia, granola biji labu, 44 oz. sebotol madu mentah tanpa filter, botol air plastik bebas BPA, dan obat batuk ke setiap lokasi baru.

Salah satu orang baru yang duduk bersama saya adalah Andrea Hardalo, editor media sosial yang dimulai beberapa minggu sebelumnya. Dua hal yang saya perhatikan setelah memindahkan tempat duduk saya. Dia sebenarnya bisa mendengar saya jika saya memilih untuk berbicara dengannya secara acak karena dia tidak memakai headphone saat dia bekerja. (Tetangga saya di meja tetap saya, rekan editor Erin Schultzmemakai headphone dan tidak pernah bisa mendengar saya ketika saya berbicara dengannya tanpa menarik perhatiannya.)

Saya sempat bertanya kepada Andrea tentang pengalaman kerjanya sebelumnya, yang kemudian berubah menjadi percakapan tentang cara dia bermain sepak bola di sekolah menengah dan kebiasaan olahraga kami—atau kekurangannya.

Pada catatan yang lebih berhubungan dengan produktivitas, di kemudian hari, perpindahan meja saya memudahkan saya untuk berbicara dengan rekan editor Lydia Belanger, yang duduk di hadapanku. Dia juga relatif baru di kantor dan sedang mengedit salah satu artikel saya.

Pengaturan tempat duduk saya yang baru mempermudah kami untuk berbicara bolak-balik saat dia mengedit. Biasanya kami akan melakukannya melalui Gchat, email, atau dengan dia mengedit dokumen dan saya mengirimkan catatan setelah kejadian tersebut. Metode-metode ini juga berhasil, namun saya menyadari betapa cepat dan cepatnya seluruh proses terasa ketika kita berbicara tatap muka.

Saya masih harus memakai headphone dan mendengarkan musik untuk membantu saya fokus, namun ternyata lokasi baru saya tidak memengaruhi produktivitas saya—bahkan, mungkin membantu—dan saya menyelesaikan tugas saya untuk hari itu.

Membawa pergi: Teknologi kantor tidak dapat menggantikan kejelasan percakapan pribadi.

Hari ke-2

Carolyn Sun (kiri) di sebelah Lindsay Friedman (kanan) | Foto oleh Nina Zipkin

Didorong oleh Hari 1, saya memilih lokasi baru di dekat tiga orang, dua di antaranya sering saya ajak bicara:

Duduk di seberang tempat dudukku Nina Zipkin Dan Carly Okyledua anggota staf yang saya ajak bicara hampir setiap hari, dan Lindsay Friedmanseorang reporter yang memulainya beberapa bulan lalu dan sangat ramah.

Tidak mengherankan, saya terlibat dalam lebih banyak percakapan dibandingkan hari sebelumnya. Mengetahui siapa pembicaranya – dan kecenderungan Anda untuk berbicara – akan membantu Anda menyusun strategi dengan siapa Anda duduk di sebelah ketika Anda sedang bersenang-senang bekerja. Meskipun memakai headphone, saya mendapati diri saya mempertimbangkan situasi perumahan dan teman sekamar Lindsay dan memberikan nasihat yang tidak diminta.

Satu hal yang tidak saya antisipasi adalah bagaimana berpindah meja dan bekerja dari laptop akan membuat tugas video menjadi jauh lebih sulit. Saya biasanya menggunakan monitor komputer besar di meja kerja saya, dan mengedit video dengan layar laptop 13,1 inci sangat menyusahkan, dan saya tidak dapat menyelesaikan video dan artikel hari itu.

Membawa pergi: Jika Anda bekerja dalam keadaan panas, pastikan peralatan Anda membutuhkannyae dengan

Terkait: 7 tips sederhana untuk memberi Anda dorongan Produktifitas pada Bekerja

Hari ke-3

Carolyn Sun duduk sendirian | Foto oleh Stephen Bronner

Saya duduk sendirian di meja konferensi besar dekat dapur karena produktivitas saya berkurang sehari sebelumnya. Intinya adalah duduk sendiri. Saya juga berpikir ini akan menjadi pengalaman yang luar biasa karena mejanya besar, dan saya bisa meletakkan semua barang saya.

Namun, mengingat lokasinya yang dekat dengan kamar mandi, aku seharusnya menyadari betapa banyaknya lalu lintas pejalan kaki yang melintas di depan dan belakang pandanganku. Saya berjuang selama dua jam di tempat kerja itu, tidak mampu berkonsentrasi dengan serbuan orang-orang yang lewat dalam perjalanan menuju kamar mandi dan suara pintu ditutup, bahkan saat saya memakai headphone. Jadi saya kambuh lagi.

Saya kembali ke meja tugas saya untuk menyelesaikan tugas video. Hal ini tidak luput dari perhatian rekan-rekan saya.

“Apa yang terjadi? Kupikir kamu ada di sana?” kata salah satu dari mereka sambil menunjuk ke tempat aku duduk.

“Hot desking adalah tentang tidak terikat pada meja tetap,” kataku—dan kemudian aku harus mengakui bahwa aku perlu menyelesaikan sebuah video dan ingin menggunakan komputerku dengan monitornya yang besar. (Saya menyelesaikan video lebih cepat dengan peralatan yang lebih sesuai dengan tugas tersebut.)

Membawa pergi: Jangan duduk di dekat area lalu lintas padat jika Anda memiliki tenggat waktu yang mendesak.

hari ke 4

Carolyn Sun duduk di sebelah Carly Okyle (tidak ditampilkan) | Foto oleh Stephen Bronner

Keesokan harinya saya siap untuk kembali bergabung dan duduk tepat di sebelah Carly, yang telah saya duduki selama dua hari sebelumnya dan telah bertunangan. Saya juga duduk tepat di luar redaksi pelaksana dari Linda Lacina kantor. Biasanya meja saya jauh dari kantornya.

Saya menjalani hari kerja yang cukup produktif. Carly menggunakan headphone, begitu pula saya, jadi setelah saya mengagumi cincin pertunangannya, kami memakai headphone dan bekerja dalam keheningan yang nyaman.

Membawa pergi: Jika Anda ingin menjadi super produktif, kenakan headphone, duduklah di samping orang lain yang memakai headphone, dan tentunya duduklah di dekat kantor atasan Anda.

Terkait: 5 Hacks Produktivitas Kerja yang Digunakan Pengusaha Rockstar

hari ke 5

Carolyn Sun (duduk lebih jauh) di sebelah Monica Dipres (duduk lebih dekat) | Foto oleh Nina Zipkin

Saya duduk di sebelah Monica Dipres, salah satu dari sedikit orang di kantor yang berinteraksi dengan hampir semua orang, terutama karena dia memberikan gambar terbanyak untuk semua konten online Pengusaha. Jika saya mempunyai proyek yang banyak gambarnya untuk dikerjakan, seperti yang saya kerjakan sebulan yang lalu ketika saya mengerjakan banyak tayangan slide, pengaturan tempat duduk kami akan sangat berguna.

Tapi bukan itu masalahnya. Kami berdua dengan cepat menyesuaikan diri dengan rutinitas kami, memakai headphone dan pandangan lurus ke depan. Saya menyelesaikan semua yang saya butuhkan untuk menyelesaikannya dan beberapa lainnya.

Membawa pergi: Tempat itu penting.

Pikiran terakhir

Foto oleh Nina Zipkin

Saya tidak bisa mewakili Deloitte, tapi sejujurnya saya terkejut betapa hot desking bekerja di sana. (Saya menghubungi perusahaan tersebut tetapi belum mendapat kabar.) Menurut Orang Dalam Bisnis, Kantor Deloitte di Amsterdam memiliki 1.000 meja untuk 2.500 karyawannya. Untuk mengelola hot desking di perusahaan sebesar itu, harus ada teknologi untuk mengaturnya.

Bagi saya, apa saja manfaat yang langsung saya rasakan? Sebagai seseorang yang sangat peduli dengan produktivitas, saya bisa melupakan pentingnya memperlambat dan mengenal rekan kerja saya – terutama yang baru – lebih dari sekedar dangkal. Saya jelas mendapatkan lebih banyak waktu hangat dan menjadi ayah bersama sekelompok kolega yang lebih besar, dan saya menikmatinya.

Duduk di dekat seseorang yang sedang mengerjakan proyek bersama saya juga bermanfaat. Hal ini menyebabkan komunikasi lebih cepat dan lebih banyak waktu untuk melakukan hal lain.

Kerugian yang jelas? Produktivitas berfluktuasi. Mengganti meja adalah suatu gangguan, dan terkadang bukan hal yang baik. Rasanya juga canggung untuk memindahkan semua barang saya dari meja ke meja dan memakan waktu. Ditambah lagi, bagaimana rasa “tim” terbentuk ketika Anda terus-menerus berganti pemain?

Kesimpulan terbesar saya adalah bahwa hot desking adalah pekerjaan ideal yang saya kagumi tetapi tidak ingin saya lakukan dalam jangka panjang. Saya ingin mengenal tetangga di meja saya dan memberi mereka pilihan pertama atas makanan ringan apa pun yang saya bawa. Sementara aku ideal bekerja dari cloud dan menjadi semacam pengembara digital, bebas dari rantai tugas, seperti banyak cita-cita lainnya, tampaknya tidak praktis.