4 langkah untuk menghindari umpan balik yang tidak berguna

Kita hidup di lautan umpan balik yang bergulung-gulung. Kotak komentar muncul di halaman web seperti coretan di kereta. Di sekitar kita terdapat emotikon dengan tanda jempol ke atas, tepuk tangan, tanda OK, wajah bahagia, wajah sedih — dan masih banyak lagi. Banyak situs meminta Anda untuk melakukan survei singkat dengan kotak pop-up yang menyembunyikan sebagian besar dari apa yang ingin Anda baca. Ini luar biasa. Itu ada dimana-mana, dan menyesakkan.

Karena survei pelanggan dan kotak komentar yang selalu ada, kami dikondisikan untuk percaya bahwa semua orang menginginkan masukan kami. Dan karena begitu banyak tempat yang terus meminta masukan dari kami, kami yakin kami memenuhi syarat untuk memberikan pendapat pada setiap topik. Sekilas Berita — keduanya tidak benar. Namun hasilnya adalah database yang penuh dengan komentar dan opini, yang sebagian besar tidak berguna.

Kegilaan feedback juga menjangkiti dunia bisnis. Kita mempunyai umpan balik ke atas, umpan balik ke bawah, umpan balik penguatan, dan umpan balik pengalihan. Ada umpan balik positif, umpan balik negatif, umpan balik reflektif, dan umpan balik berwawasan ke depan. Daftarnya sepertinya tidak ada habisnya. Ada begitu banyak masukan sehingga sulit untuk menemukan hal-hal bermakna yang dapat menyebabkan perubahan nyata.

Terkait: 7 tips untuk meningkatkan kualitas masukan Anda

Namun demikian, masukan akan tetap ada, dan kami telah melangkah lebih jauh dengan memberinya nama resmi – “data besar”. Data besar adalah hal yang populer. Memang benar bahwa data terkadang bisa disamakan dengan informasi yang lebih baik (dan keputusan yang lebih baik). Namun, masalahnya adalah lebih banyak tidak selalu lebih baik. Terkadang lebih sedikit sebenarnya lebih baik. Data yang tepat berguna dalam mengungkap wawasan berharga. Umpan balik yang benar adalah umpan balik yang baik.

Jadi, daripada menambah tumpukan data yang kabur, bagaimana kita bisa memastikan bahwa masukan yang kita berikan benar-benar berguna? Dalam konteks bisnis, penelitian kami menunjukkan bahwa empat langkah berikut akan membantu membuat proses masukan Anda lebih efektif.

1. Berhenti mempercayai hype.

Sadarilah bahwa tidak ada seorang pun yang cukup terampil untuk mengomentari segala hal. Setiap kali Anda diminta memberikan umpan balik dalam konteks bisnis, tanyakan pada diri Anda “Apakah saya memenuhi syarat untuk mengomentari item ini?” Menanyakan pertanyaan ini kepada diri sendiri memberi Anda alasan untuk berhenti sejenak, lalu memberi tahu penerima masukan sehingga mereka dapat memprioritaskan masukan Anda. Dengan banyaknya masukan yang tersedia, kebutuhan untuk membuat prioritas menjadi semakin penting. Tidak apa-apa untuk menolak memberikan masukan. Ketika mereka memahami alasan Anda melakukan hal tersebut, penolakan Anda untuk memberikan umpan balik menunjukkan bahwa Anda menghormati proses dan orang tersebut.

2. Cari tahu mengapa umpan balik tersebut diminta.

Tanyakan juga bagaimana itu akan digunakan. Berikut adalah skenario umum. Seorang kolega meminta Anda meninjau proposal penjualan sebelum dikirimkan ke klien potensial. Kebanyakan dari kita dengan cepat membaca proposal tersebut dan menyoroti kekhawatiran kita. Namun, pertimbangkan seberapa baik komentar Anda jika Anda meluangkan waktu untuk mencari tahu lebih banyak tentang alasan saran tersebut atau masalah apa yang coba dipecahkan oleh pelanggan. Lebih baik ajukan beberapa pertanyaan klarifikasi terlebih dahulu untuk menemukan asumsi mendasar yang akan memengaruhi masukan Anda.

Terkait: 5 Tips Menerima Kritik yang Membangun dengan Anggun

3. Pikirkan standar ideal dari skenario yang Anda hadapi.

Umpan balik akan sangat membantu bila diberikan dengan latar belakang ekspektasi yang jelas. Orang Yunani mengetahui hal ini ketika mereka mengembangkan matematika. Mereka dengan cepat belajar membuat konsep persegi panjang yang sempurna, daripada mengutak-atik lahan petani yang sudutnya tidak pernah tepat, dan medannya tidak pernah rata sempurna. Pertimbangkan bagaimana definisi ekspektasi diterapkan pada skenario umpan balik ini. Anda telah diminta untuk memberikan umpan balik pada seorang karyawan. Sebelum Anda memberikan saran tentang bagaimana “Brad” dapat memberikan kontribusi yang lebih baik pada pertemuan mingguan Anda, luangkan waktu sejenak untuk mempertimbangkan apa yang dimaksud dengan perilaku ideal. Upaya ini saja akan membantu masukan Anda tetap obyektif, dan mencegah komentar Anda menjadi bermuatan emosional. Referensi terhadap serangkaian standar yang diharapkan juga memastikan bahwa tindakan yang diambil berdasarkan umpan balik akan lebih berhasil.

4. Tetap fokus.

Usahakan umpan balik Anda tetap terfokus pada kasus-kasus di mana standar telah dipenuhi (penguatan) atau ketika ada kesenjangan antara kenyataan dan standar (pengarahan ulang). Langkah ini adalah yang paling penting karena beberapa alasan. Pertama, hal ini membuat umpan balik lebih mudah karena Anda membuat proses berdasarkan umpan balik dan bukan tentang karakteristik individu. Kedua, umpan balik difokuskan pada kesenjangan, yang merupakan inti dari proses ini.

Ketika seseorang meminta umpan balik, mereka berusaha melakukannya dengan benar. Namun tanda jempol tidak banyak membantu mereka mengetahui apakah mereka benar-benar berhasil. Umpan balik spesifik yang menargetkan kesenjangan sangat membantu dalam membuat perubahan yang efektif. Penting juga untuk memberikan umpan balik yang menguatkan sehingga orang lain mengetahui di mana dan kapan mereka mencapai sasaran. Mengetahui bahwa ada sesuatu yang berhasil (sehingga dapat diulangi atau ditekankan) sama pentingnya dengan menerima daftar hal-hal yang perlu diperbaiki.

Terkait: 6 tips tentang cara mendapatkan umpan balik pelanggan dan menjadikannya dapat ditindaklanjuti

Memberi dan menerima.

Keempat langkah ini difokuskan pada pemberian umpan balik; namun, hal ini juga membuat perolehan umpan balik menjadi lebih berhasil. Jangan hanya meminta tanggapan semua orang. Tanyakan kepada mereka yang memenuhi syarat dan pendapatnya penting. Jangan hanya meminta pendapat. Jelaskan mengapa komentar mereka penting dan bagaimana komentar tersebut akan digunakan. Bantu pandu penyedia masukan agar mereka dapat memberikan lebih banyak hal yang Anda perlukan — data yang dapat ditindaklanjuti yang menciptakan nilai dan menutup kesenjangan bisnis.

Setiap orang sangat ingin memberi tahu Anda sesuatu, namun pada saat yang sama tidak pernah memberi Anda informasi yang paling penting — tepatnya bagaimana Anda memenuhi harapan mereka atau di mana kekurangan Anda. Anda harus memimpin prosesnya.

Jadi, apakah kita terjebak dalam norma milenial yang baru? Apakah permintaan komentar dan umpan balik menciptakan dunia yang penuh dengan kelebihan data? Apakah kita berkomentar hanya untuk berkomentar dan bukannya mencoba memperbaiki proses atau orangnya? Terkadang memang terasa seperti itu. Inilah sebabnya mengapa berfokus pada empat langkah yang diuraikan di atas akan meningkatkan nilai umpan balik dalam organisasi Anda dan memberikan struktur untuk membuat data lebih berguna.