Panduan Pemula untuk Pintasan Excel

Setelah bekerja di perusahaan besar, seperti Citigroup, dan menjadi bagian dari tim pendiri kecil, ada satu keyakinan yang saya peroleh secara konsisten. Jika ada satu latihan yang harus diikuti oleh setiap karyawan, berapapun ukurannya, maka latihan tersebut harus dipusatkan pada Microsoft Excel.

Excel sejauh ini merupakan satu-satunya aplikasi yang paling banyak digunakan di sebagian besar organisasi, jadi saya heran betapa kurangnya pelatihan karyawan di dalamnya. Tampaknya tidak ada pelatihan formal yang diberikan dalam lamaran yang sangat penting ini, dan karyawan hanya diharapkan untuk belajar sambil bekerja.

Di Citigroup, kami biasa melayani klien di AS, yang di India berarti bekerja shift malam.

Teori saya adalah jika semua karyawan ini, yang biasanya bekerja dalam shift panjang 12 jam, diberi pelatihan Excel yang tepat, mereka semua akan pulang sekitar satu jam lebih awal. Saya tahu ini adalah penyederhanaan yang berlebihan, tapi selalu lebih baik untuk memiliki tujuan yang sederhana daripada tujuan yang rumit. Bersama beberapa rekan lainnya, kami merancang kursus pelatihan dan melatih lebih dari 200 karyawan.

Dalam posting ini, saya akan membahas beberapa pelajaran Excel dasar dan penting yang akan membantu semua orang melakukan pekerjaan mereka dengan lebih baik dan melakukannya secara mandiri.

Excel adalah alat yang sangat ampuh yang membantu kita bekerja dengan akurat dan cepat. Namun, jika tidak digunakan dengan benar, ini bisa terlihat menakutkan dan memperlambat pengguna, bukannya membantu mereka.

Di Citigroup, kami mengadakan kompetisi berkelanjutan di antara rekan-rekan kami mengenai siapa yang dapat bekerja di Excel untuk jangka waktu terlama tanpa menyentuh mouse.

Ini mungkin tampak aneh pada awalnya, tapi ini semua tentang navigasi. Seperti yang saya sebutkan, jika digunakan dengan benar, Excel dapat mempercepat tugas Anda. Namun setiap kali Anda memindahkan tangan Anda dari keyboard ke mouse, Anda memperlambat diri Anda sendiri.

Jadi kami belajar banyak navigasi dan pintasan fungsional menggunakan keyboard.

Misalnya, jika Anda memiliki kumpulan data 100 nama dalam satu kolom, dan Anda ingin memasukkan nama belakang di kolom tersebut, cara paling umum untuk melakukannya adalah dengan menggulir ke bawah dengan mouse atau satu per satu dengan nama Anda. tombol panah bawah hingga Anda mencapai akhir.

Inilah rute yang lebih cepat. Gunakan tombol Ctrl + Panah Bawah untuk Windows atau tombol Command + Panah Bawah untuk Mac.

Hanya. Saya yakin banyak pengguna Excel pernah mengalaminya, daftarnya bisa berisi 1.000 atau bahkan 10.000 nama. Demikian pula jika Anda ingin berpindah ke akhir baris yang memiliki 30 kolom, gunakan tombol Ctrl + Panah Kanan untuk Windows atau tombol Command + Panah Kanan untuk Mac.

Jika Anda memikirkannya sejenak, itu menjadi sangat intuitif. Seperti yang Anda lihat di atas, Ctrl / Command akan membawa Anda ke titik data terakhir. Sekarang Anda memahami bahwa menggunakan Ctrl / Command dengan tombol panah kanan membawa Anda ke akhir baris atau kolom.

Maka menjadi lebih mudah untuk mengembangkannya.

Mari kita ambil contoh yang sama tentang 100 nama dalam sebuah kolom, tetapi anggaplah bahwa alih-alih hanya memasukkan nama belakang di kolom tersebut, Anda ingin memilih 100 nama tersebut untuk disalin dan ditempel di tempat lain.

Sekali lagi, cara umum untuk melakukan ini adalah dengan menggunakan mouse Anda untuk memilih sel pertama dan menyeretnya ke bawah hingga Anda mencapai akhir. Cara yang lebih cepat untuk melakukannya adalah dengan mengeklik tombol Shift + Control + Panah Bawah untuk Windows atau tombol Shift + Command + Panah Bawah untuk Mac.

Kita sudah tahu bahwa Ctrl / Command + Tombol Panah membawa kita ke akhir dataset, sekarang kita menambahkan “Shift” ke proses kita untuk membantu kita memilih dataset tersebut.

Terlepas dari ukuran kumpulan data Anda, memilih kumpulan data ini akan selalu memakan waktu yang sama seperti saat menggunakan mouse untuk menyalin dari sel pertama ke sel terakhir. Jumlah waktu yang diperlukan untuk menyalin 100 nama dan menyalin 10.000 nama akan sangat bervariasi.

Jika Anda ingin memilih seluruh baris, coba Shift + Spacebar. Jika Anda ingin memilih seluruh kolom, gunakan Ctrl + Spacebar. Ini adalah peretasan kecil yang akan membantu Anda menghilangkan penggunaan mouse dan tetap menggunakan jari Anda pada keyboard.

Terkait: Dari sudut pandang hukum, sebaiknya Anda menggunakan Google Docs atau Office Online?

Dalam 10 tahun pengalaman saya di Excel, saya telah mempelajari bahwa navigasi dan seleksi adalah dua aktivitas paling umum yang dilakukan dalam perangkat lunak; oleh karena itu, mempelajari cara menavigasinya akan membantu Anda mencapai salah satu keunggulan terbesar Excel: kecepatan.

Fungsi lain yang sangat kuat dari Excel adalah Tempel Spesial. Kita semua tahu opsi Salin + Tempel yang familiar, namun Excel menawarkan fungsi yang jauh lebih canggih untuk menempelkan data yang disalin dengan cara berbeda.

Di bawah ini adalah semua opsi Tempel yang tersedia, mari kita lihat tiga yang paling umum: Rumus, Nilai, dan Format.

• Rumus: Ini berguna ketika Anda memiliki sel dengan rumus yang diformat dengan baik—dengan batas, warna, dan font tertentu—dan Anda hanya ingin menyalin rumus ke lokasi lain. Cukup menyalin dan menempel akan menyalin semua aspek sel asli, termasuk warna, batas, dan font. Dan jika sel tujuan memiliki format yang berbeda, Anda perlu mengubahnya ke format aslinya.
• Nilai-nilai: Demikian pula, jika Anda memiliki sel yang diformat dengan rumus, dan Anda hanya ingin menyalin nilai sel tersebut, maka fungsi ini berguna. Atau, jika Anda memiliki seluruh bagian yang penuh dengan rumus dan ingin mengubahnya menjadi nilai absolut, cukup salin seluruh bagian dan tempelkan di atasnya dengan fungsi ini: tempelkan nilai + khusus.
• Format: Ini berguna ketika Anda memiliki lembar Excel yang telah Anda format dengan sempurna, dan Anda ingin mereplikasi format tersebut di tempat lain, dalam file yang sama atau file lain. Menggunakan format + tempel khusus hanya akan menyalin format, tanpa nilai atau rumus lain.

Terkait: 5 Alat untuk Mengunduh dan Menganalisis Data Twitter

Pemformatan bersyarat juga sangat efektif dan ampuh.

Orang-orang merespons visual dengan baik. Pemformatan bersyarat membantu kita memvisualisasikan data bergantung pada kondisi tertentu.

Misalnya, Anda perlu membuat 30 variasi slogan pemasaran. Batasannya tidak boleh lebih dari 50 karakter.

Kita dapat menggunakan fungsi sederhana, seperti “len,” (singkatan dari panjang) untuk menentukan jumlah karakter.

Terlebih lagi, kita dapat menerapkan pemformatan bersyarat dengan mengatakan, “Jika jumlah karakter lebih dari 50, warnai sel dengan warna merah, atau jika jumlah karakter kurang dari 45, warnai dengan hijau.”

Ini dengan cepat memberi tahu Anda jika skornya di atas 50, namun masih memberi Anda kesempatan untuk mengurangi slogan ke jumlah karakter yang diterapkan.

Pintasan seperti ini membantu meningkatkan akurasi dalam Excel, dan keunggulannya adalah efisiensinya meningkat seiring bertambahnya kumpulan data. Jadi jika Anda menganalisis 30 slogan pemasaran, Anda dapat melakukannya dengan tangan, tetapi jika Anda menganalisis 3.000 kalimat jumlah kata, akan jauh lebih mudah menggunakan pintasan yang tercantum di atas.

Bahkan alat sederhana seperti isi otomatis yang memungkinkan Anda mengisi kolom dengan tanggal berurutan menghilangkan banyak pekerjaan manual.

Untuk menggunakannya, masukkan dua tanggal pertama. Pilih mereka. Kemudian Anda akan melihat tanda silang di kiri bawah, seperti pada gif di bawah. Pilih dan seret sampai akhir. Tampaknya ini merupakan solusi yang sangat sederhana, namun jika digunakan pada situasi lain, seperti pengisian nomor urut, atau pengisian nomor genap dan ganjil, tentu akan menghemat banyak waktu.

Sekarang mari kita bicara tentang membekukan jendela, yang merupakan salah satu pintasan favorit saya.

Banyak sekali orang yang bertanya kepada saya tentang konsep jendela buram. Mereka memahami konsepnya, namun mereka tidak yakin bagaimana cara menggunakannya. Inilah yang perlu Anda ingat: barat laut.

Freeze windows digunakan ketika ukuran lembar yang Anda analisis lebih besar dari ukuran layar Anda, dan hal ini sering terjadi. Katakanlah Anda memiliki kolom tanggal di kolom paling kiri dan nama kota di baris pertama.

Terkait: 3 hal yang perlu diketahui tentang Office 365 for Business baru dari Microsoft

Mungkin Anda mencoba mencari sel tertentu yang cocok dengan tanggal dan kota, dan semuanya ada di pojok kanan bawah. Namun setiap kali Anda pergi ke sana, Anda kehilangan tanggal dan nama kotanya. Masuki jendela buram.

Untuk membekukan baris atas dan kolom paling kiri, letakkan kursor Anda di B2.

Excel membekukan semua baris di atas kursor dan semua kolom di sebelah kirinya, sehingga segala sesuatu di utara dan barat dibekukan di mana pun Anda menggulir.

Pada gif di bawah, Anda akan melihat tanggal dan kota menghilang saat Anda menggulir sebelum menerapkan jendela beku.

Ingatlah bahwa Excel tidak bisa diajarkan, melainkan harus dieksplorasi. Hanya dengan menggunakannya secara konsisten kita akan menjadi lebih baik, dan mengatasi ketakutan kita terhadapnya.

Pelajari dasar-dasarnya terlebih dahulu, kemudian tingkatkan lebih banyak pengetahuan, dan Anda akan mulai bekerja dengan lebih efisien. Sering kali, kita mengetahui apa yang kita inginkan, dan kita tahu Excel dapat melakukannya, namun sayangnya, banyak orang tidak dapat menemukan fitur yang mereka perlukan untuk mencapai tujuan mereka. Mempelajari dasar-dasarnya akan membantu Anda mencapainya.

Bagi perusahaan, mengajar Excel dapat memberikan dampak (positif) yang besar terhadap kepuasan dan semangat kerja karyawan karena hal ini menunjukkan kepada mereka bahwa Anda peduli terhadap pertumbuhan profesional mereka.