Alat kolaborasi dari tim jarak jauh yang paling produktif
Kolaborasi adalah andalan setiap tim terdistribusi. Jika Anda tidak bekerja di gedung yang sama dengan kolega atau manajer Anda, bagaimana Anda tetap terhubung, bertukar pikiran, memecahkan masalah, dan maju menuju tujuan individu dan bisnis Anda?
Meskipun Anda berada di gedung yang sama, Anda mungkin mengandalkan metode kolaborasi virtual untuk menyelesaikan banyak pekerjaan. Pernahkah Anda mengirim email kepada seseorang untuk mengajukan pertanyaan, alih-alih berjalan menyusuri lorong menuju kantornya? Atau kirim IM ke kolega Anda untuk menanyakan bagaimana akhir pekan mereka, alih-alih menemui mereka di ruang istirahat untuk mengobrol? Saya telah mengunjungi kantor di mana semua orang memakai headphone dan saya dapat melihat mereka saling berkirim pesan, meskipun mereka duduk beberapa meter dari satu sama lain.
Pada artikel sebelumnya yang saya sampaikan pembelajaran dari 100 persen tim jarak jauhBerdasarkan wawancara dengan puluhan pimpinan di perusahaan terpencil oleh Jarak Jauh.co. Kami juga melakukan survei terhadap kelompok tersebut untuk melihat alat apa yang mereka andalkan untuk kolaborasi dan produktivitas, seperti konferensi video, perangkat lunak manajemen proyek, dan berbagi layar. Hasil dari 38 perusahaan jarak jauh menarik bagi para pemimpin bisnis di semua jenis perusahaan, baik yang beroperasi di kantor tradisional, lingkungan terpencil, atau kombinasi keduanya.
Alat yang digunakan sehari-hari: IM dan manajemen proyek.
Dua alat komunikasi yang telah ada selama beberapa dekade masih sangat populer di tim jarak jauh.
Delapan puluh empat persen tim jarak jauh yang kami survei menggunakan aplikasi pesan instan setiap hari untuk berkomunikasi dengan rekan kerja. Dua aplikasi paling populer adalah Slack dan Google Chat. Bandingkan dengan 51 persen yang melakukan panggilan telepon setiap hari, baik melalui telepon seluler, telepon rumah, atau VoIP. Mungkin ini merupakan indikasi perubahan cara kita berkomunikasi secara pribadi dan profesional, 22 persen responden mengatakan mereka “jarang” atau “tidak pernah” menggunakan panggilan telepon untuk berkolaborasi atau berkomunikasi dengan tim mereka.
Alat kolaborasi populer lainnya untuk penggunaan sehari-hari mencakup perangkat lunak manajemen proyek (70 persen) seperti Basecamp, Trello, dan Pivotal Tracker, serta perangkat lunak kolaborasi tim (76 persen) seperti Slack, Yammer, HipChat, dan Google Drive.
Lingkungan kantor virtual telah menjadi topik yang mempolarisasi. Bagi mereka yang belum familiar (yang mencakup 5 persen dari perusahaan jarak jauh yang kami survei), platform ini memiliki cetak biru atau tata letak kantor virtual, yang memberikan “kursi” atau “kantor” kepada setiap anggota tim sehingga orang dapat melihat siapa yang ada di kantor saat mereka berada di kantor. mereka, untuk berkomunikasi satu sama lain. Responden yang mengetahui tentang platform ini terbagi antara menggunakan opsi semacam ini setiap hari (36 persen) pada platform seperti Sococo dan Sqwiggle, atau tidak pernah (47 persen).
Terkait: 44 Aplikasi yang Mengubah Ponsel Cerdas Anda Menjadi Pembangkit Produktivitas (Infografis)
Alat yang sering digunakan: Saat visual penting.
Meskipun alat-alat ini tidak digunakan setiap hari oleh sebagian besar perusahaan terpencil yang kami survei, alat-alat ini sering digunakan. Berdasarkan pengalaman tim saya, berbagi layar sangat penting untuk mencegah kebingungan dan memberikan kejelasan ketika orang perlu melihat visual yang sama, seperti presentasi atau dokumen yang sedang dikerjakan. Panggilan video bukanlah sesuatu yang sering kita gunakan, namun menambahkan elemen kemanusiaan yang baik saat digunakan.
Lima puluh persen responden rutin menggunakan berbagi layar, menggunakan alat seperti GoToMeeting, Join.me, dan Skype. Hanya 8 persen perusahaan jarak jauh yang mengatakan bahwa mereka jarang menggunakan berbagi layar untuk berkolaborasi, dan tidak ada perusahaan yang mengatakan bahwa mereka tidak pernah menggunakan berbagi layar.
Tiga puluh sembilan persen rutin menggunakan panggilan video, sebagian besar menggunakan Google Hangouts dan Skype. Enam belas persen jarang atau tidak pernah menggunakan video sebagai bagian dari kolaborasi jarak jauh mereka.
Terkait: 5 cara untuk memastikan karyawan jarak jauh merasa menjadi bagian dari tim
Alat yang paling banyak digunakan untuk kolaborasi jarak jauh.
Hasilnya, pesan instan dan berbagi layar adalah satu-satunya alat yang sangat diperlukan untuk komunikasi dan kolaborasi yang ditunjukkan oleh perusahaan jarak jauh. Tidak ada perusahaan yang disurvei mengatakan bahwa mereka tidak pernah menggunakan alat ini, dan sebagian besar menggunakannya secara rutin atau setiap hari.
Hasilnya juga menunjukkan bahwa perusahaan jarak jauh menggunakan kombinasi layanan dan platform luar, serta sistem lokal untuk berkolaborasi. Mengingat tantangan budaya dan pembentukan tim yang unik yang dihadapi oleh perusahaan yang beroperasi sepenuhnya secara virtual, hal ini masuk akal tidak ada alat atau seperangkat alat yang cocok untuk setiap perusahaan jarak jauh.
Selama delapan tahun terakhir menjalankan perusahaan jarak jauh saya sendiri, Pekerjaan FleksibelSaya belajar bahwa Anda harus menemukan yang terbaik untuk perusahaan virtual Anda. Kami menggunakan banyak percobaan dan kesalahan untuk menguji berbagai platform dan proses kolaborasi guna menemukan perpaduan yang tepat untuk tim kami. Dalam survei terhadap 38 perusahaan terpencil ini, terlihat jelas bahwa masing-masing perusahaan telah menyadari pentingnya menemukan alat terbaik bagi masing-masing perusahaan dan secara rutin menguji ide-ide mereka tentang mana yang terbaik.
Terkait: Pertahankan keterlibatan pekerja virtual sejak awal dengan 4 praktik orientasi sederhana ini
