3 Kesalahan Manajemen yang Dapat Menghancurkan Bisnis Jasa Profesional
Bisnis jasa profesional hanya akan menghasilkan hasil yang baik jika diberikan kepada klien. Baik proyek jangka pendek atau layanan berbasis kontainer yang berlangsung bertahun-tahun, proyek klien adalah jantung dari bisnis profesional — fokus pada orang-orangnya, sumber pendapatannya, dan tempat hidup atau matinya profitabilitas. Jika proyek gagal, bisnis dapat kehilangan pelanggan dan pendapatan atau lebih buruk lagi, mematikan bisnis tersebut.
Masalah manajemen proyek menjadi semakin mematikan seiring berkembangnya bisnis jasa profesional. Meskipun rasanya menyenangkan untuk mendapatkan proyek yang lebih besar dan lebih baik serta memperluas bisnis, pertumbuhan juga menempatkan bisnis pada risiko yang lebih besar jika tidak dikelola dengan hati-hati. Ketika perusahaan jasa profesional terus mengalami rekor pertumbuhan lapangan kerja, sekarang adalah waktu yang tepat untuk fokus pada tiga kesalahan umum manajemen proyek yang dilakukan perusahaan jasa profesional dan cara menghindarinya.
1. Kegagalan komunikasi pelanggan
Salah satu kesalahan paling umum yang dilakukan oleh perusahaan jasa profesional yang sedang berkembang adalah kegagalan berkomunikasi secara efektif dengan klien. Menurut hal penelitian baru-baru ini perusahaan saya melakukannya, komunikasi klien adalah faktor terpenting yang mempengaruhi keberhasilan suatu proyek. Namun hal ini sering kali lebih mudah diucapkan daripada dilakukan.
Terkait: 5 tip perencanaan proyek untuk membantu Anda mencapai tujuan Anda
Sembilan puluh persen responden memilih email sebagai salah satu dari tiga metode komunikasi utama mereka selama proyek, namun email dibuat untuk komunikasi pribadi antara beberapa individu, sedangkan keberhasilan proyek membutuhkan upaya tim. Bagi sebagian besar profesional saat ini, mengandalkan email berarti mengisolasi seluruh rantai komunikasi antar rekan satu tim, menjaga informasi berharga di kotak masuk mereka tidak dapat diakses oleh kolega dan klien.
Dengan berkembangnya tim dan proyek yang lebih besar, mustahil untuk melacak setiap detail kecil menggunakan pendekatan manual tradisional, seperti salin dan tempel atau beberapa pertemuan. Meskipun alat kolaborasi baru mencoba – namun tidak berhasil – untuk sepenuhnya menggantikan email, solusi sebenarnya adalah menggunakan perangkat lunak manajemen proyek yang secara otomatis terintegrasi dengan email, melacak percakapan, dan memperlakukan konten pesan mereka sebagai aset untuk dibagikan ke seluruh tim.
2. Pelacakan anggaran yang tidak akurat
Bahkan ketika perusahaan mencoba melacak waktu dengan tepat, para manajer sering kali tidak mengetahui anggaran dan waktu yang dihabiskan oleh anggota tim pada saat yang paling penting: saat proyek sedang berjalan. Studi kami menemukan bahwa hanya sekitar 30 persen profesional yang menggunakan lembar waktu yang terhubung dengan perangkat lunak manajemen proyek mereka. Sebagian besar, sekitar 69 persen, mencatat waktu yang dihabiskan untuk mengerjakan proyek secara manual atau tidak sama sekali, sehingga menyebabkan mereka tidak mendapat informasi dan kegagalan proyek menjadi bencana besar secara finansial.
Bahkan skenario terbaik di mana seorang karyawan dengan rajin mencatat waktu mereka dalam aplikasi lembar waktu terpisah masih menjadi mimpi buruk bagi manajer proyek. Lebih dari dua pertiga dari mereka mengambil laporan secara manual dari perangkat lunak lembar waktu dan menerapkannya pada anggaran proyek, yang berarti penundaan selama seminggu hingga satu bulan antara pekerjaan yang diselesaikan dan manajer proyek yang melihat dampak anggarannya.
Seringkali, ketika manajer proyek dapat membandingkan perkiraan anggaran dengan waktu yang dihabiskan untuk suatu proyek, proyek tersebut telah selesai, timnya telah melanjutkan ke pekerjaan berikutnya, dan segala kerugian harus ditanggung. Hal ini jelas merupakan masalah per proyek, namun berpotensi menimbulkan kerugian yang lebih besar bagi perusahaan secara keseluruhan dalam jangka panjang. Ketika anggaran dan proyek tetap terpisah, tidak mungkin menentukan apakah proyek menguntungkan dan menyesuaikan pendekatan penjualan untuk kontrak berikutnya.
Terkait: 5 alasan terbesar mengapa proyek gagal
Ketika bisnis bertumbuh dan menerima lebih banyak pelanggan, gambaran yang tidak akurat mengenai waktu kerja karyawan dan sumber daya yang tersedia dapat menjadi bencana besar. Karena penggajian adalah pengeluaran terbesar bagi perusahaan jasa profesional, mereka tidak mampu mencatat waktu kerja karyawan – hal ini akan membuat bisnis mereka menjadi buta.
Jika perusahaan terus menerima klien baru tanpa pemahaman yang jelas tentang berapa banyak waktu yang mereka miliki, karyawan akan terlalu banyak bekerja dan proyek akan melampaui tenggat waktu dan anggaran. Ketika proyek berada di luar jangkauan karena waktu yang tidak terlacak, bisnis pada dasarnya melakukan pekerjaan ekstra secara gratis.
3. Misalkan proyek terlalu singkat untuk dikelola
Tidak seperti proyek-proyek yang lebih mahal dan memakan waktu di sektor lain (seperti konstruksi), proyek-proyek di bidang jasa profesional relatif singkat. Studi terbaru kami menemukan bahwa proyek-proyek yang paling umum di perusahaan jasa profesional berlangsung antara satu dan tiga bulan, dengan 60 persen proyek diselesaikan dalam waktu kurang dari tiga bulan dan hanya 20 persen yang berlangsung lebih dari enam bulan.
Namun, salah satu kesalahpahaman yang paling umum adalah bahwa proyek yang berumur pendek ini tidak cukup besar untuk menyebabkan kerusakan nyata jika gagal. Rata-rata dari 27 persen Sebagian besar proyek berbasis jasa melebihi anggaran, dan margin keuntungan rata-rata perusahaan profesional adalah sekitar 15 persen—kira-kira sama dengan jumlah pendapatan yang diperoleh perusahaan dari proyek-proyek jangka panjang yang paling umum. Jelasnya, meskipun sebagian besar proyek untuk perusahaan jasa profesional lebih pendek dibandingkan sektor lainnya, satu proyek yang gagal sudah cukup untuk menghilangkan profitabilitas suatu bisnis sepanjang tahun.
Bisnis jasa profesional hanya menguntungkan jika mereka dapat mengelola proyek secara efektif dan membuat klien senang. Pelanggan yang tidak puas menyebabkan hilangnya bisnis dan organisasi proyek yang buruk menyebabkan hilangnya keuntungan. Tanpa pelanggan atau keuntungan, bisnis jasa profesional tidak akan berhasil. Hal-hal ini menjadi lebih buruk ketika bisnis tumbuh dari proses-proses lama. Semua bisnis yang sedang berkembang harus mengevaluasi kembali kemampuan manajemen proyek mereka dan mempertimbangkan teknologi baru untuk memastikan kesuksesan jangka panjang.
Terkait: Metode ‘Hard-Stop’ dapat membantu Anda menghemat waktu dan uang dalam menguji ide-ide baru
