Gandakan efisiensi bisnis Anda dengan menggunakan asisten virtual
Ketika saya memberi tahu orang-orang ini Kecerdasan Saat ini hanya memiliki delapan karyawan penuh waktu, mereka sering terkejut melihat betapa banyak yang dapat kami capai dengan begitu sedikit orang. Tingkat layanan pelanggan, konten pendidikan, dan kualitas perangkat lunak yang kami berikan tampaknya melebihi apa yang mungkin dilakukan tanpa memiliki karyawan yang berdedikasi untuk setiap area.
Terkait: 10 hal untuk dialihdayakan ke asisten virtual
Tapi kami punya rahasia. Dan itu adalah kemampuan kami untuk pasar lepas seperti UpWork untuk mengisi banyak tanggung jawab non-inti dengan anggota tim paruh waktu yang ahli di setiap domain. Tim delapan Brainscape mampu bekerja seolah-olah kami adalah tim beranggotakan 25 orang, tetapi dengan biaya yang jauh lebih efisien.
Outsourcing yang disederhanakan
Keindahan UpWork adalah menghilangkan semua titik gesekan dalam proses perekrutan, perekrutan, dan penagihan kontraktor. Di dunia lama, jika Anda membutuhkan seseorang untuk menangani layanan pelanggan atau pengujian perangkat lunak, Anda memiliki tiga opsi sub-par:
- Pekerjakan karyawan penuh waktu, bahkan jika Anda tidak memiliki kebutuhan 40 jam seminggu di domain tersebut;
- Bagilah pekerjaan di antara karyawan Anda yang ada (yang belum tentu ahli dalam tugas tersebut); atau
- Posting pekerjaan paruh waktu atau magang di Craigslist, lalu tangani semua dokumen 1099 untuk setiap konsultan baru yang Anda pekerjakan.
Menggunakan UpWork adalah opsi yang jauh lebih efisien. Dengan metode perekrutan pekerja lepas virtual yang lebih baik yang membutuhkan lebih sedikit waktu dan lebih sedikit energi untuk mengelola, situs ini dan situs pengeposan lepas lainnya telah sepenuhnya mengubah permainan. Outsourcing sekarang banyak lebih efisien dan otomatis daripada sebelumnya.
Berikut adalah langkah-langkah yang saya rekomendasikan untuk membantu perusahaan Anda tumbuh dengan menggunakan “asisten virtual”:
1. Tentukan tugas mana yang dapat dialihdayakan.
Saya tidak akan pernah menganjurkan kepemimpinan outsourcing dari tim Anda inti kompetensi, seperti pengembangan produk atau strategi pemasaran. Tetapi untuk lusinan tugas yang berulang, mengganggu, tidak dapat diprediksi, atau ditangani dengan lebih baik oleh seorang ahli yang tidak dapat Anda bawa sendiri, Anda mungkin terlayani dengan baik dengan melepaskannya dari piring Anda dan membebaskan diri Anda. bandwidth manajemen yang berharga.
Di Brainscape, kami menggunakan asisten virtual untuk layanan pelanggan, pengujian perangkat lunak, copywriting, pengeditan, akuntansi, penerjemahan, rekaman suara, riset pasar, entri data, dan sesekali tugas riset desain grafis. Kami membayar upah mulai dari $7 per jam hingga $100 per jam, tergantung pada tingkat keahlian dan pengalaman yang kami perlukan. Akhirnya, beberapa dari peran ini mungkin menjadi posisi penuh waktu, tetapi untuk saat ini, UpWork menawarkan kepada kami keseimbangan sempurna antara bakat dan fleksibilitas.
Terkait: Semua yang perlu Anda ketahui tentang mempekerjakan seorang freelancer
2. Posting deskripsi pekerjaan yang jelas.
Jika Anda ingin mempersempit pelamar Anda menjadi hanya mereka yang memenuhi syarat dan berdedikasi, Anda harus menulis deskripsi realistis yang meringkas dengan rapi pekerjaan yang diharapkan, mis. apakah peran itu paruh waktu atau penuh waktu? Apakah berdasarkan jam atau proyek? Sementara atau berkelanjutan? Sporadis atau diprediksi? Tidak ada yang lebih buruk daripada membuang-buang waktu berbicara dengan seseorang yang akhirnya keluar karena proyek tersebut “bukan untuk saya”.
3. Tetapkan kriteria seleksi yang efektif.
Untuk membantu menyaring kandidat yang tidak memenuhi syarat dan tidak membuang waktu, UpWork menawarkan fitur utama seperti tes dan pertanyaan pendahuluan. Misalnya, Brainscape baru-baru ini menggunakan kedua fitur tersebut untuk menyewa asisten paruh waktu guna membantu menguji dan mengoreksi aplikasi bahasa Spanyol kami yang baru diperbarui. Kami hanya tertarik pada kandidat yang mencetak persentil ke-95 dalam tes kosa kata bahasa Spanyol UpWork dan yang mengonfirmasi bahwa mereka memiliki iPhone 6 dengan ruang penyimpanan memori yang cukup untuk proyek kami. Itu adalah persyaratan yang cukup spesifik! Fitur pemeriksaan UpWork menyelamatkan kami dari sakit kepala yang cukup besar dalam proses wawancara.
4. Jalankan untuk menemukan kandidat yang baik.
Seperti kebanyakan peran, talenta terbaik di UpWork sering kali tidak mencari pekerjaan sejak awal, karena mereka sibuk bekerja untuk klien lain. Anda harus menemukan secara teratur mereka dan yakinkan mereka mengapa proyek Anda sepadan dengan waktu mereka. UpWork memungkinkan Anda menelusuri pekerja lepas berdasarkan keterampilan, harga, dan ulasan pelanggan, serta mengundang pekerja lepas tertentu untuk melamar pekerjaan yang Anda posting. Mengambil 20 menit untuk menelusuri kandidat teratas dan mengirimkannya secara singkat, undangan pribadi untuk melamar hampir selalu sepadan.
5. Tetapkan proyek latihan.
Setelah Anda menentukan bahwa Anda mungkin ingin bekerja dengan kandidat tertentu, biasanya berguna untuk memberikan tugas latihan kecil yang mewakili jenis pekerjaan yang akan melibatkan proyek sebenarnya. Proyek mini ini dapat ditugaskan sebelum wawancara yang sebenarnya dan kemungkinan besar akan menjadi metode terbaik untuk memilih pemenang Anda. Perhatikan saja bahwa setiap proyek latihan yang sangat sulit (apa pun yang akan memakan waktu lebih dari 10 atau 20 menit) harus dikompensasikan dengan semacam insentif moneter.
6. Skype dengan finalis.
Jika peran lepas yang Anda isi adalah posisi jangka panjang, atau posisi yang berpotensi mewakili perusahaan Anda ke publik, sebaiknya lakukan obrolan video dengan finalis sebelum menarik pelatuknya. Memastikan karakternya sesuai dengan budaya internal dan merek eksternal perusahaan Anda hampir sama pentingnya dengan mencari kecocokan budaya di antara karyawan inti Anda.
7. Menyewa dengan amanat yang jelas.
Bahkan jika Anda telah memposting deskripsi pekerjaan yang baik di muka, Anda harus selalu berhati-hati untuk mengulangi ekspektasi di awal kontrak baru. Berapa banyak pelatihan yang akan ada? Apa tonggak di mana pembayaran akan dilakukan? Bagaimana Anda akan mengevaluasi penyelesaian tugas? Dapatkan penawaran harga sebelum atau setelah pertimbangan biaya pemrosesan 10 persen UpWork? Mengonfirmasi tanggung jawab semua pihak sangat penting untuk memastikan keberhasilan proyek atau peran yang berkelanjutan.
8. Sediakan onboarding dan komunikasi yang konsisten.
Hampir semua “cerita horor UpWork” yang saya dengar disebabkan oleh komunikasi yang buruk antara klien dan kontraktor. Sebenarnya adalah tugas Anda, klien, untuk memberikan pelatihan yang memadai, menjadwalkan pendaftaran yang memadai, dan memantau kemajuan saat pekerja lepas meningkatkan kurva pembelajaran. Tingkat penanganan manual yang diperlukan sebanding dengan kompleksitas tugas atau peran.
9. Tempatkan freelancer sukses dengan autopilot.
Setelah Anda menemukan pekerja lepas yang Anda sukai, lakukan semua yang Anda bisa untuk membantu orang itu menjadi mandiri sepenuhnya. Perusahaan kami sangat mempercayai dua asisten layanan pelanggan kami selama dua tahun terakhir sehingga kami sebenarnya hanya perlu menghubungi mereka sebulan sekali untuk melihat bagaimana keadaan mereka. Mereka menanggapi pertanyaan dan keluhan pelanggan pada waktu mereka sendiri dan mengirimkan ringkasan mingguan kepada kami, memberi tahu kami tentang masalah yang sedang tren. Mencapai status “autopilot” ini adalah tujuan dari banyak investasi persewaan UpWork dan akan segera mulai membayar dividen manajemen.
10. Tantang anggota tim Anda untuk mengalihdayakan pekerjaan mereka sendiri.
Kemewahan outsourcing tugas non-inti tidak hanya berlaku untuk CEO dan manajer. Bahkan tingkat entri karyawan dapat diberikan kesempatan untuk mendelegasikan tugas kepada asisten virtual yang bersifat berulang atau dapat dilakukan secara eksternal. Tantangannya adalah mempelajari cara mengelompokkan pekerjaan Anda menjadi tugas yang dapat didelegasikan dan dapat dilatih bisa sangat sulit (dan mengancam).
Manajer dapat membantu karyawan mengembangkan peran mereka dengan lebih baik dengan mengalokasikan setiap anggota tim inti anggaran UpWork dan melatihnya melalui proses split-and-restore. Mengabstraksi dan mendelegasikan peran secara konsisten adalah bagaimana perusahaan kecil tumbuh menjadi perusahaan besar, dan bagaimana karyawan junior berkembang menjadi manajer berpengalaman.
Jika ditangani dengan benar, efisiensi bisnis yang ditawarkan oleh “ekonomi lepas” baru bisa menjadi sangat besar sehingga dapat memisahkan perusahaan biasa-biasa saja dari perusahaan luar biasa. Manajer abad kedua puluh satu akan semakin perlu menentukan waktu yang tepat untuk mempekerjakan pekerja lepas virtual versus karyawan penuh waktu atau intern. Kita harus selalu mempertimbangkan pilihan tenaga kerja digital yang terus berkembang seiring dengan meningkatnya kebutuhan bisnis kita.
Terkait: IRS ingin tahu apakah pekerja lepas Anda harus mendapatkan W2
