ABC Pengendalian Inventaris

Dalam buku mereka Mulailah bisnis Anda sendiri, staf Entrepreneur Media Inc. memandu Anda melalui langkah-langkah penting dalam memulai bisnis, kemudian mendukung Anda bertahan dalam tiga tahun pertama sebagai pemilik bisnis. Dalam kutipan yang telah diedit ini, penulis menjelaskan elemen kunci dari pengendalian inventaris sehingga Anda dapat lebih mudah memahami fungsi bisnis utama ini.

Dalam hal inventaris, inventaris dasar bisnis Anda harus menyediakan variasi produk yang wajar dan harus cukup besar untuk memenuhi permintaan penjualan normal bisnis Anda. Karena Anda tidak memiliki angka penjualan dan inventaris aktual dari tahun-tahun sebelumnya untuk memandu Anda saat memulai, Anda perlu memproyeksikan penjualan tahun pertama berdasarkan rencana bisnis Anda.

Saat menghitung persediaan dasar, Anda juga harus mempertimbangkan waktu tunggu—lamanya waktu antara pemesanan ulang dan penerimaan produk. Misalnya, jika waktu tunggu Anda adalah empat minggu dan lini produk tertentu terjual 10 unit per minggu, Anda harus memesan ulang sebelum tingkat persediaan dasar turun di bawah 40 unit atau Anda harus menunggu produk tersebut.

Persediaan yang tidak mencukupi berarti hilangnya penjualan dan pemesanan di awal yang mahal dan memakan waktu. Kehabisan bahan mentah atau suku cadang yang penting untuk proses produksi Anda juga berarti peningkatan biaya operasional. Karyawan Anda akan dibayar untuk duduk-duduk karena tidak ada pekerjaan yang harus dilakukan; ketika persediaan benar-benar masuk, mereka akan dibayar lembur untuk mengganti waktu produksi yang hilang.

Salah satu cara untuk melindungi diri Anda dari kekurangan tersebut adalah dengan memasukkan margin keamanan ke dalam angka persediaan dasar. Untuk mengetahui margin keamanan yang tepat bagi bisnis Anda, coba pikirkan semua faktor eksternal yang dapat menyebabkan keterlambatan, seperti pemasok yang cenderung terlambat atau barang dikirim dari luar negeri. Setelah Anda menjalankan bisnis selama beberapa waktu, Anda akan lebih memahami waktu pengiriman dan akan cukup mudah menghitung margin keamanan Anda.

Hindari persediaan berlebih

Menghindari kelebihan persediaan sangat penting bagi pemilik perusahaan dengan lini produk musiman, seperti pakaian jadi, aksesori rumah, serta barang liburan dan hadiah. Produk-produk ini memiliki “umur simpan” yang pendek dan sulit dijual jika sudah ketinggalan zaman. Pengusaha yang menjual lebih banyak produk yang tidak lekang oleh waktu, seperti peralatan pipa ledeng, perlengkapan kantor, atau produk otomotif, memiliki lebih banyak kelonggaran karena memerlukan waktu lebih lama hingga barang-barang tersebut menjadi usang.

Namun, apa pun bisnis Anda, persediaan berlebih harus dihindari. Hal ini memerlukan biaya overhead tambahan, pembayaran utang atas pinjaman untuk membeli kelebihan inventaris, tambahan pajak properti pribadi atas inventaris yang tidak terjual, dan peningkatan biaya asuransi. Membeli kelebihan saham juga mengurangi likuiditas Anda – sesuatu yang harus dihindari. Perhatikan contoh pengecer perlengkapan mobil yang mempunyai peluang untuk membeli 1.000 galon antibeku dengan harga diskon besar. Jika dia membeli antibeku dan ternyata musim dinginnya sejuk, dia akan menghabiskan 1.000 galon antibeku. Meskipun dia tahu bahwa dia dapat menjual antibeku tersebut pada musim dingin berikutnya, antibeku tersebut masih memakan ruang di gudangnya selama satu tahun penuh—ruang yang dapat digunakan untuk produk yang lebih menguntungkan.

Beberapa pengusaha pemula bereaksi terhadap kelebihan persediaan dengan bersikap terlalu berhati-hati saat memesan persediaan lagi. Namun, hal ini membuat Anda berisiko kehabisan stok. Untuk menghindari akumulasi kelebihan persediaan, tetapkan margin keamanan yang realistis dan pesan hanya apa yang Anda yakin dapat dijual.

Persediaan dan arus kas

Masalah arus kas adalah salah satu masalah paling umum yang dihadapi oleh usaha kecil, dan biasanya merupakan tanda pertama dari masalah keuangan serius yang akan datang. Menurut pakar pendidikan manajemen Ashok Rao, mengikat uang dalam persediaan bisa sangat merusak arus kas perusahaan kecil.

Untuk mengontrol inventaris secara efektif, prioritaskan kebutuhan inventaris Anda. Pada pandangan pertama, tampaknya barang paling mahal di inventaris Anda harus mendapat perhatian paling besar. Namun pada kenyataannya, barang yang lebih murah dengan rasio perputaran yang lebih tinggi memiliki pengaruh yang lebih besar terhadap bisnis Anda dibandingkan barang yang lebih mahal. Jika Anda hanya fokus pada barang bernilai tinggi, Anda berisiko kehabisan produk dengan harga lebih rendah yang menambah keuntungan Anda.

Bagilah bahan menjadi kelompok A, B, dan C tergantung pada dampak dolar terhadap perusahaan (bukan harga sebenarnya). Anda kemudian dapat menyimpan lebih banyak barang-barang penting A sambil menjaga barang-barang B dan C pada tingkat yang lebih mudah dikelola. Hal ini dikenal dengan pendekatan “ABC”.

Seringkali 80 persen pendapatan perusahaan hanya berasal dari 20 persen produknya. Perusahaan yang menghormati “aturan 80-20” ini memusatkan upaya mereka pada 20 persen kunci tersebut. Kebanyakan ahli sepakat bahwa mengelola semua produk dengan cara yang sama adalah sebuah kesalahan.

Setelah Anda memahami barang mana yang paling penting, Anda akan dapat menyeimbangkan kebutuhan dengan biaya, dan hanya membawa barang tertentu sebanyak yang Anda perlukan. Ada baiknya juga untuk menurunkan tingkat inventaris Anda, menimbun suatu barang dalam jumlah yang lebih kecil untuk waktu yang singkat daripada menyimpan barang dalam jumlah besar untuk waktu yang lama. Pertimbangkan untuk memesan lebih sedikit barang, tetapi lakukan lebih sering.

Sistem pelacakan inventaris yang baik akan memberi tahu Anda barang apa yang ada dalam stok, apa yang dipesan, kapan akan tiba, dan apa yang telah Anda jual. Dengan sistem seperti itu, Anda dapat dengan cerdas merencanakan pembelian dan dengan cepat mengenali barang-barang yang bergerak cepat yang perlu Anda pesan ulang dan barang-barang yang bergerak lambat yang perlu Anda tandai atau promosikan secara khusus.

Beberapa pengecer melacak inventaris menggunakan sistem tag manual, yang dapat diperbarui setiap hari, mingguan, atau bahkan bulanan. Dalam sistem pelabelan manual, Anda menghapus label harga dari produk pada saat pembelian. Anda kemudian mencoret label tersebut dengan inventaris fisik untuk mengetahui apa yang Anda jual.

Sistem kendali dolar menunjukkan biaya dan margin laba kotor pada masing-masing item inventaris. Metode dasar pengendalian dolar dimulai di kasir, dengan kwitansi penjualan yang berisi produk, jumlah penjualan, dan harga. Anda dapat membandingkan kwitansi penjualan dengan kwitansi pengiriman untuk menentukan margin laba kotor pada suatu barang. Anda juga dapat menggunakan program perangkat lunak untuk melacak inventaris berdasarkan jenis, biaya, volume, dan keuntungan. Beberapa program yang perlu diselidiki termasuk arus, MukaProDan Dealer saham untuk manufaktur/distribusi.

Sistem pengendalian unit menggunakan metode mulai dari rak yang mencolok hingga penggunaan tiket tempat sampah yang canggih—tiket kecil yang disimpan untuk setiap jenis produk yang berisi nomor inventaris, deskripsi, jumlah stok maksimum dan minimum, biaya (dalam kode), harga jual, dan informasi lain yang ingin Anda sertakan. Tiket tempat sampah mirip dengan kartu arsip kantor yang mencantumkan nomor inventaris, harga jual, biaya, jumlah item dalam suatu kotak, sumber inventaris dan sumber alternatif, tanggal pemesanan, jumlah, dan waktu pengiriman.

Pengecer melakukan pemeriksaan fisik inventaris setiap hari, setiap minggu, atau sesering mungkin – setidaknya setahun sekali. Terkadang pemilik akan menugaskan setiap karyawan tanggung jawab untuk mencatat sekelompok barang atau, jika tokonya cukup besar, mempekerjakan staf inventaris untuk mengatur dan menghitung inventaris.

Perputaran persediaan

Ketika Anda telah mengganti 100 persen stok asli Anda, Anda telah “mengubah” stok Anda. Jika Anda rata-rata memiliki persediaan selama 12 minggu dan menyerahkannya empat kali setahun, tambahkan siklus penghitungan ditambah siklus pemesanan ditambah siklus pengiriman ke periode kebutuhan Anda.

Misalnya, Anda memutuskan untuk menghitung persediaan setiap empat minggu sekali (siklus penghitungan). Memproses dokumen dan melakukan pemesanan dengan vendor Anda membutuhkan waktu dua minggu (siklus pemesanan). Pesanan membutuhkan waktu enam minggu untuk sampai ke Anda (siklus pengiriman). Oleh karena itu, Anda memerlukan inventaris selama 12 minggu sejak hari pertama siklus penghitungan agar tetap dapat beroperasi hingga barang Anda tiba.

Anda dapat meningkatkan perputaran inventaris jika Anda menghitung inventaris lebih sering—setiap dua minggu, bukan setiap empat minggu—dan bekerja sama dengan pemasok untuk meningkatkan efisiensi pengiriman. Cara alternatif untuk mendistribusikan barang ke toko dapat mengurangi siklus pengiriman menjadi tiga minggu, yang akan mengurangi kebutuhan persediaan menjadi enam minggu. Hasilnya, perputaran persediaan bisa meningkat dari empat kali setahun menjadi delapan kali lipat.

Cara lain untuk melihat omzet adalah dengan mengukur penjualan per kaki persegi. Mengambil nilai eceran rata-rata persediaan dan membaginya dengan jumlah kaki persegi yang dikhususkan untuk produk tertentu akan menghasilkan penjualan rata-rata per kaki persegi. Anda perlu mengetahui berapa banyak penjualan per kaki persegi per tahun yang Anda perlukan untuk bertahan hidup. Hitung penjualan Anda per kaki persegi sebulan sekali untuk memastikan penjualan tersebut sesuai dengan harapan Anda.