Apakah Anda menggunakan perjanjian kerahasiaan sebagai tindakan pencegahan atau rencana cadangan?

Semua perusahaan mempunyai rahasia yang harus dijaga. Dan beberapa pihak mencoba mengatasinya dengan menghentikan pendarahan – menggunakan perjanjian kerahasiaan – hanya setelah rahasia tersebut terbongkar. Yang lain memasukkan NDA ke dalam setiap kemungkinan percakapan.

Terkait: Kerahasiaan dapat melindungi ide Anda, atau menghancurkannya

Namun sementara beberapa perusahaan percaya bahwa perjanjian ini hanya berguna setelah suatu pelanggaran telah terjadi, tidak ada yang jauh dari kebenaran. Begitu informasi rahasia dibobol, semuanya sudah terlambat.

Pertimbangkan sebuah pengalaman yang dimiliki perusahaan saya: Beberapa tahun yang lalu kami memecat seorang karyawan; dia menanggapinya dengan mengancam akan memberikan data pelanggan kami kepada pesaing jika kami tidak mempekerjakannya kembali. Ketika kami menunjukkan bahwa pelanggaran kontraknya akan mengakibatkan denda yang besar, dia segera memberi kami akses ke informasi rahasia yang dia miliki dan mengizinkan kami untuk mengonfirmasi bahwa dia telah menghapus semua dokumen perusahaan.

Berkat tanda tangan di selembar kertas, perusahaan saya terhindar dari situasi bencana. Pendekatan proaktif serupa juga akan menjaga informasi perusahaan Anda.

Menghindari pelanggaran dengan NDA yang efektif

NDA memberi tahu penerima bahwa mereka mempunyai kewajiban hukum untuk tidak membagikan rahasia perusahaan. Penelitian menunjukkan bahwa orang yang menulis sesuatu mengingatnya lebih lama dibandingkan orang yang mengulanginya secara lisan. Menandatangani NDA mengaktifkan seseorang persepsi visual dan koordinasi mata-tangan, untuk memperbaiki peringatan itu.

Namun kegunaan NDA tidak dipotong dan dikeringkan. Meminta mitra dan karyawan untuk menandatanganinya sebelum melakukan bisnis bersama dapat menjadikan Anda sebagai otoritas. Namun jika diberikan kepada orang yang salah, NDA bisa membuat Anda terlihat mencurigakan.

Untuk membuat dan mendistribusikan NDA yang efektif, ikuti enam pedoman berikut:

1. Jelaskan hukuman khusus jika melanggar perjanjian.

Sebagian besar NDA mencakup NDA yang bersifat hukum sehingga pegawai negeri tidak dapat mengungkapkan informasi perusahaan tetapi tidak menguraikan hukuman spesifik. Akibatnya, hakim dapat memberi Anda ganti rugi di bawah nilai informasi yang bocor – jika ada. Dengan menetapkan hukuman di atas nilai rahasia, Anda tidak hanya menghindari pemberian kompensasi yang rendah, namun juga menekankan keseriusan kontrak kepada mereka yang menandatanganinya.

2. Tetap singkat.

Sertakan informasi yang diperlukan, tetapi buatlah kontrak sesingkat mungkin. Sebagian besar NDA ditandatangani selama proses orientasi atau pada pertemuan awal, dan dokumen yang panjang dapat memotivasi pihak lain untuk mencari nasihat hukum, sehingga menunda proses tersebut.

Terkait: Hindari 6 kesalahan ini dalam mengamankan informasi hak milik

3. Jelaskan apa arti rahasia dan cara kerjanya.

Definisikan dengan jelas apa itu informasi “rahasia”, berikan contohnya. Jelaskan kapasitas di mana karyawan dan mitra beroperasi dan bagaimana mereka harus menyimpan dan melindungi informasi. Misalnya, Anda akan meminta seorang insinyur perangkat lunak memiliki standar yang lebih tinggi jika data di komputernya diretas dibandingkan dengan asisten yang laptopnya dicuri di bandara.

Untuk menutupi dasar-dasar saya, saya menyertakan keterangan di email yang memverifikasi bahwa konten tersebut bersifat rahasia tanpa menyiratkan bahwa saya sedang mengadakan kesepakatan.

4. Pertimbangkan untuk memasukkan klausa non-bersaing.

Jika Anda berbagi informasi dengan orang yang mungkin menjadi pesaing, sertakan klausul non-persaingan yang berlaku satu hingga dua tahun setelah informasi rahasia diterima.

5. Sederhanakan prosesnya untuk semua orang.

Aplikasi seperti Menggoyang memudahkan pengaturan NDA digital. Kami telah mengembangkan teknologi kanvas HTML5 yang memungkinkan orang lain menandatangani melalui perangkat seluler, namun ada banyak layanan tanda tangan digital yang tersedia, seperti Tanda Dokumen. Catat dan tandatangani dua salinan, berikan satu kepada pihak lain.

6. Berikan NDA kepada orang yang tepat.

Karyawan harus menjadi orang pertama yang diwajibkan menandatangani NDA; sebagian besar pelanggaran terjadi ketika mantan karyawan yang tidak puas membawa daftar pelanggan Anda ke pesaing.

Namun meminta atau memaksa seseorang untuk menyetujui NDA ketika tidak ada informasi penting yang akan dibahas menunjukkan bahwa prioritas Anda tidak selaras dan dapat merusak kesepakatan. Misalnya, investor tidak boleh diminta untuk menandatangani NDA. Pengaturan waktu, manajemen, dan pelaksanaan merupakan tulang punggung setiap perusahaan yang sukses — bukan hanya idenya.

Itu Undang-undang Rahasia Dagang yang Seragam mengharuskan pengusaha untuk melakukan upaya yang wajar untuk menjaga rahasia, sehingga menegakkan kontrak ini adalah setengah dari tantangan yang ada. Yang terpenting, pastikan untuk melengkapi NDA sebelum mengungkapkan informasi rahasia. Tidak ada gunanya setelah itu.

Jangan menunggu sampai terjadi pelanggaran untuk kembali ke NDA Anda. Secara proaktif menyusun dan menegakkan kontrak-kontrak ini. Setelah rahasia Anda terbongkar, tidak ada jaminan Anda akan memulihkannya tanpa cedera.

Terkait: Bagaimana menjaga rahasia startup Anda tetap pribadi