Bagaimana memberikan umpan balik yang membangun kepada atasan yang beracun

Bos terbaik adalah pemimpin – pria dan wanita yang mendorong dialog terbuka dan memudahkan karyawan untuk mendekati mereka jika ada masalah di tempat kerja.

Sayangnya, tidak semua bos masuk dalam kategori ini.

Pertimbangkan interaksi bos-karyawan berikut, di mana seorang pemimpin organisasi di sebuah organisasi nirlaba secara terbuka memberitahukan direktur SDM-nya kepada publik pelanggaran “keji” dengan mengusulkan pembaruan pedoman kebijakan organisasi yang akan mencegah karyawan menggunakan kata-kata kotor di tempat kerja.

Direktur SDM – yang memberikan saran tersebut sebagai upaya tidak langsung untuk mengendalikan bahasa kerja bosnya yang penuh warna – menolak keras. Akrab dengan perilaku defensif bos mereka, tidak ada orang lain yang berbicara. Kutukan itu berlanjut dan akhirnya direktur SDM pergi, membawa harapan terakhir akan kesopanan organisasi itu bersamanya.

Sayangnya, atasan yang menolak memberikan masukan bisa menjadi ketentuan umum di tempat kerja; jika Anda pernah terjebak dalam situasi serupa, Anda tidak sendirian. Untungnya, ada beberapa strategi yang bisa Anda gunakan saat mendekati bos yang bertahan. Mulailah dengan menjadwalkan pertemuan tatap muka, lalu lakukan pendekatan tugas secara strategis.

Sebelum rapat

Evaluasi diri untuk menentukan peran Anda dalam masalah. Penting untuk memahami dan mengakui kontribusi Anda terhadap masalah ini: Apakah sikap diam, sikap, atau tuduhan Anda berkontribusi terhadap ketegangan? Apakah Anda salah menyajikan atau memutarbalikkan fakta? Apakah emosi Anda sudah menguasai diri Anda? Lihatlah dengan jujur ​​​​perilaku Anda sendiri.

Terkait: Bos dari neraka dan apa yang dapat Anda pelajari dari mereka

Identifikasi apa yang ingin Anda capai dari percakapan tersebut. Meskipun banyak orang yang sudah jelas tentang apa yang tidak mereka inginkan, mereka belum memikirkan apa yang ingin mereka capai. Apakah Anda hanya mencoba membuat atasan Anda sadar akan sikapnya? Apakah Anda mengharapkan atasan Anda mengubah perilaku dan sikapnya? Atau Anda ingin atasan Anda mengakui kesalahannya dan meminta maaf kepada Anda? Sulit untuk mencapai efek yang diinginkan jika Anda tidak yakin dengan hasil apa yang Anda inginkan.

Rencanakan secara strategis. Waktu dan tempat tertentu lebih baik dibandingkan waktu dan tempat lain dalam memberikan umpan balik, khususnya jika hal tersebut bersifat sensitif. Pertimbangkan untuk mendiskusikan topik tersebut dengan atasan Anda terlebih dahulu untuk menentukan kapan, di mana, dan menjelaskan mengapa Anda ingin bertemu dengannya. Tujuan Anda adalah menciptakan lingkungan aman yang kondusif bagi atasan Anda untuk menerima apa yang Anda katakan, alih-alih “menempel” pada atasan Anda.

Selama pertemuan

Mulailah dengan asuransi. Atasan Anda mungkin tidak menyadari apa yang mengganggu Anda. Ingatlah bahwa banyak bos bertindak defensif karena mereka merasa terancam, yaitu mereka merasa Anda menantang otoritas, kompetensi, atau kemampuan mereka dalam mengelola tim. Yakinkan mereka dengan memberikan kepastian terlebih dahulu tentang niat Anda untuk melakukan percakapan. Misalnya, Anda mungkin ingin memulai dengan:

• Untuk meyakinkan atasan Anda bahwa Anda memahami dan menghormati posisi otoritasnya dalam situasi tersebut
• Memberi tahu atasan Anda bahwa sesuatu yang dia lakukan memengaruhi kemampuan Anda untuk melakukan yang terbaik
• Jelaskan secara spesifik tindakan yang diambilnya yang merusak kualitas pekerjaan Anda atau mengganggu kemampuan Anda untuk mencapai tujuan Anda.
• Perkuat keinginan Anda untuk membangun hubungan kerja yang positif

Tetap berpegang pada pengamatan netral. Tidak ada seorang pun yang suka menjadi fokus kesalahan. Salah satu cara tercepat yang pernah saya lihat ketika karyawan menempatkan atasan mereka dalam posisi defensif adalah dengan melontarkan tuduhan besar-besaran dan kesimpulan negatif. Karena Anda telah mempersiapkan pertemuan dengan atasan Anda ini, pertama-tama jelaskan dampak perilakunya terhadap Anda atau pekerjaan Anda sebelum menyampaikan kesimpulan apa pun. Akui peran Anda dalam situasi tersebut sebanyak mungkin.

Terkait: Bagaimana Memanipulasi Bos Anda yang Mengerikan agar Bekerja untuk Anda

Ringkaslah apa yang dikatakan. Percakapan yang bermuatan emosi cenderung mengaburkan pemikiran orang. Menjaga perspektif Anda tetap tenang dan memperjelas adalah alat yang berguna yang membantu menjaga suasana saling menghormati dan meminimalkan sikap defensif untuk memastikan bahwa pandangan Anda dan atasan Anda didengar. Pastikan untuk merangkum apa yang telah diselesaikan dan apa yang masih harus diselesaikan beserta komitmen yang dibuat.

Setelah pertemuan

Kasihanilah. Mengucapkan terima kasih setelah pertemuan, apa pun hasilnya, selalu merupakan sikap profesionalisme yang berkelas. Kesopanan sangat bermanfaat dan menentukan cara untuk mengatasi dan menyelesaikan permasalahan yang muncul di masa depan.

IkutiWuP. Percakapan konstruktif sering kali gagal karena kurangnya tindak lanjut dan umpan balik yang berkelanjutan. Kami bercakap-cakap dan kemudian melanjutkan perjalanan kami yang gembira (atau tidak gembira) tanpa memutar balik. Idealnya, Anda dan atasan Anda akan menyepakati waktu untuk “saling melapor” terlebih dahulu.

Bernegosiasi ulang, jika perlu. Menjadwalkan tindak lanjut memberikan peluang alami bagi Anda dan atasan Anda untuk meninjau kembali persyaratan yang telah disepakati ketika segala sesuatunya tidak berjalan sesuai harapan semula.

Dengan menggunakan strategi-strategi ini untuk mengurangi sikap defensif, diharapkan Anda akan mengalami kesuksesan yang lebih besar dalam mencapai hasil yang menguntungkan Anda dan atasan Anda.

Terkait: Lori Greiner dari Shark Tank dan Robert Herjavec tentang Apa yang Membuat Bos Hebat