Bagaimana mengelola pekerjaan di kantor yang tidak pernah tidur

Meskipun beberapa perusahaan memiliki beberapa karyawan jarak jauh, perusahaan lainnya sepenuhnya merupakan organisasi virtual, seperti milik kami, sepanjang hari. Dengan anggota tim di seluruh dunia, ada seseorang yang online hampir setiap jam sepanjang hari – hal ini sangat baik bagi pelanggan kami (yang tinggal di luar negeri). Namun mengelola grup yang tersebar di seluruh zona waktu adalah cerita yang berbeda! Inilah cara kami belajar menjalankan ‘organisasi yang tidak pernah tidur’.

Terkait: 5 Cara Memimpin Tim Jarak Jauh Secara Efektif

1. Tetapkan jadwal – dan patuhi jadwal tersebut.

Bekerja di perusahaan jarak jauh sering kali dianggap sebagai pekerjaan dengan jam kerja paling fleksibel, namun membiarkan tim Anda bekerja ‘kapan pun waktu terbaiknya’ (baik pukul 05.00 atau 23.00) sering kali menyebabkan kekacauan, kurangnya produksi, dan frustrasi manajerial.

Jam kerja fleksibel yang terstruktur berarti Anda mempertimbangkan jadwal orang-orang yang ingin bekerja, namun juga mempertimbangkan jadwal seluruh tim dan melakukan penyesuaian sesuai kebutuhan untuk memastikan produktivitas maksimal.

Jika tim Anda berada di seluruh dunia, salah satu tantangan terbesar Anda adalah hanya sedikit anggota tim yang online pada waktu yang sama karena zona waktu yang berbeda. Komunikasi adalah KUNCI dalam organisasi virtual dan meskipun email sangat berguna, tidak ada yang bisa menggantikan obrolan cepat dan panggilan antar anggota tim yang berkolaborasi dalam sebuah proyek. Penting bagi Anda untuk membuat jam kerja yang tumpang tindih untuk anggota tim di departemen yang sama.

Tetapkan jadwal tim Anda dan minta mereka bertanggung jawab atas jam-jam tersebut.

Terkait: Cara membuat program kerja fleksibel yang diformalkan untuk perusahaan Anda

2. Keluar dari email.

Kami sangat bergantung pada komunikasi tertulis dengan jadwal kami yang bervariasi. Seperti yang saya katakan di atas, email sangat berguna, namun bagi organisasi virtual, email juga bisa merugikan. Saat email digunakan, kotak masuk dengan cepat terisi, komunikasi penting hilang, dan anggota tim kewalahan.

Sebaliknya, pilih sistem manajemen proyek, seperti Podio, yang memungkinkan Anda menyimpan semua komunikasi tentang suatu proyek dalam rangkaian proyek. Sistem memberi tahu Anda ketika Anda disebutkan dalam postingan atau diberi tugas, dan Anda melihat semua notifikasi di satu tempat (online). Ini telah menjadi penyelamat bagi kami dengan melacak proyek, komentar, dan tugas kami secara efisien tanpa terkubur dalam email.

Terkait: Aturan manajemen waktu 80/20: Berhentilah membuang-buang waktu Anda

3. Batasi email sepanjang waktu.

Jika Anda memilih untuk mengandalkan email untuk komunikasi utama, pertimbangkan larangan pengiriman email di luar jam kerja. Artinya, Anda bisa bekerja selarut atau sepagi yang Anda inginkan, namun sebenarnya Anda tidak bisa mengirim email pada jam-jam tersebut. Hal ini mencegah kelebihan kotak masuk yang menakutkan bagi anggota tim yang online setelah hari Anda selesai. Gunakan layanan seperti Boomerang (aplikasi Gmail) untuk menunda pengiriman sehingga pesan Anda sampai pada hari kerja normal penerima.

Tentu saja, ada pengecualian terhadap aturan ini (misalnya keadaan darurat, tenggat waktu proyek yang besar, dll.), namun memenuhi 90% waktu ini akan sangat meningkatkan produktivitas (dan kewarasan!).

Terkait: 5 kebiasaan email buruk yang membuang-buang waktu Anda

4. Peka terhadap waktu pertemuan.

Rapat tim sangatlah penting, namun mengoordinasikannya memerlukan penanganan yang serius. Saat Anda bekerja lintas zona waktu, mustahil menjadwalkan rapat pada waktu yang nyaman bagi semua orang. Seseorang selalu menderita. Jadi bersikaplah adil dan balikkan penderitaan. Jika Anda secara konsisten menjadwalkan rapat penting pada jam 6 pagi karena pada saat itulah Anda bekerja paling baik, ingatlah bahwa anggota tim lain mungkin akan menelepon pada jam 9 malam dan bukan pada jam tersebut. mereka bekerja yang terbaik.

Hormatilah tantangan zona waktu dan pastikan anggota tim yang sama tidak mendapat masalah dalam rapat rutin Anda. Gunakan alat seperti Perencana Rapat Jam Dunia dari Timeanddate.com. Perencana Pertemuan Internasional mereka memungkinkan Anda memasukkan tanggal dan berbagai lokasi peserta pertemuan dan menunjukkan kepada Anda kotak pilihan waktu, diberi kode warna berdasarkan jam kerja, jam non-bisnis, dan akhir pekan.

Terkait: Agar rapat bermakna, jangan menghitung lebih dari satu (per minggu)

5. Masuk ke ruangan yang sama.

Tidak peduli seberapa efektif tim Anda berkomunikasi dan berkolaborasi, tidak ada yang bisa menggantikan pertemuan tatap muka. Dan belum tentu melakukan brainstorming kampanye pemasaran baru atau memecahkan masalah layanan pelanggan. Nilai terbesar dari tatap muka adalah untuk benar-benar mengenal satu sama lain dan menjalin ikatan secara pribadi. Bekerja dari jarak jauh dapat berarti mengisolasi diri dan mengumpulkan tim di luar rumah selama beberapa hari dapat memberikan manfaat yang luar biasa bagi semangat tim Anda. Belum lagi Anda mengenal lebih baik orang-orang yang Anda percayai dengan kesuksesan perusahaan Anda!

Kami mengadakan retret tatap muka pertama kami tahun lalu dan meskipun pertemuan tersebut tidak seproduktif yang kami harapkan, waktu yang kami habiskan untuk saling mengenal adalah investasi yang sangat berharga.

Anda tidak harus bekerja 24/7 untuk mengelola tim virtual Anda. Anda hanya memerlukan rencana solid yang membuat semua orang merasa bahagia, produktif, dan dihargai. Hal ini memungkinkan Anda untuk tidur nyenyak di malam hari (sementara separuh tim Anda bekerja di luar ruangan untuk memastikan kesuksesan perusahaan Anda).