Buatlah surat pengunduran diri Anda dengan sopan, meskipun Anda tidak menginginkannya.

Bertahun-tahun yang lalu sebuah video cara kreatif wanita untuk mengatakan “Saya berhenti” di tempat kerja –— dengan menari mengikuti lagu rap Kanye West di kantor pada pukul 4:30 pagi dan membuat videonya — menjadi viral.

Terkait: Bagaimana cara mengundurkan diri dari perusahaan dan menjaga hubungan baik

“Selama hampir dua tahun, saya mengorbankan hubungan, waktu, dan energi saya untuk pekerjaan ini,” karyawan Amerika di sebuah perusahaan animasi Taiwan ini menulis pada videonya. “Saya mengerti bahwa (video itu) mengandung risiko,” katanya kemudian, “tetapi saya tidak pernah menyebutkan perusahaan atau bos saya, dan maksud saya, pernahkah Anda melihat tarian saya? Bagaimana orang bisa menganggap serius rekaman itu?”

Sementara video viral tersebut berhasil menarik perhatian wanita tersebut, Anda tidak perlu melakukan semua pekerjaan itu hanya untuk mengucapkan “selamat tinggal” pada pekerjaan Anda. Yang perlu Anda lakukan hanyalah menulis surat pengunduran diri dengan sopan.

Tugas itu mungkin cukup sulit; namun tampaknya mempertahankan nada bicara yang sopan bisa jadi lebih menantang, bergantung pada keadaan.

Hal pertama yang perlu diingat adalah apa pun keadaannya, Anda harus selalu tetap profesional. Jika Anda membiarkan emosi menguasai diri Anda, dan membiarkannya memengaruhi nada surat, hasil akhirnya bisa menjadi penyesalan terbesar Anda.

Ingatlah bahwa setelah Anda menulis konten dan mengirimkan atau menerbitkannya, Anda tidak akan pernah bisa mendapatkannya kembali. Anda tahu pepatah, “Ini adalah dunia yang kecil”? Industri sering kali berfungsi sebagai lingkaran ketat para pesaing dan sekutu. Surat pengunduran diri yang ditulis secara tidak profesional dan kasar dapat menjadi bumerang bagi Anda.

Anda tidak akan rugi apa-apa dan mendapatkan keuntungan apa pun dengan mengajukan pengunduran diri Anda dengan sopan. Berikut lima langkah mudah untuk melakukannya:

1. Jaga emosi Anda.

Terkadang kita melakukan sesuatu secara impulsif ketika tindakan kita dipicu oleh emosi. Kita mungkin “merasa” ingin menyerah, namun ketika kita sudah tenang, kita “berpikir” lagi Mengapa kami ingin mengucapkan terima kasih

Keputusan untuk mengundurkan diri bisa dipicu oleh berbagai emosi. Suatu kejadian atau rangkaian peristiwa bisa saja membuat kita frustasi. Tawaran bekerja di perusahaan lain dengan janji gaji yang lebih baik selalu menjadi momen yang menyenangkan; atau mungkin Anda ingin menjadi pengusaha dan memulai perusahaan Anda sendiri. Kebutuhan untuk mencari peluang yang lebih baik di tempat lain untuk menghidupi keluarga kita dapat membuat kita merasa cemas dan khawatir.

Terlepas dari apa yang Anda rasakan, singkirkan segala ikatan atau beban emosional sebelum Anda menulis surat. Jika Anda marah atau frustrasi, bicarakan dengan atasan Anda atau orang kepercayaan terdekat di perusahaan. Jika Anda cemas atau khawatir, kumpulkan anggota keluarga Anda dan izinkan mereka menyampaikan pendapat.

Temukan cara untuk menjernihkan pikiran Anda. Jalan-jalan, berolahraga di gym, bermeditasi, atau berbicara dengan seseorang yang dapat Anda percaya.

Apapun motivasi Anda, jangan menulis surat pengunduran diri itu dengan berat hati. Selalu dekati seseorang dengan pikiran terbuka.

Terkait: Raymond Moore, ketua turnamen tenis, mengundurkan diri setelah komentar seksis

2. Gunakan kertas dan pena.

Meskipun teknologi seluler sudah semakin canggih, Anda tidak boleh mengabaikan kekuatan pena.

Ada penelitian menunjukkan bahwa membuat catatan pada pena dan kertas membantu Anda mempertahankan ingatan lebih lama daripada mengetik di keyboard. Alasannya adalah, pena dan kertas menciptakan hubungan yang lebih kuat antara pikiran dan tubuh. Apa pun yang Anda pikirkan cenderung lebih baik ditangkap, ditransmisikan, dan diwujudkan langsung dari otak ke jari Anda.

Sebaliknya, komputer melewati banyak filter. Dari pikiran hingga ujung jari Anda, ide Anda melewati fungsi digital sebelum muncul di layar. Jika ada masalah kelambatan, Anda mungkin harus menghadapi jeda waktu.

Hal yang sama berlaku untuk surat pengunduran diri, hanya saja di dalamnya terdapat komponen ketiga: hati.

Menyusun surat pengunduran diri Anda dengan pena dan kertas membantu menyaring lebih banyak emosi. Dengan pena dan kertas, Anda tidak dapat menyimpan file Anda secara otomatis. Pilihan Anda adalah membuangnya ke tempat sampah atau menggunakannya sebagai draf resmi untuk Pengolah Kata Anda.

Jadi, tulis dan edit seiring berjalannya waktu dan lakukan pengeditan sebanyak yang diperlukan untuk mendapatkan nada yang tepat. Jika Anda tidak yakin dengan nadanya, kesampingkan drafnya dan revisi di lain hari ketika Anda merasa tidak terlalu kewalahan. Pikiran yang jernih akan memberi Anda perspektif yang lebih baik dalam melihat sesuatu.

3. Tetap sederhana.

Sebenarnya, surat pengunduran diri adalah salah satu surat termudah yang bisa Anda tulis. Struktur dan isinya sederhana. Dan surat itu sendiri harus sederhana dan berisi, sebagai permulaan, hal berikut di kiri atas:

• Tanggal
• Nama penerima
• Penunjukan penerima
• namamu
• Penunjukan Anda
• Tujuan surat itu

Berikutnya adalah salam. Sapa penerima dengan gelar yang sesuai, seperti Bapak, Ibu, Dr. atau Prof. Badan tersebut harus menyatakan tujuan surat tersebut, yaitu pengunduran diri Anda, ditambah informasi yang relevan seperti jaminan bahwa pekerjaan yang tertunda akan diselesaikan. Terakhir, kesimpulannya harus mencakup harapan baik dan kabar baik bagi perusahaan.

Periksa beberapa contoh surat pengunduran diri adalah cara yang baik untuk mendapatkan gambaran yang lebih jelas tentang hal terpenting yang harus Anda tulis.

4. Revisi draf sesering mungkin.

Meskipun Anda merasa telah menulis surat pengunduran diri yang paling profesional dan sopan, Anda harus selalu meluangkan waktu untuk meninjaunya kembali.

Bacalah dengan lantang. Surat merupakan salah satu bentuk komunikasi yang harus bersifat percakapan untuk mencapai tujuannya secara efektif. Mendengarkan surat secara fonetis terkadang memberi Anda cara yang lebih baik untuk menentukan nada dan kesan keseluruhannya.

Meskipun aturan praktisnya adalah membuat surat pengunduran diri tetap sederhana, beberapa orang merasa perlu untuk memberikan lebih banyak wawasan tentang keadaan pengunduran diri tersebut. Mereka melihatnya sebagai upaya terakhir untuk didengarkan oleh manajemen. Mereka percaya bahwa mereka berada dalam situasi di mana tidak ada jalan untuk mundur dan tidak ada ruginya jika mereka mengekspresikan diri secara bebas.

Sekali lagi, ingatlah bahwa surat pengunduran diri Anda dapat menentukan masa jabatan Anda di perusahaan dan memengaruhi reputasi Anda di industri. Tempat yang ideal untuk pemikiran dan opini Anda adalah wawancara keluar. Namun jika Anda merasa perlu menyebutkan poin-poin ini dalam surat pengunduran diri Anda, jangan jadikan poin tersebut sebagai fokus.

Ini semua tentang mengundurkan diri secara baik-baik dengan majikan Anda. Pepatah populer dalam bisnis, “Jangan pernah putus asa,” selalu berlaku.

5. Mintalah pihak ketiga meninjau draf Anda.

Cara yang baik untuk menyelesaikan surat Anda adalah dengan meminta teman tepercaya untuk meninjaunya. Kandidat terbaik adalah teman yang tidak terlibat dalam perusahaan Anda dengan cara apa pun.

Pihak ketiga tidak mempunyai kepentingan untuk melindungi selain Anda. Minta dia untuk memberikan komentar dan pendapat yang jujur. Tanyakan tentang “rasa” surat itu.

Jelaskan bahwa Anda ingin surat pengunduran diri Anda sopan. Seringkali teman-teman terbaik dan terpercaya kita bisa menjadi sangat protektif. Mereka mungkin menambah bahan bakar ke dalam api dengan menanamkan emosinya pada Anda. Jadi, ambillah pendapat tersebut dengan tenang dan lihat apakah Anda harus memasukkan perubahan tersebut ke dalam surat Anda. Pada akhirnya, itu akan tetap terdengar seperti Anda.

Ketika tiba waktunya untuk mengirimkan surat Anda, tempatkan diri Anda dalam kerangka berpikir positif. Akan lebih profesional jika surat pengunduran diri disampaikan langsung kepada penerima atau atasan langsung Anda. Jika kebijakan mengharuskan semua surat karyawan diserahkan ke Sumber Daya Manusia, tetap kirimkan secara langsung.

Terkait: Apa yang harus dilakukan ketika seorang karyawan mengundurkan diri dengan cara yang luar biasa

Kemudian, jika memungkinkan, luangkan waktu untuk berbicara dengan supervisor, manajer, atau pimpinan perusahaan Anda sendiri. Sekalipun karier Anda di perusahaan tidak berjalan sesuai harapan, Anda tetap diberi kesempatan. Itu saja sudah menjadi alasan yang cukup untuk tetap profesional dan sopan.