Inilah yang terjadi jika karyawan menjadi pekerja per jam
Departemen Tenaga Kerja akhirnya merilis rilis yang telah lama ditunggu-tunggu aturan lemburdan kemungkinan besar hal ini akan menimbulkan dampak perubahan di tempat kerja antara saat ini dan bulan Desember – ketika pengusaha harus mulai mematuhinya.
Terkait: Beginilah dampak peraturan lembur yang baru terhadap pengusaha
Aturan ini secara otomatis akan memperluas perlindungan upah lembur kepada lebih dari 4 juta pekerja pada tahun pertama penerapannya, sehingga memberikan peningkatan pada dompet banyak pekerja. Solusinya: Aturan tersebut menggandakan ambang gaji minimum untuk membebaskan karyawan dari upah lembur.
Secara umum, pemberi kerja mempunyai tiga pilihan kepatuhan:
- Menaikkan gaji karyawan yang tidak bebas sehingga orang-orang tersebut mempertahankan status bebasnya
- Klasifikasi ulang karyawan per jam menjadi karyawan bergaji
- Klasifikasi ulang karyawan yang digaji menjadi karyawan per jam, dan sesuaikan gaji pokok mereka dengan memperhitungkan lembur.
Opsi terakhir ini adalah yang paling hemat biaya. Jika dilakukan dengan benar, karyawan akan mendapatkan jumlah yang sama dengan yang mereka peroleh sebelum peraturan diubah. Namun saat mengklasifikasi ulang karyawan, ada lebih banyak hal yang perlu Anda pertimbangkan selain aspek finansial. Karyawan Anda adalah perusahaan Anda, jadi keputusan apa pun yang Anda buat harus membantu mengembangkan karier dan kehidupan mereka dengan cara yang benar.
Inilah yang terjadi ketika seorang karyawan yang dibayar dan dikecualikan menjadi karyawan yang tidak mendapat pengecualian — dan semua elemen yang perlu dipertimbangkan oleh perusahaan:
Implikasi hukumnya
Mengklasifikasi ulang pekerja menjadi pekerja per jam adalah sah, namun pengusaha tetap harus berhati-hati. Pertama, prosesnya harus didokumentasikan dengan baik. Untuk mematuhi Fair Labor Standards Act (FLSA), pemberi kerja harus menunjukkan kepada Divisi Upah dan Jam Departemen Tenaga Kerja AS kapan perubahan tersebut dilakukan, dan alasannya.
Yang terbaik juga bagi semua pihak yang terlibat adalah jika struktur kompensasi karyawan diubah hanya sekali, atau bahkan diubah sama sekali. Pergantian karyawan antara gaji dan upah per jam dapat terlihat mencurigakan di mata DOL – sepertinya pemberi kerja berusaha menghindari kepatuhan terhadap berbagai aspek FLSA.
Pertimbangkan juga biaya hukum untuk mengklasifikasi ulang karyawan. Sebuah analisis yang dilakukan pada bulan April oleh para ekonom di Universitas George Mason menemukan bahwa industri startup teknologi saja dapat membayar biaya hukum antara $317 juta dan $4,5 miliar untuk mematuhi peraturan lembur yang baru.
Terkait: Apakah peraturan lembur yang baru membuat kerja jarak jauh terlalu berisiko?
Perubahan manfaat
Peraturan dan regulasi non-diskriminasi dalam Undang-Undang Perawatan Terjangkau mempersulit pemberi kerja untuk mengubah kelayakan pekerja untuk mendapatkan tunjangan kesehatan antara status yang dikecualikan dan yang tidak dikecualikan. Namun tunjangan lainnya, terutama tunjangan tambahan, dapat berubah ketika karyawan direklasifikasi menjadi pekerja per jam.
Tunjangan seperti cuti yang dibayar, akrual liburan dan, terkadang, cacat atau asuransi jiwa dapat berubah tergantung pada gaji atau status per jam. Tergantung pada kebijakan perusahaan, perubahan tersebut mungkin merugikan atau menguntungkan karyawan. Misalnya, pekerja bergaji mungkin mendapat lebih banyak cuti dan cuti yang dibayar, sementara aturan bonus dan tunjangan waktu sakit mungkin lebih menguntungkan pekerja per jam.
Pertimbangkan perubahan seperti ini sebelum mengklasifikasi ulang karyawan Anda. Memperbarui kebijakan tunjangan mungkin merupakan pilihan terbaik jika Anda mempertimbangkan reklasifikasi. Misalnya, daripada mendasarkan jumlah waktu istirahat yang Anda berikan pada gaji atau status per jam, pertimbangkan kebijakan seluruh perusahaan atau tawarkan waktu istirahat yang dibayar berdasarkan masa kerja dan tingkat pekerjaan. Tinjau manfaat dan evaluasi apa yang paling masuk akal saat Anda menyelesaikan klasifikasi ulang.
Hilangnya fleksibilitas
Karyawan yang digaji mungkin terbiasa dengan pengaturan kerja yang fleksibel. Pada kenyataannya, data yang dirilis pada bulan Januari dari GlobalWorkplaceAnalytics.com menemukan bahwa pekerjaan rumahan rutin telah tumbuh 103 persen sejak tahun 2005. Sekitar 20 hingga 25 persen tenaga kerja melakukan pekerjaan jarak jauh dengan frekuensi tertentu, dan 3,7 juta karyawan Amerika kini bekerja dari rumah setidaknya separuh waktunya.
Namun jika pekerja direklasifikasi menjadi pekerja per jam, hal tersebut harus diubah. Hal ini tidak berarti kerja fleksibel harus diakhiri – ini hanya akan terlihat berbeda. Misalnya, jika seorang karyawan harus lembur untuk menyelesaikan proyek penting atau tenggat waktu, dia mungkin diperbolehkan untuk mulai bekerja terlambat pada hari berikutnya. Dengan begitu, karyawan per jam masih bisa bekerja 40 jam seminggu dan menyelesaikan semua tugas yang diperlukan.
Untuk memudahkan transisi, latih karyawan dan manajer tentang prosedur ketepatan waktu. Jelaskan secara menyeluruh kebijakan upah dan jam kerja serta apa yang dimaksud dengan pekerjaan yang dapat diberi kompensasi. Buat juga kebijakan baru yang membatasi pekerjaan di luar kantor dan gunakan software HR untuk memantau waktu dengan lebih akurat.
Beberapa perusahaan mungkin memilih untuk menghilangkan kerja fleksibel untuk menghindari risiko, namun ini adalah pendekatan drastis yang akan menyinggung perasaan karyawan. Sebaliknya, bekerjalah dengan karyawan dan manajer untuk mengembangkan pengaturan kerja fleksibel yang cocok untuk semua orang dan akan menjaga kepatuhan bisnis.
Respon karyawan
Selain semua perubahan yang dihadapi pengusaha terkait perubahan struktur kompensasi, mereka perlu mempertimbangkan keseluruhan skenario dari sudut pandang pekerja. Ini adalah perubahan pekerjaan besar yang dapat mengubah seluruh sikap karyawan terhadap pekerjaannya.
Beberapa karyawan mungkin melihat perubahan tersebut sebagai penurunan pangkat atau kemunduran dalam karier mereka. Ingatkan karyawan bahwa reklasifikasi adalah masalah kepatuhan, bukan status atau kinerja dalam pekerjaan. Kelayakan untuk lembur memastikan bahwa mereka dibayar dengan layak atas waktu dan kerja keras mereka – ketika mereka bekerja lebih lama, mereka akan diberi imbalan atas hal tersebut.
Selain itu, reklasifikasi dapat memberikan karyawan rasa keseimbangan kehidupan kerja yang lebih baik. Daripada harus berada di kantor hingga larut malam, karyawan bisa mendapatkan istirahat yang sangat mereka butuhkan tanpa menghambat pertumbuhan karier mereka.
Bahkan setelah Anda meyakinkan karyawan bahwa reklasifikasi bukanlah hukuman, pertimbangkan bahwa ini masih merupakan penyesuaian besar. Karyawan yang dikecualikan terbiasa bekerja di luar hari kerja biasa. Mereka menjawab email setiap saat, bekerja pada malam hari dan akhir pekan dan selalu tersedia.
Sebuah Kajian bulan April 2015 diterbitkan di Jurnal Psikologi Kesehatan Kerja menyebut kebutuhan ini untuk merespons email dan pesan lainnya dengan cepat sebagai “teleprinting”. Namun ketika direklasifikasi, karyawan harus menghentikan kebiasaan ini.
Karyawan terbiasa dengan kebebasan bekerja di luar jam kerja untuk menyelesaikan pekerjaan, namun karyawan yang diklasifikasi ulang harus menyesuaikan kebiasaan mereka agar sesuai dengan jam kerja 40 jam seminggu. Tinjau kebijakan tentang lembur dan cara mencatat jam kerja. Bekerja dengan karyawan untuk menyesuaikan prioritas dan tanggung jawab. Ini adalah perubahan besar, namun dengan dukungan dari manajer dan pemberi kerja, karyawan yang direklasifikasi dapat mengelola pekerjaan mereka dan beradaptasi dengan kebijakan baru.
