Inspektur Jenderal Menemukan Kelonggaran Departemen Luar Negeri dalam Menyimpan Email
WASHINGTON – Pengawas internal Departemen Luar Negeri menemukan bahwa banyak pegawai departemen tidak menyimpan email untuk catatan publik sebagaimana diwajibkan oleh pemerintah. Hal ini dapat berarti hilangnya sejumlah besar informasi pemerintah.
Kantor inspektur jenderal mengatakan dalam sebuah laporan yang dirilis Rabu bahwa pada tahun 2011, ketika Hillary Rodham Clinton menjadi menteri luar negeri, pegawai departemen menulis lebih dari 1 miliar email, namun hanya 61.156 yang tercatat dalam catatan publik. Tidak ada cara untuk mengetahui dari angka-angka berapa banyak yang seharusnya ditetapkan sebagai catatan publik. Bahkan lebih sedikit lagi yang ditandai untuk dicatat publik, 41.749, pada tahun 2013, tahun dimana dia meninggalkan departemen tersebut.
Clinton berada di bawah pengawasan ketat karena menggunakan email pribadinya secara eksklusif untuk urusan resmi yang tidak rahasia selama masa jabatannya dan karena melakukannya dengan server pribadi. Laporan baru ini tidak membahas penggunaan akun email pribadi, yang mana departemen tersebut tidak menyarankan karyawan untuk menggunakannya dalam panduan sebelumnya.
Namun penyelidikan menemukan bahwa karyawan tidak memiliki pengawasan terpusat atas tanggung jawab pencatatan email mereka, banyak yang tidak mengetahui peraturannya dan beberapa takut akan konsekuensi jika email mereka digeledah dan diekspos.
“Pejabat departemen mencatat bahwa banyak email yang memenuhi syarat sebagai catatan tidak disimpan sebagai email catatan,” kata laporan itu. “Beberapa karyawan mendapat kesan bahwa catatan email hanyalah sebuah kenyamanan; mereka tidak memahami bahwa beberapa email perlu disimpan sebagai catatan.”
Laporan tersebut menemukan kelemahan tersebut meskipun ada peningkatan pada tahun 2009 dalam sistem yang digunakan untuk menyimpan email sebagai catatan publik. Laporan ini merekomendasikan pelatihan yang lebih baik, pedoman yang lebih ketat tentang apa yang harus dicatat publik, dan tinjauan seluruh departemen tentang bagaimana email digunakan dan disimpan.
Cabang-cabang di departemen ini sangat bervariasi dalam praktik penyimpanannya: Kantor sekretaris hanya menetapkan tujuh email sebagai catatan publik pada tahun 2013; Kantor Keamanan Diplomatik melakukannya dengan 409 email.
Email harus disimpan sebagai catatan publik jika berhubungan dengan kebijakan, tindakan pejabat, informasi yang relevan secara historis, atau memenuhi berbagai kriteria lainnya. Di antara lebih dari 1 miliar email yang dikirim pada tahun 2011, beberapa di antaranya adalah email kantor yang tidak memenuhi standar tersebut, yang lain bersifat pribadi, dan yang lainnya seharusnya dicatat sebagai catatan, namun ternyata tidak. Email yang tidak ditetapkan untuk dicatat mungkin masih tersedia untuk dirilis nanti, namun menjadi lebih sulit ditemukan karena banyaknya informasi pemerintah yang belum dimanfaatkan.
Clinton menyerahkan sekitar 30.000 email dari akun pribadinya ke Departemen Luar Negeri yang katanya berhubungan dengan pekerjaan, dari sekitar 60.000 email yang dia miliki di akun yang sama. Karena email dikirim ke dan dari server pribadinya, tidak ada cara untuk memverifikasi klaimnya bahwa email tersebut, seperti yang dia katakan, “dalam lingkup privasi pribadi saya dan orang lain pada khususnya.”
Dengan penggunaan server pribadi oleh Clinton, email-emailnya mungkin jauh lebih sulit dijangkau daripada email-email yang seharusnya dicatat oleh karyawannya, namun kenyataannya tidak demikian.
