Kurangi waktu rapat — dan wujudkan ‘GRIT’!
Ah, rapat kantor yang ditakuti: Saat mendengar kata itu pertemuan, apa yang terlintas di pikiranmu? Kebanyakan dari kita yang pernah mengalami terlalu banyak pengalaman tidak produktif akan berkata, “buang-buang waktu!” Dan itu benar. Sering kali, rapat menjadi tidak efektif, tidak produktif, dan tidak terorganisir.
Terkait: Mengapa rapat adalah salah satu ritual bisnis terburuk. Pernah.
Namun sebelum kita membahas cara meningkatkan rapat, pertama-tama mari kita ingatkan diri kita sendiri mengapa rapat itu penting. Rapat membantu orang-orang tetap pada jalurnya. Rapat diperlukan sebelum proyek, dan di akhir proyek. Di sinilah kami berbagi visi perusahaan/proyek, meluncurkan rencana, memperjelas harapan dan hasil yang diinginkan, serta memastikan semua orang mendapatkan informasi terkini.
Pertemuan juga merupakan tempat kita belajar dari masa lalu dengan menemukan apa yang salah, apa yang benar, dan apa yang harus kita lakukan secara berbeda di lain waktu. Rapat yang efektif akan meningkatkan produktivitas, bukan menguranginya.
Untuk mengurangi jumlah waktu yang kita habiskan dalam rapat dan meningkatkan efektivitasnya, cobalah menggunakannya BESAR untuk membuka jalan. GRIT melibatkan penggunaan kebenaran sebagai landasan, sejalan dengan integritas dan dikombinasikan dengan menghormati untuk diri sendiri dan orang lain. Semua ini kemudian dicurahkan untuk mencapai tujuan kemurahan hati.
Beberapa definisi:
1. Kebenaran
Ketahui tujuan pertemuan. Apakah pertemuan itu benar-benar diperlukan? Apa yang harus dicakup? Apakah agenda dengan hasil yang ditargetkan telah dibuat? Prioritaskan item berdasarkan kepentingannya.
2. Integritas
Tetap sejalan dengan tujuan pertemuan. Pastikan orang yang tepat disertakan. Jangan mengundang orang yang tidak diperlukan. Bagi mereka yang Anda tidak yakin, bantulah memutuskan apakah mereka harus berada di sana. Tetap berpegang pada agenda — gunakan tempat parkir untuk melakukan hal-hal di luar. Tindak lanjuti item dari pertemuan sebelumnya dan buat item tindakan baru. Selesaikan hal-hal yang paling penting terlebih dahulu. Mulai dan selesaikan tepat waktu.
Terkait: Cara Berpakaian untuk Pertemuan Bisnis. Ya, serius. (Infografis)
3. Hormat
Bersikaplah obyektif dan inklusif. Mintalah peserta mematikan peralatan agar mereka dapat “hadir”. Berikan setiap orang kesempatan untuk mempertimbangkan; mengenali orang membantu mereka menerima. Tanyakan dan hormati semua pendapat dan pandangan. Kelola komentar “di luar topik”. Perhatikan waktu setiap orang: Patuhi jadwal, jaga agar segala sesuatunya mengalir dan jaga agenda sesuai topik dan tepat waktu. Tegakkan akuntabilitas, dan buatlah keputusan sulit, sehingga orang akan menghormati Anda.
4. Kemurahan hati:
Siapkan pertemuan untuk sukses. Pikirkan segala hal yang dibutuhkan peserta agar berhasil. Segera beri mereka semua informasi yang diperlukan. Jadikan acara tersebut menyenangkan sambil menjaga segala sesuatunya tetap pada jalurnya. Tetapkan “biaya gangguan” bagi siapa saja yang terlambat, menerima telepon, mengirim SMS, atau gangguan lainnya.
Terapkan GRIT dalam rapat Anda, dan Anda akan melihat orang-orang mengambil tindakan, mengambil tanggung jawab, dan segera memberikan hasil yang lebih efisien dan efektif.
Terkait: Intel ingin Anda berhenti membenci rapat
