Mengapa masih belum terlalu dini untuk mulai meningkatkan pendaftaran terbuka

Ini mungkin terdengar sedikit gila, namun pendaftaran terbuka sudah dekat—dan sekarang adalah waktu yang tepat untuk mulai bersiap. Faktanya adalah sebagian besar pemberi kerja hanya meninjau tunjangan mereka setahun sekali. Sebuah tahun 2016 Masyarakat untuk Manajemen Sumber Daya Manusia Laporan menemukan bahwa 77 persen dari 2.937 profesional HR yang disurvei mengatakan mereka hanya melakukan tinjauan program manfaat setiap tahunnya.

Terkait: Unicorn ini ingin mengefektifkan manfaat kesehatan bagi usaha kecil

Jadi yang terbaik adalah bersiap-siap sekarang. Pertama, lebih baik bersiap-siap lebih awal agar ada lebih banyak waktu untuk mengeksplorasi lebih banyak pilihan dan rencana yang benar-benar sempurna. Namun mengapa perusahaan harus memikirkan pendaftaran terbuka?

Berikut adalah empat persiapan pendaftaran terbuka yang penting untuk ditingkatkan sekarang untuk memastikan karyawan Anda mendapat informasi yang cukup untuk memanfaatkan manfaat mereka sebaik-baiknya:

1. Berkat ACA, inilah waktunya untuk strategi pendaftaran baru.

Salah satu faktor utama yang mendorong terciptanya strategi pendaftaran terbuka yang baru pada tahun ini adalah Undang-undang Perawatan Terjangkau (Affordable Care Act): tahun 2016 akan menjadi tahun pertama kalinya organisasi mempunyai persyaratan pelaporan berdasarkan undang-undang baru tersebut. Pengusaha sekarang harus mengajukan pengembalian informasi tahunan ke IRS dan memberikan pernyataan kepada karyawan tentang informasi cakupan rencana perawatan kesehatan.

Untuk memastikan proses pelaporan yang sederhana, susun strategi dan terapkan sistem praktik terbaik sehingga perusahaan mematuhi semua laporan yang diperlukan. Prosesnya harus melibatkan identifikasi semua karyawan yang termasuk dalam definisi ACA tentang “penuh waktu”, yang mungkin mencakup beberapa klasifikasi khusus, seperti kontraktor atau karyawan sementara. Evaluasi cara terbaik untuk mereplikasi klasifikasi karyawan di masa depan, untuk memastikan perusahaan mematuhi ketentuan tanggung jawab bersama yang ditetapkan oleh pemberi kerja.

Setelah status karyawan ditentukan, perbarui ringkasan rencana deskripsi (SPD) agar karyawan selalu mengetahui hak dan kewajibannya. SPD secara otomatis diberikan kepada peserta karena penyelenggara rencana diwajibkan secara hukum untuk menyediakannya. Bekerja samalah dengan mitra perangkat lunak SDM Anda dan pialang manfaat untuk meringankan sebagian beban keberhasilan pelaporan ke IRS. Anda juga akan menghindari hukuman berat dengan cara itu.

2. Pertimbangkan untuk menawarkan manfaat baru sejak dini.

Setelah Anda menangani ACA dengan benar, rencana pendaftaran baru Anda juga perlu mengatasi potensi perubahan pada rencana manfaat agar benar-benar selaras dengan apa yang paling diinginkan karyawan. Akankah karyawan tertarik dengan opsi baru yang populer? Rekening tabungan kesehatan (HSA) dan rencana kesehatan yang diarahkan konsumen (CDHP) keduanya sedang meningkat. Laporan SHRM tahun 2016 menemukan bahwa persentase organisasi yang menawarkan HSA meningkat dari 43 persen menjadi 50 persen pada tahun lalu.

Mercer tahun 2014 Survei Nasional Rencana Kesehatan yang Disponsori Pengusahayang mensurvei 2.569 pemberi kerja juga menghasilkan beberapa temuan penting. Penawaran CDHP melonjak dari 39 persen menjadi 48 persen di antara perusahaan yang memiliki 500 karyawan atau lebih.

Laporan SHRM juga menemukan bahwa banyak pengusaha yang disurvei berusaha mendorong partisipasi dalam rencana pensiun. Satu dari lima organisasi mengalami hal ini otomatis pendaftaran karyawan saat ini yang belum berpartisipasi dalam program tabungan pensiun; dan hal ini memberi mereka pilihan untuk tidak ikut serta secara aktif.

Terkait: 4 Cara Membuat Pendaftaran Terbuka Hampir Tanpa Rasa Sakit

Namun, pendaftaran otomatis adalah metode yang efektif untuk melibatkan karyawan dalam manfaatnya. Hal ini mendorong mereka untuk melihat rencana kontribusi dan mempertimbangkan apa yang paling sesuai dengan kebutuhan mereka.

Apakah rencana serupa ditawarkan tahun lalu? Jika ya, seberapa tertarikkah para karyawan? Apa yang cenderung mereka pilih? Gunakan informasi ini untuk memprediksi keberhasilan manfaat lainnya, seperti rencana kesehatan. Studi SHRM menemukan bahwa kesehatan terus meningkat popularitasnya—persentase perusahaan yang menawarkan sumber daya dan informasi kesehatan telah meningkat dari 54 persen menjadi 72 persen selama 20 tahun terakhir. Meskipun trennya meningkat, masih sulit untuk menentukan apa yang diinginkan karyawan, oleh karena itu penting untuk berbicara dengan mereka.

Cara terbaik untuk membuat rencana ke depan adalah dengan melihat ke belakang dan mengidentifikasi karyawan mana yang telah dipilih; bagaimana perusahaan merencanakan pilihan tersebut dan melaksanakan proses pendaftaran terbuka; Jika ada, perbaikan apa yang dapat dilakukan pada periode mendatang.

3. Mulailah meninjau kembali proses tahun lalu.

Setelah Anda meluangkan cukup waktu untuk meninjau apa yang berjalan baik selama pendaftaran terbuka tahun lalu — dan mengidentifikasi apa yang dapat ditingkatkan — bekerja samalah dengan penyedia manfaat Anda untuk membawa pendaftaran terbuka tahun ini ke tingkat berikutnya.

Atur pertemuan pasca-pendaftaran terbuka dengan pialang atau konsultan tunjangan senior untuk meninjau apa yang berjalan baik selama pendaftaran terbuka sebelumnya (misalnya, teknologi pendaftaran terbuka yang mudah digunakan oleh perusahaan) dan apa yang dapat ditingkatkan yang bisa dicapai (misalnya karyawan yang terdaftar dalam rencana pengurangan tinggi baru sesuai keinginan perusahaan).

Tinjau rencana dan manfaat baru yang telah ditawarkan, dan carilah informasi yang akan menginformasikan proses pendaftaran terbuka di masa depan. Misalnya, ukur tingkat keterlibatan karyawan dengan tunjangan baru dan bandingkan angka tersebut dengan penawaran tahun sebelumnya. Seberapa baik karyawan dididik tentang hal tersebut? Penting juga untuk melakukan analisis biaya untuk tahun ini dan tahun sebelumnya, sebelum tagihan pertama.

Yang terpenting, carilah umpan balik dari orang yang paling berarti: karyawan Anda. Tanyakan kepada mereka bagaimana proses pendaftaran terbuka berlangsung bagi mereka. Apakah mereka memahami semua pilihan yang diberikan kepada mereka? Apakah mereka punya cukup waktu untuk masuk?

Setengah dari perjuangan tunjangan karyawan adalah mengkomunikasikan penawaran dengan cara yang dapat dimengerti dan dicerna. Lihat seberapa baik kinerja perusahaan, dan pertimbangkan untuk membuat rencana tahun ini untuk mengubah direktori pendaftaran terbuka bagi karyawan atau menawarkan lebih banyak sumber daya online.

Bicaralah dengan broker asuransi untuk mendapatkan wawasan tambahan tentang paket manfaat. Broker dapat memberikan panduan dan membantu menemukan rencana alternatif yang paling sesuai dengan karyawan Anda dan perusahaan.

4. Lakukan kontak dini dengan karyawan.

Bagaimana perusahaan menentukan mana yang terbaik bagi stafnya? Mereka berbicara dengan mereka. Lakukan survei untuk melihat di mana karyawan merasa bingung atau bingung dalam hal tunjangan karyawan. Tanyakan kepada mereka tentang pengalaman pendaftaran terbuka mereka tahun lalu. Apakah mereka memahami pilihan mereka? Apa yang sebenarnya membuat pendaftaran tunjangan menjadi sulit?

Mungkin setidaknya ada kebingungan. Hanya 20 persen dari 5.209 karyawan yang disurvei di Aflac’s Laporan Tenaga Kerja 2015 mengatakan bahwa mereka mempunyai informasi yang cukup untuk membuat keputusan yang tepat mengenai manfaatnya. Keterputusan ini merupakan hal yang biasa terjadi dalam hal informasi manfaat di berbagai industri.

Faktanya, baru-baru ini rekaman dari 341 responden yang dilakukan oleh International Foundation of Employee Benefit Plans (IFEBP) menemukan bahwa sebagian besar responden karyawan merasa bingung dengan tunjangan yang diberikan, dan yang mengkhawatirkan adalah 80 persen pemberi kerja tidak menganggap karyawannya bahkan informasi yang diberikan belum dibuka atau dibaca.

Bagaimana perusahaan dapat memerangi epidemi yang dapat menyebabkan pilihan manfaat yang buruk? Karyawan akan menanggung akibatnya jika mereka tidak mengetahui tunjangan apa yang mereka pilih. Misalnya, mereka mungkin memilih HDHP dan terkejut dengan pengurangan yang tinggi berikutnya — padahal mereka hanya membutuhkan lebih banyak informasi.

Mulailah menyusun strategi segera sehingga semua karyawan Anda mendapatkan hasil maksimal dari pendaftaran terbuka dan mengambil keputusan yang paling sesuai dengan kebutuhan mereka. Dengan menggunakan informasi dari penilaian rencana tahun lalu, identifikasi dan prioritaskan perubahan mana yang perlu dilakukan. Misalnya, tetapkan kerangka waktu dan buat rencana komunikasi karyawan yang sesuai dengan poin-poin yang tidak begitu jelas tahun lalu. Rencana ini dimaksudkan untuk memberdayakan karyawan dengan alat yang tepat sehingga mereka dapat membuat keputusan yang tepat mengenai manfaatnya.

Terkait: 7 Cara Mempersiapkan Karyawan Anda untuk Pendaftaran Terbuka Asuransi Kesehatan

Tindakan yang dilakukan harus mencakup pertemuan, seminar, webinar, dan presentasi yang melibatkan dan mendidik tenaga kerja. Menghadirkan pakar kesehatan untuk memberikan presentasi yang lebih mendalam dan menyeluruh. Adakan pameran manfaat dan acara serupa untuk melibatkan semua orang. Acara yang bersifat interaktif dan mengharuskan orang mencari informasi dari pakar pribadi dapat membantu karyawan yang merasa terbebani oleh tumpukan kertas yang tebal.