Semua yang perlu Anda ketahui tentang manajemen kinerja tanpa peringkat

Banyak perubahan yang terjadi dalam manajemen kinerja. A Survei Bersin oleh Deloitte 2015 lebih dari 7.000 pemimpin bisnis dan SDM dari seluruh dunia menemukan bahwa lebih dari dua pertiga perusahaan yang disurvei mengatakan mereka sedang mendesain ulang praktik manajemen kinerja mereka. Dan salah satu aspek yang menurut banyak organisasi tersebut sedang mereka pikirkan kembali adalah penilaian kinerja tradisional.

Terkait: Manajemen Karyawan: Hadiahi yang terbaik, gantikan yang terburuk

Gagasan bahwa cara terbaik untuk memberikan umpan balik kepada karyawan adalah dengan memberi peringkat kinerja mereka pada skala 1 sampai 5 sudah ketinggalan zaman. Lagi pula, apa sebenarnya maksudnya memberi tahu seseorang bahwa dia memberi nilai “4” untuk kerja tim, tetapi “2” untuk manajemen waktu?

Namun, seperti kebanyakan perubahan, sesuatu tidak bisa dihapus begitu saja tanpa adanya rencana cadangan yang efektif. Laporan tahun 2016 dari CEB Global mensurvei lebih dari 9.000 manajer dan karyawan tentang apa yang terjadi setelah perusahaan mereka berhenti menggunakan peringkat kinerja.

Hasilnya? Kurang dari 5 persen manajer mengatakan mereka tahu cara mengelola karyawan secara efektif tanpa memberi peringkat. Selain itu, kualitas percakapan yang dikatakan manajer dengan individu di timnya menurun sebesar 14 persen.

Jadi, meskipun sistem peringkat mungkin bukan yang terbaik, itu lebih baik daripada tidak sama sekali. Kunci untuk meningkatkan manajemen kinerja pada peringkat sebelumnya adalah dengan meletakkan dasar bagi cara baru yang lebih efektif untuk memberikan umpan balik kepada karyawan.

Berikut lima cara sukses tanpa rating:

1. Definisikan ekspektasi dengan jelas.

Tidak ada sistem manajemen kinerja yang dapat bekerja kecuali semua orang mengetahui ekspektasinya. Baik manajer maupun karyawan harus memiliki gambaran yang jelas tentang seperti apa kinerja luar biasa bagi posisi karyawan tersebut. Hal ini memerlukan diskusi mendalam dengan individu mengenai tanggung jawab mereka dan bagaimana mencapai tujuan tertentu.

Hal ini mungkin terkesan sedikit berlebihan, apalagi bagi karyawan yang sudah lama bekerja di perusahaan tersebut, namun sedikit penjelasan tidak ada salahnya. Faktanya, hal Survei Gallup 2015 melihat tingkat keterlibatan 27 juta karyawan. Dari karyawan yang disurvei yang merasa yakin bahwa manajer mereka pandai membantu mereka menetapkan prioritas kerja, 66 persen merasa terlibat.

Jadi pesannya di sini adalah, mulailah percakapan berkelanjutan dengan karyawan tentang ekspektasi. Memberikan contoh nyata mengenai kinerja yang dapat diterima, luar biasa, dan buruk. Selain itu, dorong karyawan untuk mengajukan pertanyaan apa pun yang mungkin mereka miliki sehingga semua orang memiliki pemahaman yang sama tentang kriteria kinerja.

Terkait: 9 hal yang dilakukan manajer yang membuat karyawan baik berhenti

2. Sertakan umpan balik yang terus-menerus dan pada saat itu juga.

Salah satu masalah terbesar dalam penilaian kinerja tradisional adalah bahwa penilaian tersebut mengurangi prestasi karyawan hingga mencapai angka tertentu dan menunda segala jenis pengakuan yang mereka terima atas pekerjaan yang dilakukan dengan baik. Karyawan harus menunggu berbulan-bulan untuk mendapatkan imbalan. Parahnya lagi, mereka hanya menerima selembar kertas yang menyatakan bahwa mereka mendapat nilai 5 dari 5.

Memberikan umpan balik yang lebih sering memungkinkan manajer mengenali karyawan dengan lebih baik—dan hal ini penting bagi pekerja. A Laporan Masyarakat Manajemen Sumber Daya Manusia 2016 mensurvei 600 karyawan AS dan menemukan bahwa 48 persen responden percaya bahwa pengakuan manajemen terhadap kinerja karyawan sangat penting bagi kepuasan kerja, sementara hanya 26 persen yang benar-benar sangat puas dengan pengakuan yang mereka terima.

Mungkin sulit bagi manajer untuk beralih dari sistem umpan balik formal ke sistem yang lebih bersifat saat ini. Bantu mereka melakukan transisi dengan mendorong mereka untuk memulai dari hal kecil. Komentar sederhana seperti mengatakan “kerja bagus” atau “terima kasih” adalah langkah awal yang baik untuk membiasakan manajer memberikan umpan balik secara terus-menerus. Memulai dari sana juga memberi karyawan pengakuan dan bimbingan yang layak mereka dapatkan secara lebih teratur.

3. Ajak teman-teman ke dalam percakapan.

Rekan kerja mempunyai banyak pengaruh satu sama lain. Di sebuah Survei Virgin Pulse tahun 2015lebih dari 1.000 karyawan ditanyai tentang hubungan mereka dengan rekan kerja mereka. Enam puluh enam persen mengatakan rekan kerja mereka meningkatkan produktivitas dan fokus di tempat kerja. Hal ini mungkin terjadi karena karyawan bekerja sangat erat dan lebih selaras dengan kebutuhan satu sama lain dibandingkan manajer.

Dan itu membuat masukan mereka sangat berharga. Mereka melihat apa yang dilakukan orang-orang di sekitar mereka, dan dari sudut pandang yang berbeda. Dengan memasukkan umpan balik mereka, manajer akan memiliki gambaran yang lebih lengkap tentang apa yang terjadi dengan tim mereka. Hal ini akan memungkinkan mereka memberikan bimbingan dan dukungan yang lebih baik kepada semua orang.

Belum lagi menerima pujian yang berarti dari rekan kerja merupakan sumber pengakuan lain untuk mendorong keterlibatan. Mendengar bahwa manajemen dan rekan-rekan mereka menghargai kerja keras mereka akan menunjukkan kepada karyawan dampak nyata yang mereka berikan terhadap perusahaan.

4. Fokus pada masa depan.

Kebanyakan orang berpendapat bahwa tujuan dari tinjauan kinerja adalah untuk melihat apa yang dilakukan seorang karyawan telah melakukan (perhatikan bentuk lampau), dan perbaiki kesalahan lama. Namun hal ini merupakan kebalikan dari pendekatan manajemen. Tidak ada cara untuk membatalkan apa yang telah dilakukan di masa lalu, sehingga lebih masuk akal untuk memfokuskan manajemen kinerja pada masa depan dan pengembangan karyawan lebih lanjut.

Namun hanya sedikit organisasi yang mengambil pendekatan ini. A Laporan LinkedIn 2015 melihat alasan mengapa lebih dari 10.500 orang berganti pekerjaan pada tahun sebelumnya. Empat puluh lima persen responden mengatakan mereka meninggalkan perusahaan lamanya karena kurangnya peluang karir.

Untuk membuat karyawan bahagia, manajer dan pemimpin harus membantu mereka dalam jalur karier mereka sehingga talenta dapat mengambil langkah selanjutnya dalam pertumbuhan profesional mereka. Salah satu cara untuk melakukan hal ini adalah dengan menawarkan lebih banyak pelatihan yang interaktif.

Misalnya, Ubah Jalur Saya adalah platform pelatihan yang memungkinkan perusahaan membuat materi pembelajaran dan kemudian menggunakan gamifikasi untuk membuat topik yang paling membosankan menjadi menyenangkan. Tiba-tiba, mempelajari perangkat lunak atau keterampilan baru bukanlah tentang membaca slide presentasi, melainkan tentang berhasil melewati labirin interaktif. Karyawan akan bersemangat dengan perkembangan mereka dan mengetahui bahwa atasan mereka mendukung mereka selama ini.

5. Tindak lanjut

Berbicara tentang kinerja karyawan saja tidak cukup. Apa yang dikatakan dan didiskusikan selama tinjauan kinerja kemudian harus diterjemahkan ke dalam tujuan yang dapat dipantau oleh manajer dan karyawan. Ini membuat semua orang tetap pada jalurnya dan membantu karyawan tetap terlibat dengan pekerjaan mereka. Survei Gallup yang disebutkan di atas menemukan bahwa 69 persen karyawan yang mengatakan bahwa manajer mereka membantu mereka menetapkan sasaran kinerja, merasa terlibat.

Bekerjalah dengan masing-masing anggota tim untuk menentukan langkah selanjutnya yang paling logis. Ciptakan tujuan realistis yang dapat dicapai melalui langkah-langkah bertahap. Diskusikan juga bagaimana kemajuan dan kesuksesan akan diukur dalam beberapa bulan mendatang.

Dan kemudian sampai pada bagian terpenting: Tindak lanjut.

Terkait: Lima langkah untuk memberikan umpan balik yang produktif

Ketika manajer gagal untuk memeriksa kembali karyawannya, mereka tidak menyadari hambatan yang muncul atau ketika karyawan kehilangan fokus. Cukup menanyakan kepada karyawan bagaimana keadaannya, secara formal atau informal, akan membuat semua orang tahu bahwa segala sesuatunya berjalan lancar. Jika tidak, permasalahan dapat diatasi tepat pada waktunya.