Tata bahasa email yang buruk tidak baik untuk memberi Anda pekerjaan atau kencan

Apa pun posisi atau industri yang Anda geluti, menulis telah menjadi kebutuhan bagi hampir semua dari kita. Baik itu teks, pembaruan media sosial, postingan blog, atau email, kami mengandalkan pesan tertulis untuk berkomunikasi satu sama lain.

Meskipun hal ini mungkin tidak tampak seperti sebuah kekhawatiran besar, membuat kesalahan sekecil apa pun saat menulis pesan tertulis ini dapat berdampak besar pada karier kita, karena keterampilan menulis yang buruk dapat merugikan rekan kerja dan klien. kesan bahwa kita tidak benar-benar berpendidikan atau cukup terampil untuk melakukan pekerjaan kita dengan benar.

Dari semua bentuk komunikasi, email patut mendapat perhatian khusus karena merupakan saluran komunikasi pilihan. Faktanya, Marketingsherpa menemukan bahwa 72% pelanggan lebih suka berkomunikasi dengan perusahaan melalui email.

Karena email adalah alat komunikasi yang ampuh, tidak menggunakan tata bahasa yang tepat dapat berdampak serius pada karier Anda.

Ciptakan kesan abadi.

Bukan rahasia lagi kalau kesan pertama itu penting. Jadi kesan apa yang akan Anda dapatkan jika Anda menerima email dari pelamar kerja atau klien yang penuh dengan ejaan dan kesalahan tata bahasa? Dalam kebanyakan kasus, Anda mungkin akan memiliki keraguan serius apakah akan bekerja dengan orang ini atau tidak menganggapnya serius.

Faktanya, dalam penelitian terhadap 1.700 situs kencan online, 43 persen pengguna menganggap tata bahasa yang buruk jelas tidak menarik dan 35 persen menganggap tata bahasa yang baik itu menarik. Dalam penelitian lain yang dilakukan oleh psikolog Jane Vignovic dan Lori Foster Thompson yang berfokus secara eksklusif pada komunikasi elektronik, penulis pesan ditemukan “kurang teliti, cerdas, dan dapat dipercaya ketika pesan tersebut mengandung banyak kesalahan tata bahasa.”

Kyle Wiens, CEO iFixIt, menulis bahwa, “Jika menurut Anda titik koma adalah titik dua biasa dengan krisis identitas, saya tidak akan mempekerjakan Anda. Jika Anda menambahkan koma ke dalam kalimat dengan semua diskriminasi seperti senapan, mungkin Anda bisa sampailah di lobi sebelum kami dengan sopan mengantarmu keluar gedung.”

Wiens, seperti banyak manajer lainnya, sangat menjunjung tinggi tata bahasa, karena jika Anda mengirim email dengan kesalahan, itu mencerminkan keseluruhan organisasi Anda. Jika Anda tidak dapat meluangkan waktu untuk mengeja email, bagaimana klien atau pelanggan dapat yakin bahwa organisasi ini dapat memberikan produk atau layanan berkualitas?

Terkait: 8 Strategi Menulis untuk Orang yang Mengatakan Tidak Bisa Menulis

Kirim pesan yang salah.

Apakah menurut Anda atasan Anda akan mempertimbangkan saran, saran, atau saran Anda ketika email Anda penuh dengan kesalahan yang tidak dapat dimaafkan, seperti tidak mengetahui perbedaan antara yang ada dan kesalahan tersebut? Kesalahan seperti itu dapat menghambat kemampuan Anda untuk mengemukakan pendapat, karena atasan atau rekan kerja Anda mungkin terus-menerus meragukan pekerjaan Anda.

“Lebih buruk lagi, memasukkan tata bahasa email yang salah dapat mengubah pesan yang Anda maksudkan,” kata John Rampton dalam karyanya panduan pemasaran konten. “Misalnya, jika Anda mengirim email kepada atasan Anda bahwa Anda mempunyai ‘ide cerdas’, menurut Anda apa tanggapan mereka? Kecuali Anda berkecimpung dalam bisnis pembuatan kapak, pesan itu tidak akan masuk akal. Tapi atasan Anda bisa tentu saja bersenang-senang untuk menggosok kesalahan di wajah Anda selama satu atau dua minggu.”

Terkait: 4 aplikasi yang dapat membuat Anda menjadi penulis yang lebih baik

Menyebabkan lebih banyak kesalahan.

Ada penelitian menarik yang dilakukan di Universitas Michigan di mana ditemukan bahwa kesalahan ejaan yang dilakukan saat mengisi formulir permintaan pinjaman peer to peer di LendingTree.com berdampak pada kemungkinan pendanaan. Dalam kebanyakan kasus, kesalahan ini menyebabkan hasil yang tidak menguntungkan.

“Saya menemukan bahwa orang-orang yang membuat lebih sedikit kesalahan dalam tes tata bahasa juga membuat lebih sedikit kesalahan ketika melakukan sesuatu yang sama sekali tidak berhubungan dengan menulis – seperti menyimpan rak atau memberi label pada bagian-bagian,” tulis Wiens. Misalnya, “pemrogram yang memperhatikan cara mereka menyusun bahasa tertulis juga cenderung lebih memperhatikan cara mereka membuat kode.”

Dengan kata lain, mereka yang membuat lebih sedikit kesalahan dalam email mereka lebih berorientasi pada detail, yang berarti mereka akan membuat lebih sedikit kesalahan dalam keseluruhan tanggung jawab mereka.

Terkait: Alat pemasaran terbaik di dunia: Tulis buku

Bisa menghabiskan biaya ribuan dolar.

Ada cerita terkenal tentang bagaimana kesalahan tanda baca kecil merugikan NASA sebesar $80 juta. Ketika Mariner 1 diluncurkan pada tahun 1962, “penghilangan tanda hubung, bagian dari kode yang menentukan kecepatan lintasan, menyebabkan ledakan.”

Meskipun Anda mungkin tidak akan berada dalam situasi yang dapat menghabiskan banyak uang, tata bahasa email yang tidak tepat dapat merugikan Anda ribuan dolar. Jika Anda mengirimkan ledakan email kepada pelanggan Anda yang merinci penjualan yang akan datang, apakah Anda yakin mereka akan menganggap Anda kredibel jika email tersebut penuh dengan kesalahan?

Bagaimana menghindari kesalahan ejaan.

Tata bahasa email adalah area yang tidak boleh diabaikan. Ini menunjukkan profesionalisme Anda dan meningkatkan kredibilitas Anda – yang dapat membantu Anda dipekerjakan, menarik klien baru, dan memastikan pesan Anda tersampaikan dengan jelas kepada klien dan kolega.

Untuk membantu menghindari kesalahan umum, berikut beberapa tip yang dapat Anda gunakan saat berikutnya Anda mengirim email.

Jangan hanya mengandalkan pemeriksaan ejaan. Perangkat lunak dan alat pemeriksa ejaan telah berkembang pesat sejak awal. Meskipun bermanfaat, perangkat lunak pemeriksa ejaan tidak 100 persen mudah digunakan. Baca email itu lagi sebelum Anda menekan kirim. Jika ada email yang sangat penting, mintalah orang lain, misalnya rekan kerja, untuk meninjau email tersebut. Mereka sering kali akan melihat kesalahan apa pun yang mungkin Anda abaikan.

Bacalah dengan lantang. Jika Anda tidak memiliki pandangan kedua, bacalah email dengan lantang. Ini adalah teknik koreksi umum yang dapat membantu Anda menemukan kesalahan seperti kata-kata yang disalahgunakan, kata atau kalimat yang salah eja.

Istirahat. Daripada segera mengirimkan email Anda, menjauhlah dan kunjungi kembali. Hal ini dapat terjadi kapan saja mulai dari satu menit kemudian hingga keesokan paginya setelah pertemuan awal. Membaca ulang email dengan pandangan baru dapat membantu Anda menemukan kesalahan.

Jaga agar tetap profesional. Terkadang email cepat dan santai bisa efektif. Masalahnya adalah jika Anda bergerak terlalu cepat, Anda akan lebih mungkin melakukan kesalahan atau error. Meskipun akan memakan waktu lebih lama, selalu jaga agar email Anda tetap profesional dengan menggunakan kalimat lengkap, huruf besar yang tepat, tanda baca, dan bahasa profesional seperti kata ganti netral. Jangan lupa sertakan salam dan tanda tangan juga.

Jangan menggunakan tanda baca atau huruf kapital yang berlebihan. Email dengan tanda seru dan huruf kapital semua dianggap tidak profesional dan agresif. Jika pesannya begitu penting, tandai pesan tersebut sebagai prioritas utama.

Temukan satu kesalahan pada satu waktu. Saat mengoreksi email Anda, Anda tidak perlu memeriksa semua kemungkinan kesalahan sekaligus. Sebaliknya, carilah kesalahan satu per satu. Misalnya, pertama kali Anda membaca ulang email, Anda mungkin mencari kesalahan ejaan, diikuti dengan tata bahasa, tanda baca, dan pengecekan fakta, jika ada.